Jak uzyskać zwrot VAT-u – wytyczne HMRC dotyczące uzyskania zwrotu podatku VAT w przypadku firmowych zakupów już od lat pozostają niezmienne. Firma musi bowiem posiadać stosowną dokumentację potwierdzającą zakup określonych towarów oraz usług. Zazwyczaj jest to faktura VAT lub standardowy paragon. Tym samym w teorii brak takich potwierdzeń powinien uniemożliwić odzyskanie podatku VAT. Jednak w praktyce istnieje kilka wyjątków od tej reguły. Kiedy i na jakich warunkach firma może odzyskać VAT pomimo braku posiadania dokumentów potwierdzających zakup?
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Jakie warunki musi spełnić firma, aby uzyskać zwrot VAT-u za zakupy?
- Kiedy firma może otrzymać zwrot VAT-u pomimo braku dowodu zakupu?
- Alternatywny dowód zakupu – co to jest i kiedy będzie on przydatny?
- Czy zwrot VAT-u dotyczy również zakupów dokonywanych przez pracowników?
Zwrot VAT-u za firmowe zakupy – aktualne wytyczne HMRC
HMRC pozwala firmom na odzyskiwanie podatku VAT, który jest odgórnie naliczany przy zakupie różnych towarów i usług. Jednak jest to możliwe tylko pod pewnymi warunkami. Najistotniejszym wymogiem będzie wówczas konieczność przechowywania stosownej dokumentacji stanowiącej potwierdzenie dokonanych zakupów. W tym przypadku będą to wystawione faktury VAT albo paragony fiskalne.
Na podstawie tych dokumentów firma może ubiegać się o zwrot odgórnie zapłaconego podatku VAT. To z kolei oznacza, że HMRC ma prawo do ich skontrolowania, jeśli firma rzeczywiście złoży wspomniany wniosek. W razie takiej kontroli przedstawiciel firmy powinien przekazać kopie posiadanych dokumentów do wglądu. Dlatego istotne jest prowadzenie ewidencji firmowych wydatków.
Oczywiście firma musi również wystawiać faktury VAT za własne usługi. Tutaj jednak pojawia się kilka ważnych wyjątków. Jeden z nich dotyczy sprzedawców detalicznych. Otóż sprzedawcy detaliczni nie muszą wystawiać dowodu sprzedaży (faktury/paragonu), jeżeli wartość takiej sprzedaży nie przekroczy 250 funtów. Jeśli jednak klient poprosi o fakturę albo paragon, nawet sprzedawca detaliczny powinien wystawić stosowne potwierdzenie.
Tym samym HMRC słusznie zakłada, że nie każda sprzedaż określonego dobra musi zostać potwierdzona paragonem/fakturą. Dlatego też w aktualnych wytycznych HMRC pojawiło się parę istotnych zapisów.
Kiedy firma może uzyskać zwrot VAT-u mimo braku paragonu/faktury?
Podczas ewentualnej kontroli HMRC na pewno skontroluje dokumenty potwierdzające firmowy zakup różnych produktów lub usług. Dzięki temu urzędnicy będą mogli sprawdzić, czy zwrot VAT-u rzeczywiście jest zasadny. Jednak firma może uzyskać zwrot podatku VAT nawet wtedy, gdy nie dysponuje ona ważnym potwierdzeniem zakupu. Co prawda, dotyczy to jedynie kilku sytuacji, ale warto wiedzieć, że istnieje taka możliwość.
Zatem kiedy firma może uzyskać zwrot VAT-u nawet bez dowodu zakupu towaru/usługi? Przede wszystkim taka możliwość ogranicza się jedynie do dóbr/usług o wartości nieprzekraczającej kwoty 25 funtów. Każdy większy wydatek musi już być ewidencjonowany.
Ponadto brak konieczności okazania dowodu zakupu dotyczy tylko kilku konkretnych usług, takich jak:
- opłaty za parkowanie firmowych samochodów na parkingach typu off-road;
- opłaty za przejazd płatnymi tunelami, mostami;
- dodatkowe opłaty za korzystanie z prywatnych/służbowych telefonów komórkowych;
- drobne wydatki (np. w automatach przyjmujących monety).
We wszystkich opisanych przypadkach firma nie musi okazywać dowodu zakupu, o ile wartość usługi nie przekracza 25 funtów. Warto więc pamiętać o tym w razie ewentualnej kontroli ze strony HMRC.
Czym jest alternatywny dowód zakupu i kiedy może się on przydać?
