Założenie własnej spółki LTD otwiera drogę do wielu inwestycji. Jedną z nich może być zakup firmowych pojazdów. Co jasne, powszechną praktyką jest wykorzystywanie takich samochodów również w celach prywatnych. Warto jednak wiedzieć, że takie działanie wpływa na późniejszą możliwość odliczenia kosztów związanych z eksploatacją pojazdu. Co dokładnie warto wiedzieć o prywatnym używaniu służbowego samochodu?
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Czym jest private use – prywatny użytek służbowego pojazdu?
- W jaki sposób używanie służbowego samochodu wpływa na podatek VAT przy zakupie?
- Jakie zobowiązania podatkowe obejmują private use?
- Czy w przypadku służbowych aut można odliczyć koszty eksploatacji pojazdu?
Czym jest tzw. private use, czyli prywatny użytek w przypadku służbowego pojazdu?
Aby dokładnie przeanalizować wspomniane wyżej zagadnienie, należy zacząć od określenia zakresu prywatnego użytku. Czym tak naprawdę jest private use i do jakich czynności odnosi się to pojęcie?
Najogólniej mówiąc, private use oznacza używanie służbowego pojazdu w celach niezwiązanych z wykonywaną pracą. Definicja wydaje się więc prosta i zrozumiała, ale mimo wszystko ma one pewne haczyki. Jednym z nich jest dojazd z pracy do domu oraz z domu do pracy. Większość osób zapewne uzna, że takie dojazdy jak najbardziej są związane z wykonywanymi obowiązkami. Natomiast przepisy prawa inaczej precyzują tę kwestię. Dojazdy tego typu stanowią więc private use.
Z kolei używanie pojazdu w celach służbowych (business use) obejmuje jedynie wąski zakres obowiązków. Do tej kategorii należą:
- wyjazdy do klientów;
- podróżowanie między oddziałami firmy (np. z biura do siedziby głównej).
Jednak w tym przypadku również pojawiają się pewne zastrzeżenia. Jeżeli ktoś np. działa jako przedstawiciel handlowy na danym obszarze, ale sam mieszka w innym mieście – dojazd do pierwszego klienta nie stanowi użytku biznesowego. Dopiero podróż do następnego klienta lub wyjazd poza dane miasto (w celach służbowych) oznacza business use. Dlatego tak ważne jest to, aby na umowie o pracę zawrzeć informacje dotyczące zakresu obowiązków oraz miejsca pracy. Taka konieczność dotyczy również dyrektorów LTD.
Jak korzystanie ze służbowego samochodu wpływa na podatek VAT?
Chyba każdy przedsiębiorca wie o tym, że kupowanie samochodów służbowych jest naprawdę opłacalne. Jeżeli bowiem spółka jest zarejestrowana na VAT, takie pojazdy są całkowicie zwolnione z tego podatku. Trudno więc dziwić się osobom, które próbują skorzystać z tego przywileju. Jednak w praktyce nie jest to wcale takie proste…
Rzeczywiście w sytuacji, gdy podmiotem nabywającym samochód jest firma – istnieje możliwość odliczenia 100% podatku VAT. Jednak tylko pod warunkiem, że samochód będzie służyć wyłącznie do celów biznesowych. To właśnie ten zapis staje się źródłem pewnych problemów.
Co więcej, obecne prawo ma bardzo rygorystyczny wydźwięk. Dlaczego? Ponieważ aktualnie private use dotyczy również sytuacji, gdy samochód jest po prostu dostępny dla pracownika poza godzinami pracy. Nie ma więc znaczenia to, czy ktoś faktycznie skorzysta z pojazdu w celach prywatnych. Samo istnienie takiej możliwości ma tutaj kluczowe znaczenie.
Jeśli więc dyrektor zamierza prywatnie korzystać z samochodu służbowego, odliczenie podatku VAT staje się niemożliwe. Wyjątek od tej reguły obowiązuje w czterech przypadkach:
- taksówkarze mogą odliczyć 100% podatku VAT przy zakupie nowego pojazdu;
- instruktorzy nauki jazdy również mają taką możliwość;
- zwolnienie z podatku VAT przysługuje także osobom samozatrudnionym;
- vany i inne pojazdy tego typu są co do zasady zwolnione z podatku VAT.
Oczywiście niektórzy próbują odliczyć pełen VAT, a później w razie kontroli sądzą się z HMRC. Niemniej rzeczywistość pokazuje, że takie sprawy są naprawdę trudne do wygrania. Dlatego dużo lepszym rozwiązaniem wydaje się skorzystanie z innych ulg podatkowych. Tylko w ten sposób można oszczędzić sobie problemów.
