Payroll i najczęstsze błędy pracodawców – czego unikać przy tworzeniu listy płac?

Payroll to bez wątpienia jeden z najważniejszych dokumentów księgowo-podatkowych. Jest to bowiem lista płac, która zawiera wszystkie kluczowe informacje na temat wynagrodzeń i dodatków wypłacanych pracownikom. Z tego względu payroll ma ogromne znaczenie nie tylko dla firm, ale również dla organów skarbowych. To między innymi na podstawie tych dokumentów HMRC może wyliczyć, jakie zobowiązania podatkowe musi uregulować dana firma. Niemniej to oznacza także, że wszelkie błędy popełnione przy wypełnianiu listy płac mogą okazać się problematyczne. Dlatego podstawowa zasada brzmi – lepiej zapobiegać niż leczyć. Toteż w tym tekście opiszemy najczęstsze błędy popełniane przy sporządzaniu listy płac. Następnie podpowiemy, co można zrobić, żeby ograniczyć ryzyko takich pomyłek. Zapraszamy do zapoznania się z naszym krótkim poradnikiem.

W tym artykule opiszemy następujące zagadnienia:

1. Czym jest lista płac i jakie dane powinny znaleźć się w treści tego dokumentu?
2. Dlaczego popełnienie błędu w czasie przygotowywania listy płac jest dość prawdopodobne?
3. Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy tworzeniu listy płac?
4. Co można zrobić, aby zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów przy tworzeniu listy płac?
5. Dlaczego najlepszym rozwiązaniem dla firm może okazać się współpraca ze specjalistami?

Czym jest lista płac i jakie informacje się na niej znajdują?

W pierwszej kolejności przypomnimy pokrótce najważniejsze informacje na temat listy płac. Payroll to cyklicznie wydawany dokument, który musi zawierać dokładne dane dotyczące wypłacanych wynagrodzeń. Pod tym względem należy rozumieć zarówno samo wynagrodzenie w ustalonej wysokości, jak i wszelkie dodatki finansowe. Na tych dokumentach trzeba więc wykazać także np.: premie za nadgodziny, premie uznaniowe lub inne bonusy. Payroll powinien także zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych przez poszczególne osoby.

Oprócz tego payroll musi zawierać informacje o samych pracownikach. W tym dokumencie należy podać zarówno dane osobowe pracowników, jak i ich identyfikatory podatkowe (np. numer NIN).

Dodatkowo w treści dokumentu należy uwzględnić także kwoty przeznaczone na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Dzięki temu organy kontroli skarbowej mogą uzyskać dość kompleksowe zestawienie transferów finansowych dokonywanych przez firmę. Ono staje się potem podstawą do przyjęcia lub zakwestionowania składanych rozliczeń.

Dlaczego tak łatwo popełnić błąd przy tworzeniu listy płac?

Podstawowym problemem jest tutaj fakt, że listy płac to dosyć kompleksowe dokumenty. W ich treści powinny znaleźć się liczne dane oraz indywidualne wyliczenia. Mnogość potrzebnych informacji może więc siłą rzeczy zwiększać ryzyko błędu.

Dodatkowym problemem może być duża liczba pracowników, co okazuje się szczególnie kłopotliwe w przypadku większych firm. Tutaj znów zachodzi identyczny mechanizm, ponieważ większa liczba danych powoduje wzrost ryzyka popełnienia błędu.

Nie można także zapominać o najbardziej prozaicznej kwestii, czyli zwykłych pomyłkach oraz niedopatrzeniach. Niestety, nawet najlepszym osobom zdarza się popełniać błędy. Jednak to właśnie dlatego tak ważne jest dbanie o poprawną treść przygotowywanych dokumentów.

Jakie są najczęstsze błędy pojawiające się w treści listy płac?

Po wyjaśnieniu powyższych zagadnień możemy przejść do jednej z dwóch najważniejszych kwestii w tym artykule, czyli wykazu błędów. Oczywiście nie wyczerpuje on tematu, ale postaramy się wskazać w nim błędy, które pojawiają się zdecydowanie najczęściej. Oto one:

1. Błędy dotyczące danych osobowych i informacji na temat pracowników – w pierwszej kolejności trzeba wspomnieć o błędach, które zdarzają się bardzo często. Mogą one dotyczyć dwóch kwestii. Pierwszą są dane osobowe na temat pracowników. Tutaj często pojawiają się np. literówki, a także problem związany z nieaktualnymi danymi. Nieraz błąd dotyczy także kwestii zawodowych (np. zaliczenia freelancera B2B do grona pracowników).
2. Błędy w wykazie przepracowanych godzin i wykazie wypłaconych świadczeń – te błędy są problematyczne przede wszystkim dlatego, że prowadzą do niewłaściwej kalkulacji. W efekcie HMRC oraz pracownicy uzyskują nieprawidłowe dane. To z kolei może skutkować poważnymi problemami w razie kontroli.
3. Pomyłki w wyliczeniach lub błędne użycie kodów podatkowych – obydwa wskazane błędy również mogą prowadzić do niepoprawnych wyliczeń. Tym samym one także są podstawą do nałożenia kary przez HMRC.
4. Nieprawidłowości w przechowywaniu dokumentacji – tutaj podstawowym problemem jest z reguły zbyt krótkie przechowywanie dokumentacji. Warto pamiętać, że HMRC w trakcie kontroli może zażądać dostępu do listy płac. Jeśli dokument zostanie przedwcześnie zarchiwizowany, kontrola może zakończyć się nałożeniem grzywny.
5. Zbyt późne wysłanie listy płac lub opłacenie podatków – ostatni punkt również jest bardzo powszechny, ponieważ dotyczy wszelkich opóźnień w składaniu deklaracji oraz płaceniu podatków.