Przy zakupie niemal każdej usługi lub towaru można otrzymać paragon albo fakturę VAT. Są więc to dwa podstawowe dowody potwierdzające dokonanie zakupu. Jednak w niektórych przypadkach HMRC może uznać również inne dokumenty. Są to tzw. alternatywne dowody zakupu.
Co może pełnić taką funkcję? Tutaj wszystko zależy od formy dokonywanych zakupów. HMRC może zaakceptować np.: pisemne potwierdzenie sprzedaży, bankowy dowód płatności lub inne formy dokumentów.
Ponadto zakup od wspomnianego wyżej sprzedawcy detalicznego może zostać udokumentowany za sprawą tzw. niepełnej faktury. Jest to skrócona forma faktury/paragonu, z której dość często korzystają właśnie sprzedawcy detaliczni. Co istotne, taki dokument zostanie uznany przez HMRC, jeżeli wartość zakupu nie przekroczy kwoty 250 funtów. Przy mniejszych wydatkach urząd dopuszcza stosowanie takich niepełnych dokumentów.
Co istotne, na wspomnianych paragonach/fakturach może nie być informacji o naliczonym podatku VAT. Jeżeli jednak sprzedawca jest płatnikiem VAT, firma wciąż może ubiegać się o zwrot takiego podatku. Wówczas jego wysokość wyniesie dokładnie 1/6 zapłaconej kwoty.
Warto również pamiętać o tym, że niektóre produkty są zwolnione z podatku VAT lub mają ograniczoną wysokość VAT-u. Toteż w ich przypadku odzyskanie VAT-u może nie być możliwe. Pełen wykaz takich dóbr można odnaleźć na stronie HMRC.
Zwrot VAT-u za wydatki pracowników – czy jest to możliwe?
Opisywane przepisy dotyczące możliwości uzyskania zwrotu podatku VAT z tytułu zakupionych dóbr lub usług są kierowane do firm. Dlatego w tym miejscu powstaje dość istotny dylemat, który odnosi się do wydatków ponoszonych przez pracowników. Czy za takie zakupy również można uzyskać zwrot podatku VAT? Czy może jednak taka możliwość ogranicza się tylko do wydatków dokonywanych w imieniu firmy?
Według obecnych wytycznych HMRC uzyskanie zwrotu VAT-u jest w takiej sytuacji możliwe. Jednak ponownie wymaga to zadbania o pewne kwestie formalne.
Po pierwsze, pracownik musi dokonać takiego zakupu w imieniu firmy. Co prawda, na samej fakturze lub paragonie może widnieć nazwisko pracownika. Jednak w razie kontroli trzeba będzie uzasadnić taki wydatek z punktu widzenia prowadzonej działalności. Po drugie, pracownik musi uzyskać zwrot wydanej kwoty, jeżeli wydał on swoje własne pieniądze. Wtedy zwrot kosztów pomaga wykazać, że był to zakup dokonany z myślą o firmie. Dotyczy to np. podatku VAT przy zakupie paliwa.
Aby jednak uzyskać zwrot podatku VAT, pracownik odpowiedzialny za zakup danego towaru powinien przekazać firmie określony formularz. Następnie księgowy musi zamieścić w piśmie informacje o dokonanych zakupach i wysokości zapłaconego podatku. Na tej podstawie firma może ubiegać się o późniejszy zwrot podatku.
Jak uzyskać zwrot VAT-u – podsumowanie
Rozliczanie firmowych wydatków na podstawie paragonów lub faktur stanowi podstawową metodę ewidencyjną. Dzięki niej firma może później ubiegać się o zwrot VAT-u opłaconego przy zakupie poszczególnych usług. Warto jednak wiedzieć, że czasami można uzyskać taki zwrot nawet bez posiadania dowodu dokonanych zakupów. Dotyczy to jednak tylko wybranych wydatków, takich jak: usługi telekomunikacyjne, opłaty parkingowe lub bilety przejazdu tunelami. Co więcej, limit opisanych wydatków wynosi 25 funtów. Jeśli zgłaszany wydatek nie przekracza podanej kwoty, można uzyskać zwrot VAT-u bez okazywania dowodu zakupu. Ponadto HMRC respektuje również niepełne faktury za wydatki nieprzekraczające kwoty 250 funtów. Jeżeli zaś chodzi o zwrot VAT-u w przypadku zakupu dokonanego przez pracownika, należy najpierw zrefundować taki wydatek i uzasadnić jego konieczność. Wtedy HMRC prawdopodobnie przychyli się do wniosku o zwrot VAT-u.
