Lockdown i inne ograniczenia wywołane pandemią sprawiły, że wiele osób przestawiło się na pracę zdalną (home office). Do tego grona należą również dyrektorzy spółek LTD, którzy zaczęli wykonywać swoje obowiązki bezpośrednio z domu. Przez to niektórzy zadają sobie ważne pytanie – czy w takim przypadku utrzymanie domu staje się kosztem prowadzenia działalności? Innymi słowy, czy np. opłaty eksploatacyjne można odliczyć od uzyskanego przychodu? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule.
Home office w spółce LTD – o czym warto wiedzieć?
Jeszcze przed wybuchem pandemii dyrektorzy spółek LTD często decydowali się na wynajęcie powierzchni biurowej. Oczywiście wydatki związane z taką inwestycją mogły zostać wliczone w koszty prowadzenia działalności. Jednakże niekorzystna sytuacja epidemiologiczna doprowadziła do widocznego wzrostu zainteresowania pracą zdalną. W efekcie dyrektorzy spółek LTD coraz częściej „przerabiali” własne domy na powierzchnie biurowe. To z kolei stało się źródłem pytań oraz wątpliwości dotyczących wliczania takich wydatków w koszty.
Czy dyrektor spółki LTD może domagać się zwrotu pewnych kosztów w związku z prowadzeniem home office? Jak najbardziej! Pierwszym wariantem będzie skorzystanie z dodatku oferowanego przez HMRC dla osób pracujących zdalnie. Takie środki muszą zostać przeznaczone na pokrycie opłat eksploatacyjnych związanych z wykorzystywaniem określonych pomieszczeń. W roku podatkowym 2020/2021 wysokość tego dodatku wyniesie 6 funtów tygodniowo, czyli 312 funtów rocznie. Taką kwotę można wliczyć w koszty bez okazywania żadnych dodatkowych dokumentów.
Wynajem pomieszczeń domowych spółce LTD – co i jak?
Jeżeli powyższe rozwiązanie nie odpowiada dyrektorowi, alternatywą może okazać się wynajęcie pomieszczeń domowych spółce LTD. To jednak wymaga zawarcia umowy pomiędzy firmą i właścicielem mieszkania. Treść tego dokumentu powinna być bardzo dokładna. Należy w niej określić:
- Jaka część nieruchomości zostaje wynajęta firmie?
- Jaki jest dokładny czas wynajmu (6, 8, 10 godzin dziennie)?
- Czy w skład czynszu wchodzą również opłaty za media (gaz, prąd, internet, woda)?
Co ważne, dyrektor spółki LTD ma obowiązek wykazać przychody z tytułu najmu w swoim zeznaniu podatkowym (Self Assessment). Pod tym względem należy rozważyć dwie możliwości.
Wynajęcie posiadanej nieruchomości
Podstawową metodą wynajmu jest stworzenie wspomnianej umowy określającej czynsz najmu plus koszt mediów. Następnie dyrektor spółki LTD rozlicza uzyskane przychody w zeznaniu podatkowym.
Alternatywnym rozwiązaniem będzie wynajem pomieszczeń domowych za cenę 1000 funtów rocznie. Taka kwota jest bowiem zwolniona z podatku od najmu nieruchomości. Do tego warto doliczyć wspomnianą sumę 312 funtów rocznie z tytułu dodatku HMRC. Ostatecznie landlord może więc otrzymać 1312 funtów rocznie za wynajem posiadanej nieruchomości.
Dom będący własnością dyrektora spółki
Większym problemem okazuje się wynajem domu uznawanego za main residence, czyli miejsce zamieszkania dyrektora spółki LTD. W tym przypadku dochodzi bowiem kwestia ewentualnej ulgi z tytułu sprzedaży domu. Jeżeli nieruchomość została częściowo wynajęta spółce LTD w celu komercyjnym (commercial rent), wtedy dane pomieszczenia zostają wyłączone z całości domu. W efekcie przy ewentualnej sprzedaży właściciel będzie musiał zapłacić wspomniany podatek (Capital Gain Tax).
Żeby tego uniknąć, należy odpowiednio przygotować umowę najmu. Dokument musi określać, jakie części pomieszczenia są faktycznym przedmiotem najmu komercyjnego. Ponadto same wynajęte pomieszczenia muszą co do zasady być wykorzystywane również w celach prywatnych (np. jako pokoje gościnne). Tylko wtedy main residence zachowa całościowy charakter, a właściciel będzie mógł uniknąć płacenia Capital Gain Tax.
Na co trzeba uważać przy rozliczaniu rachunków?
Wspomniana umowa najmu jest bardzo ważna z jeszcze jednego powodu. Otóż pozwala ona uniknąć nieporozumień w zakresie tzw. świadczeń rzeczowych (benefits in kind). W Wielkiej Brytanii są to wszelkie korzyści wynikające z zatrudnienia, które nie są częścią standardowej pensji.
Niektóre osoby próbują bowiem wykorzystać fakt wynajmowania pomieszczeń do tego, aby opłacać prywatne wydatki z firmowego budżetu. Takie działanie nie jest jednak zwolnione z obciążeń podatkowych. Jeżeli dyrektor spółki LTD postanowi tak zrobić, powinien uwzględnić te wydatki w druku P11D. To z kolei będzie oznaczało konieczność zapłacenia od nich podatku dochodowego oraz ubezpieczeń społecznych (National Insurance).
Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, gdy firma ponosi określone koszty wynajmu z czynszem zawierającym opłaty za media. Jednak wtedy właściciel nieruchomości i tak musi zapłacić podatek od zysku z wynajmu.
Podsumowanie – Dom jako przestrzeń służbowa w spółce LTD
Każdy dyrektor spółki LTD może więc liczyć na określone korzyści za pracę w trybie home office lub najem prywatnych pomieszczeń do celów służbowych. Warto jednak dobrze zastanowić się nad wyborem najbardziej opłacalnego rozwiązania. Jeżeli chodzi o optymalizację podatkową, idealnym rozwiązaniem wydaje się najem na łączną kwotę 1000 funtów rocznie. Taki dochód jest wyłączony z obciążeń podatkowych, a ponadto dyrektor spółki może otrzymać dodatkowe 312 funtów za pracę zdalną. W pozostałych przypadkach należy przygotować dobrą umowę, która będzie określać szczegółowy zakres i warunki najmu.
Photo by Alberto Castillo Q. on Unsplash