Kiedy ktoś rozpoczyna pracę w UK, bardzo szybko otrzyma od swojego pracodawcy tzw. payslip. Jest to jeden z najważniejszych dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń w Wielkiej Brytanii. Z tego względu każda osoba zatrudniona na Wyspach powinna regularnie otrzymywać taki dokument. Dlaczego ma on jednak tak duże znaczenie? Jakie informacje można na nim odnaleźć? W poniższym artykule odpowiemy na wszystkie najważniejsze pytania dotyczące payslips. Takie informacje będą bardzo istotne dla wszystkich zatrudnionych w UK. Dlatego naprawdę gorąco zachęcamy do przeczytania naszego tekstu i zapoznania się z najważniejszymi informacjami na temat payslip.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Payslip – co to właściwie jest?
- Kiedy i w jakiej formie payslip może zostać wydany pracownikowi?
- W jakim celu pracownicy otrzymują payslip od swoich pracodawców?
- Kod podatkowy a payslip – czym jest taki kod i dlaczego musi widnieć na dokumencie?
- Kiedy pracownik powinien dokładnie zapoznać się z otrzymanym dokumentem?
- Czy pracownicy muszą przechowywać wszystkie uzyskane od pracodawcy dokumenty?
- Otrzymany od pracodawcy payslip zawiera błąd – co robić?
Payslip – co to jest i czym różni się od innych dokumentów?
Pierwsze pytanie musi dotyczyć najważniejszej kwestii, a więc tego, czym w ogóle jest payslip. W Polsce taki dokument zostałby określony po prostu jako pasek wypłaty. W Wielkiej Brytanii payslip pełni funkcję potwierdzenia tego, że pracownik otrzymał określone wynagrodzenie. Jednak nie jest to jego jedyna funkcja.
Oprócz tego payslip zawiera dokładne wyliczenia dotyczące kwoty wypłaconej pracownikowi. Na tym dokumencie musi więc znaleźć się kilka ważnych informacji, takich jak:
- wysokość wynagrodzenia brutto (płaca podstawowa – gross pay);
- wszelkie naliczone obciążenia podatkowe;
- obowiązkowe składki na ubezpieczenia;
- wysokość wynagrodzenia netto (net pay);
- liczba przepracowanych godzin (w przypadku wypłaty premii za nadgodziny).
Kiedy i w jakiej formie payslip może zostać wydany pracownikowi?
W Polsce właściwie jedynym obowiązujących schematem wypłaty wynagrodzenia jest system miesięczny. Natomiast na Wyspach jest on również najpopularniejszy, ale niektórzy pracownicy otrzymują wynagrodzenie w systemie tygodniowym. To z kolei wpływa także na procedurę wydawania opisywanych dokumentów.
Co do zasady pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi payslip tuż przed lub najpóźniej w dniu wypłaty wynagrodzenia. Od tej reguły przewidziane są tylko bardzo nieliczne wyjątki. Opisanego dokumentu nie uzyskają między innymi freelancerzy współpracujący z daną firmą lub członkowie niektórych służb mundurowych.
Wielu osobom dokumenty związane z zatrudnieniem będą kojarzyć się wyłącznie z tradycyjną formą papierową. Dlatego w tym miejscu warto podkreślić, że wydawany payslip wcale nie musi być papierowym dokumentem. Każdy pracodawca równie dobrze może postawić na formę elektroniczną, jeśli w taki sposób prowadzi całą swoją dokumentację.
Oczywiście od wybranej formy zależy także sposób dostarczenia dokumentu. Papierowy payslip z reguły zostanie wysłany pocztą tradycyjną, choć niektóre firmy mogą wydawać je bezpośrednio w siedzibie (tyle teorii ciekawe czy jeszcze jakieś firmy używają poczty tradycyjnej do wysyłki payslipów – macie jakie przykłady?). Jeżeli chodzi o payslip elektroniczny, tutaj najczęściej pojawiają się dwie alternatywy. Pracodawca może wysłać taki dokument na podany adres e-mail lub zamieścić go na firmowej platformie online.
W jakim celu payslip jest wydawany pracownikowi?
