Kiedy przedsiębiorcy zakładają nową firmę, ich celem od samego początku jest szybkie zdobycie pierwszych klientów i rozpoczęcie faktycznej działalności. Oczywiście wspomniane aspekty będą istotne w przypadku wszystkich firm. Jednak w wirze obowiązków nie można zapomnieć o innych aspektach, które często schodzą na dalszy plan. Niestety, przysłowiowy diabeł często tkwi właśnie w szczegółach. Jeżeli chodzi o biznesowe formalności, każdy przedsiębiorca musi zadbać między innymi o dokumentowanie swoich transakcji. Tutaj z pomocą przychodzi invoice, czyli po prostu faktura za zrealizowane usługi/towary. Jest ona jednym z najważniejszych dokumentów w świecie brytyjskiego biznesu. Dlatego w tym tekście zawarliśmy kluczowe informacje oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące takich faktur. Jeśli jesteś przedsiębiorcą w UK, lektura tego tekstu z pewnością Ci się przyda!
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Czym jest invoice?
- Jak wygląda invoice i jakie informacje zawiera?
- W jakim celu są wystawiane faktury oraz do czego można je wykorzystać?
- Jak ustalić termin płatności faktury?
- W jaki sposób kupujący może opłacić otrzymany invoice?
Faktura w UK czyli popularny Invoice – co to jest i czym różni się od innych dokumentów?
Zgodnie z maksymą first things first – na początku warto skupić się na fundamentalnych kwestiach. Czym jest invoice? Jest to faktura wystawiana za realizację określonych usług lub sprzedaż dóbr. W świecie brytyjskiego biznesu invoice odgrywa kluczową rolę i z tego względu każda firma powinna wystawiać faktury.
Niewiele osób zastanawia się nad tym, dlaczego invoice jest dokumentem o innej charakterystyce niż np. paragon lub potwierdzenie transakcji. Otóż najważniejsza różnica dotyczy jednej istotnej cechy. Invoice jest przede wszystkim wezwaniem do zapłaty za sprzedane dobra lub wykonaną usługę. Po otrzymaniu takiej faktury klient powinien możliwie szybko uregulować należność i tym samym sfinalizować transakcję.
Jak wygląda invoice i jakie informacje muszą się znaleźć na fakturze w UK?
Jeżeli chodzi o sam schemat faktury, przedsiębiorcy mają tutaj pewną dowolność. Niemniej każdy invoice musi zawierać pewne istotne informacje. Bez nich taki dokument nie będzie kompletny. O czym więc muszą pamiętać przedsiębiorcy? Oto najważniejsze informacje, które muszą widnieć na wystawionej fakturze:
- Oznaczenie i data wystawienia faktury – na górze faktury powinien widnieć nagłówek „Invoice” wraz z numerem faktury, który umożliwi jej identyfikację. Jednocześnie warto pamiętać o zamieszczeniu na dokumencie daty wystawienia samej faktury.
- Dane sprzedającego oraz dane kupującego – wszystkie faktury muszą zwierać informacje o obydwu stronach uczestniczących w transakcji. W przypadku przedsiębiorstw trzeba więc zamieścić na dokumencie zarówno dane firmy sprzedającej, jak i firmy kupującej. Tutaj istotne będą przede wszystkim: nazwy firm, ich adresy oraz ewentualne dane kontaktowe.
- Dokładny wykaz sprzedanych dóbr lub zrealizowanych usług (wraz z datą realizacji) – jednym z najważniejszych elementów faktury jest sam przedmiot transakcji. Warto również zamieścić na fakturze datę realizacji usługi lub sprzedaży towaru.
- Należność do zapłaty – „sercem” faktury jest oczywiście sama kwota do zapłaty za sprzedaż dóbr lub usług. W tym miejscu należy się jednak zatrzymać, ponieważ wysokość tej kwoty będzie zależeć od podatku VAT.
- Obciążenia z tytułu podatku VAT – niektóre dobra i usługi w UK są objęte tzw. zerowym VAT-em. Wtedy nie trzeba zamieszczać na fakturze żadnych dodatkowych informacji. Jeżeli jednak chodzi o inne towary, invoice musi już zawierać wyliczenia podatkowe, czyli:
- kwotę do zapłaty bez wliczonego podatku VAT;
- łączną wysokość podatku VAT;
- wysokość podatku VAT w przypadku poszczególnych dóbr lub usług;
- łączną kwotę do zapłaty wraz z podatkiem VAT.
- Termin zapłaty faktury.
Jakie funkcje pełni invoice i dlaczego faktury są tak ważne?
Praktycznie wszyscy przedsiębiorcy traktują wystawianie faktur jako coś zupełnie oczywistego. Z drugiej strony początkujący przedsiębiorcy nie zawsze rozumieją, jak ważną rolę odgrywają takie dokumenty. Naturalnie invoice to przede wszystkim wezwanie do zapłaty za towar albo usługę. Jednak w rzeczywistości dokument ten ma również inne zastosowanie. Jakie?
Po pierwsze, invoice służy jako jedno z potwierdzeń transakcji. Dokument jest więc fizycznym dowodem na to, że dana umowa miała miejsce, a jej owocem była określona sprzedaż. Po drugie, faktury mogą pomagać w ewidencjonowaniu poszczególnych transakcji. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy kupujący lub HMRC zgłasza zastrzeżenia dotyczące sprzedaży. Pod tym względem invoice zapewnia ochronę prawną. Po trzecie, faktury są niezbędne do prowadzenia ewidencji księgowo-podatkowej. Na ich podstawie dział księgowy może sprawdzać, czy podatki były odprowadzane zgodnie z obowiązującym prawem.