Jak unikać błędów związanych z przygotowywaniem payroll?

Ryzyko popełnienia błędów zawsze jest obecnie w trakcie wypełniania różnych dokumentów. Istnieją jednak sprawdzone sposoby na zmniejszenie poziomu takiego ryzyka. Dlatego w tej części tekstu przedstawimy kilka wskazówek, które warto zastosować w czasie przygotowywania listy płac:

1. Dokumentację należy przygotowywać z wyprzedzeniem – chyba nikogo nie trzeba długo przekonywać, że pośpiech nie sprzyja prawidłowemu wykonywaniu obowiązków. Być może to wydaje się niektórym prozaiczne, ale w rzeczywistości naprawdę mnóstwo osób zostawia ważne zadania na ostatni moment. W przypadku dokumentacji jest to jednak szczególnie problematyczne, ponieważ wymaga ona dużej dokładności i uwagi. Natomiast trudno je zachować w sytuacji, kiedy kieruje nami pośpiech.
2. Regularne sprawdzanie i aktualizacja firmowych danych – wiele firm popełnia błąd polegający na jednorazowym zgromadzeniu danych pracowników i aktualizowaniu ich tylko w razie zgłoszenia. Niestety, taki schemat często stanowi źródło problemów. Pracownicy działu księgowego sami powinni weryfikować, czy posiadane informacje nadal są aktualne. W tym celu należy np. przeprowadzić dodatkowe szkolenie personelu lub poinformować pracowników o konieczności aktualizowania swoich danych.
3. Specjalistyczne oprogramowanie może ułatwić pracę – na rynku pojawiły się liczne programy przeznaczone do użycia w trakcie przygotowywania dokumentacji księgowej. Aplikacje tego typu mają jedną podstawową zaletę. W wielu przypadkach przypominają one o konieczności wprowadzenia do systemu konkretnych danych oraz uzupełnianiu braków. Dzięki temu mogą one uchronić przed takimi przeoczeniami.
4. Gotową dokumentację należy kilkukrotnie sprawdzić przed jej zatwierdzeniem – jako doradcy księgowo-podatkowi dobrze rozumiemy to, że sprawdzanie gotowej dokumentacji jest czasochłonne. Niemniej jest to naprawdę skuteczny sposób na wyeliminowanie błędów popełnionych na wcześniejszych etapach. Ten punkt częściowo łączy się z pierwszym, gdyż kluczową rolę odgrywa tutaj zapas czasu. Brak pośpiechu ma więc ogromne znaczenie i nie należy o tym zapominać.

Dlaczego najlepszym sposobem na uniknięcie błędów jest współpraca ze specjalistami?

Jesteśmy przekonani, że zastosowanie się do powyższych rad znacząco ograniczy ryzyko błędów podczas przygotowywania listy płac. Powód jest bardzo prosty. Jako profesjonalni doradcy sami przetestowaliśmy te metody w boju. Dzięki temu udało nam się potwierdzić ich skuteczność.

Dlatego w ostatnim akapicie tego tekstu chcemy przedstawić powody, dla których warto nawiązać współpracę ze specjalistami od księgowości. Przede wszystkim nasze ogromne doświadczenie pozwala nam sprawnie kompletować niezbędną dokumentację i dbać o jej prawidłową zawartość. Dodatkowo jesteśmy w stanie zapewnić obsługę również w obszarach związanych z ogólnym rozliczaniem dochodów. Przy tak kompleksowej współpracy pomoc w tworzeniu listy płac może być tylko częścią naszych zadań.

Biuro Lidertax to polski księgowy w UK oferujący kompleksową obsługę księgową, podatkową oraz doradczą. Jesteśmy w stanie przystosować naszą ofertę do potrzeb Twojej firmy. Nasi eksperci sprawią, że taka współpraca będzie znacznie korzystniejsza i bardziej praktyczna niż samodzielne przygotowywanie dokumentacji.

Co więcej, wszystkim nowym klientom oferujemy możliwość skorzystania z konsultacji wstępnych. Są one całkowicie darmowe, dzięki czemu możemy lepiej poznać potrzeby naszych klientów oraz dopasować całą ofertę. Wszystkich zainteresowanych zachęcamy więc do kontaktu z Lidertax.

Payroll w UK – Podsumowanie

Lista płac / payroll w UK jest wbrew pozorom całkiem obszernym dokumentem. Musi ona bowiem zawierać zarówno informacje na temat samych pracowników, jak i wykaz danych dotyczących obowiązków służbowych. Oprócz tego na liście płac muszą znaleźć się wyliczenia podatkowe oraz stosowne identyfikatory. To wszystko sprawia, że w trakcie przygotowywania tych dokumentów można dość łatwo popełnić błąd. Co jasne, zastosowanie się do naszych porad pozwala na ograniczenie takiego ryzyka. Jeżeli jednak firmie zależy na kompleksowej obsłudze księgowej i gwarancji prawidłowego wypełniania takich dokumentów, rozwiązaniem jest współpraca ze specjalistami – Lidertax. W praktyce jest to najbardziej pewne, praktyczne i atrakcyjne cenowo rozwiązanie.