Oczywiście ktoś mógłby powiedzieć, że payslip jest wydawany jedynie ze względu na istniejące regulacje prawne. Jednak nawet te regulacje powstały przecież z konkretnego powodu. Co więc przemawia za tym, aby pracownicy mieli do nich stały dostęp?
Pierwszą i podstawową kwestią jest tutaj możliwość pełnego kontrolowania swoich zarobków. Payslip ma zapewnić pracownikowi pełną jasność w zakresie tego, ile zarobił i co składa się na jego wynagrodzenie. Taka wiedza pozwala na uniknięcie wielu późniejszych nieporozumień.
Drugim czynnikiem jest potwierdzenie tego, że pracodawca odprowadza w imieniu pracownika wszystkie wymagane podatki oraz składki. Toteż każda taka należność musi być uwzględniona na wydawanych dokumentach. Wszystko po to, aby pracownik wiedział, ile wyniosły wszystkie potrącenia i jakie podatki zostały opłacone przez pracodawcę.
Ostatnim ważnym aspektem jest nadzór nad formalnościami dotyczącymi wypłaty wynagrodzeń. W Wielkiej Brytanii na wydawanych dokumentach płacowych muszą znajdować się określone informacje, takie jak: numer listy płac oraz kody podatkowe.
Kod podatkowy – co to jest i dlaczego musi znaleźć się na dokumencie?
Tutaj warto się na chwilę zatrzymać i poświęcić nieco więcej uwagi kodom podatkowym. Mają one bowiem naprawdę duże znaczenie w brytyjskim systemie podatkowym. Co zatem warto o nich wiedzieć?
Kod podatkowy służy przede wszystkim do celów rozliczeniowych. Dzięki niemu każda osoba zatrudniona w UK może utrzymać określone ulgi podatkowe. Ich forma zależy między innymi od wysokości osiąganych dochodów i płaconych podatków.
Brytyjskie kody podatkowe mogą rozpoczynać się od różnych cyfr lub liter. Każda z nich ma odmienne znaczenie i z tego względu warto wiedzieć, jak należy je interpretować:
- 1257L – literka L i cyfry 1257 to najczęściej spotykany kod podatkowy. Oznacza on, że dany pracownik ma prawo do kwoty wolnej o podatku, która w 2022 roku wynosi 12 570 funtów.
- BR – ten skrót zamieszczony przed kwotą wynagrodzenia oznacza, że pracownik płaci 20% stawki podatkowej od całej otrzymanej wypłaty. Najczęściej ma to miejsce wtedy, gdy dana osoba pracuje w dwóch różnych firmach. Wtedy kwota wolna od podatku zostaje naliczona wyłącznie przez jednego pracodawcę. Jeżeli jednak taki kod pojawia się na jedynym osiąganym wynagrodzeniu, warto wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy.
- K – literka K oznacza, że pracownik ma do uiszczenia jakiś podatek lub musi samodzielnie odprowadzić określoną należność.
- 1257 W1, M1, X – wszystkie te kody w latach 2022-2023 działają jako tzw. awaryjne kody podatkowe. Są one nadawane w przypadku np. zmiany pracy lub przejścia z wynagrodzenia na zasiłek/emeryturę.
Kiedy pracownik powinien dokładnie sprawdzić otrzymany payslip?
Odpowiedź na postawione pytanie wydaje się oczywista. Jednak praktyka pokazuje, że nie wszyscy pracownicy będą pamiętać o tym, aby za każdym razem sprawdzać otrzymany payslip. Dlatego w tej części tekstu skupimy się na kilku przypadkach, kiedy sprawdzenie otrzymanego dokumentu jest bardzo istotne.
Pierwszym takim przypadkiem jest zmiana miejsca pracy, a w szczególności przejście na etat z dotychczasowego samozatrudnienia. Wówczas zupełnie zmienia się kod podatkowy i pracownik musi pamiętać o jego sprawdzeniu. Można to zrobić właśnie poprzez uważną kontrolę uzyskanego dokumentu.
Kolejną sytuacją tego typu będzie zmiana warunków zatrudnienia, w tym także wzrost albo obniżka pensji. Otrzymany payslip pozwoli wtedy na sprawdzenie tego, czy nowe wynagrodzenie zostało wypłacone zgodnie ze wcześniejszymi ustaleniami.