Oprócz tego faktury mogą być niezłym sposobem na analizowanie działalności przedsiębiorstwa. Wszakże są one namacalnym dowodem na zakres oraz liczbę zrealizowanych sprzedaży. Z tego względu przedsiębiorca może na ich podstawie ocenić, czy prowadzony biznes rozwija się w zadowalającym tempie. Uzyskane wnioski czasami będą świadczyć o konieczności wprowadzenia określonych zmian.
Terminy opłacania faktur w UK – o czym warto wiedzieć?
Jeżeli wystawiony invoice zawiera wszystkie najważniejsze informacje, przedsiębiorca może już spokojnie czekać na płatność. W jej przypadku warto zwrócić uwagę na dwa kluczowe czynniki. Pierwszym jest termin płatności, a drugim metoda rozliczenia.
Zacznijmy od terminu płatności. Jest to dość indywidualna kwestia, która zależy w dużej mierze od indywidualnych zasad przedsiębiorcy lub danej firmy. W praktyce najczęściej termin płatności zostaje wyznaczony na podstawie kilku schematów. Są to:
- Płatność z góry (Payment in Advance – PiA) – taki schemat można zastosować od razu w momencie realizacji usługi lub sprzedaży towaru. Jest to z pewnością korzystne rozwiązanie dla sprzedającego, który od razu otrzymuje należną gotówkę. Jednak przy transakcjach na wyższe kwoty kupujący mogą sceptycznie podchodzić do takiej perspektywy. Wtedy swoje zastosowanie znajdują inne metody.
- Płatność ratalna (Stage payment) – tutaj finansowanie transakcji odbywa się w systemie ratalnym. Strony transakcji mogą ustalić pomiędzy sobą wysokość poszczególnych rat. Z reguły jest to schemat 50-50, czyli opłacenie połowy kwoty przy realizacji usługi i drugiej połowy już po upływie określonego czasu. Oczywiście równie dobrze mogą to być inne proporcje. W przypadku zaliczki często jest to np. 20-80 albo 30-70.
- Płatność do określonego dnia (Net) – najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest tzw. Net, czyli płatność do danego terminu. Jeżeli na fakturze znajdzie się oznaczenie np. Net 14, wtedy nabywca ma 14 dni na opłacenie należności. Co jasne, taki termin będzie liczony od dnia wystawienia faktury.
- Płatność do końca obecnego (EOM) lub w przyszłym miesiącu (MFI) – w tym przypadku termin płatności może upływać wraz z ostatnim dniem miesiąca (End of Month). Jeśli jednak kupujący potrzebuje więcej czasu, dobrym rozwiązaniem będzie schemat MFI – Month Following Invoice. Określa on termin opłacenia faktury, który upływa w przyszłym miesiącu. Przykładowo, oznaczenie 10th MFI sugeruje, że invoice należy opłacić do 10. dnia kolejnego miesiąca.
Faktura w UK a metoda płatności – jakie opcje są dostępne?
Ostatnią ważną kwestią, którą poruszymy w tym artykule, będą metody płatności za wystawioną fakturę. Tutaj ponownie przedsiębiorcy mają dość dużą dowolność. Aby jednak dopasować się do oczekiwań kupujących, firmy powinny udostępnić im dwie podstawowe metody rozliczenia. Mowa oczywiście o płatnościach gotówkowych oraz płatnościach bezgotówkowych.
W przypadku tych pierwszych sprawa jest bardzo prosta, gdyż kupujący przekazuje sprzedającemu kwotę w gotówce. Na fakturze można wtedy zawrzeć stosowną adnotację, że płatność została uiszczona gotówką. Zazwyczaj do transakcji z rozliczeniem gotówkowym dochodzi w siedzibie sprzedającego lub w umówionym punkcie sprzedaży.
Dużo większą swobodę zapewniają jednak płatności bezgotówkowe. Tutaj najczęściej wybieraną formą uiszczenia opłaty jest zwykły przelew bankowy lub płatność kartą. Co jasne, sprzedający nie powinni zamykać się również na inne formy płatności. Wiele takich przelewów można przecież zrealizować przy użyciu np. procesorów płatniczych, takich jak: PayPal czy Stripe. Czasem to właśnie taka metoda będzie preferowana przez kupującego.
Na zakończenie warto dodać, że kupujący zwracają naprawdę dużą uwagę na dostępne metody płatności. Niejednokrotnie to ten aspekt decyduje o rozpoczęciu lub rezygnacji ze współpracy. Dlatego w interesie każdego przedsiębiorcy jest oferowanie swoim klientom możliwie najszerszego wyboru różnych metod płatności.
Faktura w UK – podsumowanie
Invoice jest niewątpliwie jednym z najważniejszych dokumentów w brytyjskim biznesie. Większość transakcji odbywa się właśnie poprzez wystawianie i opłacanie faktur. Z tego względu każda firma musi oferować taką możliwość. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać o tym, aby zawsze zamieszczać na fakturach wszystkie wymagane informacje. W przeciwnym wypadku ewentualna kontrola ze strony HMRC może ujawnić nieprawidłowości. Równie ważne będzie elastyczne ustalanie terminów zapłaty oraz pozwolenie kupującym na korzystanie z różnych form płatności.
Wszystkich przedsiębiorców zachęcamy także do skorzystania z usług księgowych, podatkowych lub doradczych, które widnieją w ofercie biura Lidertax – KLIK
