Business

Jak długo Twój księgowy musi trzymać informacje dotyczące Twoich rozliczeń

przechowywanie dokumentó∑

Księgowy jest zobligowany do prowadzenia wielu różnych rejestrów aby sprawnie
i zgodnie z wymogami prawa mógł prowadzić swoją dzialalność. Okres przez jaki muszą być przechowywane dokumenty klienta jest zależny od tego jaki rodzaj działalności prowadzi klient oraz od tego jakiego rodzaju są to dokumenty. W naszym mini poradniku znajdziesz kompletną informację jak długo Twój księgowy będzie musiał przetrzymywać Twoje „rekordy”.

Spółka LTD – jakie dokumenty musi przechowywać Twój księgowy

Urząd HMRC oczekuje i wymaga aby Twój księgowy archiwizował szereg różnych dokumentów w przypadku spółki LTD są to:

  • kompletne rekordy dotyczące otrzymanych jak i wydanych przez firmę pieniędzy (przelewy elektroniczne oraz gotówka). Oczywiście w tym także zapisy dotyczące otrzymanych dotacji
  • szczegółowe informacje dotyczące majątku spółki
  • jak majątek to i informacje dotyczące ewentualnych długów spółki
  • środki trwałe (stock) jaki spółka miała na koniec poszczególnych lat rozliczeniowych
  • informacje dotyczące wszelkich zakupionych i sprzedanych towarów, dodatkowo musi być podana informacja dla kogo zostały zakupione lub do kogo zostały sprzedane

Szczegółowe informacje u tzw. źródła znajdziesz – TU – Running a limited company / Company and accounting records

6 lat a może dłużej…

HMRC zasadniczo wymaga aby dokumentacja księgowa w przypadku spółki LTD była przechowywana przez 6 lat licząc od końca ostatniego roku rozliczeniowego spółki. Jednak są pewne wyjątki w których Twój księgowy powinien rozważyć przetrzymywanie tych rekordów dłużej niż 6 lat a są nimi:

  • sytuacje kiedy niektóre transakcje obejmują więcej jak tylko jeden okres rozliczeniowy spółki
  • w przypadku kiedy spółka kupiła środki trwałe / aktywa i planują je trzymać dłużej jak 6 lat
  • zdecydowanie warto rozważyć trzymanie dokumentacji dłużej w przypadku kiedy rozliczenie spółki zostało rozliczone z opóźnieniem
  • dodatkowo warto i trzeba trzymać dokumentację dłużej w przypadku kiedy HMRC przeprowadza kontrolę spółki
ile trzeba trzymać dokumenty

Jak długo trzeba trzymać rekordy klienta w przypadku działalności sole trader?

HMRC w przypadku klientów prowadzących działalność jako samozatrudnieni / sole trader księgowi powinni prowadzić ewidencję dokumentów, które powinny zawierać:

  • zestawienie całej sprzedaży oraz dochodów
  • wszelkie rekordy dotyczące faktur oraz wyciągów bankowych
  • jeśli klient jest zarejestrowany w systemie VAT to wszystkie rekordy dotyczące tych rozliczeń
  • ewidencja dokumentów dotycząca systemu PAYE jeśli klient jest zarejestrowany w tym systemie
  • informacje dotyczące „personal income” samozatrudnionej osoby
  • informacja o dotacjach w ramach systemu Income Support Scheme (SEISS)
  • zestawienie informacji ile i w jakiej formie klient zainwestował w swój biznes
  • długi / zobowiązania jakie klient ma
  • środki trwałe (stock) na koniec poszczególnych lat rozliczeniowych

Wszystko co musisz wiedzieć o przechowywaniu dokumentów będąc samozatrudnionym znajdziesz – TU (dane źródłowe HMRC)

W przypadku klientów prowadzących jednoosobową działalność (sole trader) dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat od daty złożenie rozliczenia np. jeżeli rozliczenie podatkowe za 2019-2020 zostało złożone na 31 stycznia 2021 roku. Rekordy muszą być trzymane do końca 2026 roku.

Przechowywanie dokumentów a zapobieganie „praniu pieniędzy”

Twoj księgowy musi stosować się do wszystkich obowiązujących i wspomnianych przez nas przepisów. Warto także abyś wiedział o istnieniu bardzo ważnych regulacji a mianowicie o prawie dotyczącym zapobieganiu „praniu brudnych pieniędzy” / The Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds. Zgodnie z tymi regulacjami Twój księgowy jest zobligowany do przechowywania dodatkowych dokumentów przez określony w ustawie czas niezależnie od rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności np. dokument tożsamości, informacje dotyczące relacji prawnych z prowadzonym biznesem. Stosowny urząd może wnioskować o nie do Twojego księgowego – obecnego lub byłego.

Ile czasu trzymać dokumenty – podsumowanie

Warto abyś wiedział, że angielski regulator finansowy jest bardzo wymagający w stosunku do biur księgowych. Szczególnie w przypadku prowadzenia i przetrzymywania dokumentacji klienta. Poczynając od rozpoczęcia współpracy z klientem i podpisaniem umowy o współpracy oraz podpisaniu zgód dotyczących przetrzymywania Twoich danych osobowych, a kończąc na raportach i elektronicznych wersjach Twoich rozliczeń wykonanych i złożonych w Twoim imieniu do HMRC. Odpowiedzialne i profesjonalne biuro księgowe powinno przykładać bardzo dużą wagę do procesu pracy z dokumentami klienta a w szczególności do procesu ich archiwizacji.