Kto jednak powinien regularnie sprawdzać otrzymywane dokumenty? Takie zalecenie obowiązuje przede wszystkim osoby z nieregularnym harmonogramem pracy. W bardzo wielu przypadkach to właśnie liczba wypracowanych godzin stanowi podstawę wygrodzenia. Dlatego też pracownicy zatrudnieni na takich warunkach powinni zawsze sprawdzać, czy ich miesięczny lub tygodniowy payslip jest prawidłowy.
Czy pracownicy powinni przechowywać uzyskane payslipy?
Logika praktycznie zawsze nakazuje przechowywanie wszystkich otrzymanych dokumentów. Nic zatem dziwnego, że większość pracowników skrupulatnie przechowuje wszystkie lub przynajmniej niektóre otrzymane payslips. Warto więc zastanowić się nad tym, dlaczego jest to tak istotne i jak długo należy przechowywać takie dokumenty.
Zacznijmy od pierwszego pytania. Payslip doskonale sprawdza się jako potwierdzenie faktu zatrudnienia i uzyskiwania regularnych dochodów. Tym samym takie dokumenty mogą być bardzo przydatne dla osób ubiegających się np. o przyznanie kredytu lub pożyczki. Poza tym payslip pozwala na szybkie sprawdzenie poprawności uzyskiwanych wynagrodzeń. Dzięki temu umożliwia on wychwycenie np. zmiany wynagrodzenia, która nie została wcześniej ustalona. Są to dwa ważne argumenty przemawiające za przechowywaniem takich dokumentów.
Jak długo należy je przechowywać? To już jest kwestia indywidualna. Warto jednak dodać, że np. pracodawca jako podmiot wypłacający wynagrodzenie musi przechowywać taką dokumentację aż przez okres trzech lat. Jest to nakaz wynikający z aktualnych przepisów prawa podatkowego. W razie wszelkich wątpliwości HMRC może skontrolować wykaz posiadanych przez pracodawcę dokumentów. Jeżeli zaś chodzi o pracownika, payslip może pomóc również jemu w przypadku ewentualnych sporów z pracodawcą.
Co robić, jeśli payslip zawiera błąd lub niewłaściwą kwotę?
Niejednokrotnie zdarza się, że wystawiony payslip zawiera różne błędy. Jeśli jest to błąd w zakresie np. danych osobowych, warto poinformować o tym pracodawcę. To właśnie z nim należy także wyjaśnić ewentualną różnicę w wysokości uzyskanego wynagrodzenia.
Z drugiej strony należy również wspomnieć o tym, że pracodawca nie ma wpływu na niektóre dane. Przykładem będzie opisany wyżej kod podatkowy. Jeżeli w systemie figuruje nieprawidłowy kod podatkowy, pracodawca nie ma możliwości jego modyfikacji. W takim przypadku pracownik powinien osobiście zgłosić się do HMRC i rozwiązać powstały problem.
Podsumowanie
Choć payslip wydaje się bardzo niepozornym dokumentem, ma on naprawdę duże znaczenie dla pracowników oraz samych pracodawców. Dlatego wszystkie osoby zatrudnione w UK powinny przynajmniej raz na jakiś czas kontrolować uzyskiwane dokumenty. Tylko w ten sposób pracownik może bowiem wyłapać ewentualny błąd lub niezrozumiałą zmianę w wysokości wynagrodzenia. Wszelkie wątpliwości tego typu należy oczywiście wyjaśnić z pracodawcą lub z HMRC. Uzyskane payslips warto przechowywać na wypadek ewentualnej kontroli lub np. chęci uzyskania kredytu. Koniec końców dokumenty te świetnie sprawdzają się w roli potwierdzenia zatrudnienia i zarazem świadczą o wysokości uzyskiwanych dochodów.
Z tego miejsca zachęcamy wszystkich pracowników oraz przedsiębiorców działających w UK do skorzystania z oferty biura rachunkowego Lidertax. Nasze biuro świadczy głównie usługi: księgowe, podatkowe i doradcze. Specjalizujemy się również w optymalizacji podatkowej.