Czy to oznacza, że podatek VAT pozostaje nie do ruszenia? Zazwyczaj tak, ale istnieje jeden sposób na ominięcie tego zapisu. Jest nim wzięcie samochodu w tzw. dzierżawę (lease rental). Wówczas od miesięcznych opłat można odliczyć 50% VAT-u.
Korzystanie ze służbowego samochodu i private use a zobowiązania podatkowe
Podatek VAT to nie jedyne świadczenie związane z używaniem służbowego pojazdu do celów prywatnych. Aktualne orzecznictwo jasno wskazuje, że takie korzystanie z pojazdu stanowi benefits in kind, czyli dodatkową korzyść ze stosunku pracy. To z kolei powoduje powstanie innych zobowiązań podatkowych.
Toteż firma musi w imieniu pracownika opłacić dodatkowy podatek dochodowy, a także ubezpieczenia NIC. W tym przypadku zastosowanie będzie miała tabelka NIC Class 1. Wszelkie zobowiązania tego typu należy wykazać na formularzu P11D.
Warto również wspomnieć o innym dokumencie, którym jest formularz P46. Należy go wypełnić w chwili, gdy pracownik otrzymuje dostęp do samochodu będącego własnością firmy. Formularz ten potwierdza, że dana osoba będzie korzystać z pojazdu zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych.
Samochód służbowy a koszty eksploatacji – czy można je odliczyć?
Kwestia odliczania podatku VAT została już wyjaśniona. Jednak inne koszty związane z eksploatacją pojazdu mogą budzić równie duże wątpliwości. Czy dyrektor spółki LTD korzystający ze służbowego samochodu ma prawo do odliczenia części wydatków?
Ogólne koszty dotyczące eksploatacji pojazdu można odliczyć od VAT. Dotyczy to zarówno wydatków związanych z serwisowaniem pojazdu, jak i szeroko rozumianą konserwacją. Warto bowiem pamiętać, że pojazdy służbowe muszą być całkowicie sprawne. Dlatego wydatki tego typu podlegają odliczeniu.
Jeżeli chodzi o koszty zakupu paliwa, tutaj sprawa jest nieco trudniejsza. Zasadniczo przedsiębiorcy przysługuje prawo do uzyskania częściowej refundacji podatku VAT za zakupione paliwo. Jednak w celu uniknięcia nadużyć podatkowych należy bardzo wyraźnie rozdzielić koszty związane z obowiązkami zawodowymi oraz prywatnym użytkiem. Jak więc można to zrobić?
Z jednej strony firma może odliczyć cały VAT na paliwie. Natomiast takie działanie wymaga dostosowania się do regulacji HMRC dotyczących tzw. scale charges. Jest to jednak trudne do zrealizowania. Innym rozwiązaniem będzie odliczenie całego VAT-u z paliwa, a następnie rozliczenie się bezpośrednio z użytkownikiem samochodu, który zwróci firmie koszty paliwa wykorzystanego w celach prywatnych. Niemniej to wymaga prowadzenia tzw. mileage record.
Czym jest mileage record? To po prostu zestawienie obejmujące łączną liczbę przejechanych kilometrów przy pomocy samochodu służbowego. Niemniej w tym przypadku należy podzielić mileage record na dwie części. Pierwsza z nich to business mileage record, natomiast drugą jest private mileage record. Dzięki temu posiadacz pojazdu będzie mógł udowodnić, ile mil przejechał w związku z wykonywaną pracą, a ile w celach prywatnych.
Mileage record można także wykorzystać do odliczenia częściowego VAT-u na paliwie. W takim przypadku użytkownik pojazdu musi określić, ile paliwa wykorzystał do celów biznesowych. Od tej części można później odliczyć VAT. Zazwyczaj to właśnie takie rozwiązanie okazuje się najszybsze i najłatwiejsze do realizacji.
Korzystanie ze służbowego samochodu w celach prywatnych – podsumowanie
Korzystanie z firmowego samochodu w celach prywatnych z pewnością jest wygodne. Niestety, taka możliwość często wiąże się ze zobowiązaniami podatkowymi oraz koniecznością prowadzenia mileage record. W przeciwnym razie HMRC może zakwestionować sposób korzystania z pojazdu i nałożyć na firmę określone kary. Dlatego przy spółkach LTD zazwyczaj bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest zakup auta prywatnie. Jeżeli jednak ktoś zamierza korzystać ze służbowego pojazdu, powinien koniecznie prowadzić mileage record. Tylko to zestawienie umożliwi późniejszy zwrot VAT-u z tytułu zakupionego paliwa i zamawianych usług serwisowych.
