System CIS (Construction Industry Scheme) jest w Wielkiej Brytanii powszechnie stosowany przy rozliczaniu zleceń dotyczących prac budowlanych. Z tego względu aktualne regulacje prawne nakładają na liczne firmy wymóg zarejestrowania się w tym systemie. Jednak obowiązek dokonania takiej rejestracji to nie wszystko. Sama obecność w systemie CIS wiąże się bowiem z dodatkowymi obowiązkami dla kontraktorów. Co więcej, niektóre zapisy istotnie wpływają także na sytuacje zatrudnianych przez nich podwykonawców. Dlatego w tym tekście szczegółowo opiszemy wpływ systemu CIS na rozliczanie zleceń z zakresu prac budowlanych. Opiszemy także najważniejsze obowiązki wynikające z przynależności do tego systemu. Zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.
W treści tego artykułu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Jakie obowiązki wynikają z rejestracji w systemie CIS?
- Jak wygląda weryfikacja podwykonawcy oraz uzyskanych od niego informacji?
- W jaki sposób należy wypłacić wynagrodzenie podwykonawcy zgodnie z CIS?
- Czym jest Gross Payment Scheme i kto może z niego skorzystać?
- Co zrobić po odliczeniu z wynagrodzenia określonej kwoty zgodnie z systemem CIS?
- Czy i w jaki sposób firma musi prowadzić dokumentację księgową dla systemu CIS?
Jakie są obowiązki kontraktora w systemie CIS w UK? – rejestracja
Na wstępie zaznaczymy, że ten artykuł stanowi drugi tekst w ramach naszej serii poświęconej systemowi CIS. Pierwszy tekst zawierający omówienie podstawowych informacji dotyczących CIS można znaleźć w tym miejscu. Zachęcamy do zapoznania się z jego treścią, ponieważ zawarte w nim informacje będą niezbędne do zrozumienia innych aspektów związanych z systemem CIS – KLIK.
Przejdźmy jednak do tematyki tego artykułu, czyli obowiązków wynikających z istnienia systemu CIS. Aby zacząć od zupełnych podstaw, trzeba zaznaczyć, że podstawowym obowiązkiem jest w tym przypadku sama rejestracja w systemie CIS. Co ważne, taka rejestracja nie zawsze będzie obowiązkowa. Jeśli jednak firma spełni określone kryteria, wtedy rzeczywiście jej reprezentanci muszą zarejestrować firmę w systemie CIS.
Jakie to kryteria? Podstawowym aspektem jest tutaj korzystanie z usług podwykonawców. Dotyczy więc to tych firm, które odpowiadają np. za kompleksową modernizację istniejącego budynku, ale podczas realizacji zlecenia zdecydują się na powierzenie części prac innemu podmiotowi. Wtedy taka firma będzie figurować w systemie CIS jako kontrahent, a drugi podmiot znajdzie się tam jako podwykonawca.
Co ciekawe, opisana wyżej sytuacja dotyczy również przypadków łączonych. Jeżeli więc firma działa jako kontrahent, ale zarazem uczestniczy w innych projektach jako podwykonawca, rejestracja w CIS będzie konieczna. Ponadto wtedy firma musi zarejestrować się zarówno jako kontrahent, jak i podwykonawca.
Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat rejestracji w systemie CIS, odsyłamy do naszego pierwszego tekstu z tej serii. Można tam znaleźć dodatkowe informacje na ten temat.
Obowiązki kontraktora CIS – weryfikacja podwykonawcy i jego danych
System CIS powstał po to, aby usprawnić rozliczanie zleceń związanych z sektorem budownictwa. Niemniej jest to możliwe tylko pod warunkiem, że takie transakcje będą w pełni transparentne. Dlatego jednym z obowiązków kontraktora w ramach systemu CIS staje się dodatkowa weryfikacja podwykonawcy. W jaki sposób przebiega taka procedura?
Na szczęście nie jest ona skomplikowana. Główny wykonawca musi jedynie sprawdzić, czy dane przekazane przez podwykonawcę odpowiadają jego danym, które znajdują się w systemie CIS. Szczególną uwagę należy tutaj zwrócić na następujące aspekty:
- imię i nazwisko podwykonawcy (w przypadku osób prywatnych);
- pełną nazwę firmy (w przypadku zarejestrowanych działalności);
- numery NI oraz UTR podwykonawcy;
Jeżeli wszystkie otrzymane dane są zgodne, wykonawca może przejść do kolejnego kroku. Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy dane z jakiegoś powodu się nie zgadzają? Wtedy w pierwszej kolejności warto skontaktować się z podwykonawcą i zapytać o nieprawidłowe dane. Być może taka osoba będzie musiała wtedy skontaktować się z HMRC w celu dokonania niezbędnych korekt.
Co ważne, po wprowadzeniu ewentualnych korekt należy powtórnie zweryfikować wybranego podwykonawcę. Jeśli ciągle pojawią się wątpliwości dotyczące danych, warto skontaktować się z HMRC osobiście. Urzędnicy mogą wtedy zapoznać się ze sprawą i potwierdzić dane podwykonawcy wraz z wysokością przysługującego mu odliczenia.
Wypłata wynagrodzenia za wykonaną pracę z uwzględnieniem odliczeń
Skoro już wspomnieliśmy o odliczeniach, warto przejść do tego zagadnienia, bo jest to kluczowy aspekt związany z CIS. Zacznijmy więc od wyjaśnienia podstawowej kwestii.
Wypłata wynagrodzenia w ramach systemu CIS może odbywać się zgodnie z trzema różnymi schematami:
- Gross Payment Scheme – ten schemat zakłada przekazanie podwykonawcy wypłaty brutto. Takiej kwoty nie należy więc pomniejszać o żadne odliczenia. Więcej informacji na temat takiego rozliczenia można znaleźć w kolejnej części tego tekstu.
- Standard Deduction Rate – zdecydowanie najczęstszym schematem jest stosowanie tzw. standardowego odliczenia. Zakłada ono, że kontrahent odliczy od kwoty zlecenia 20% na poczet zobowiązań podatkowych. Warto jednak dodać, iż można tak zrobić tylko pod warunkiem, że podwykonawca jest zarejestrowany w systemie CIS.
- Higher Deduction Rate – w tym przypadku kwota wypłaty jest pomniejszana o 30%. Wyższa stawka odliczenia jest stosowana wtedy, kiedy podwykonawca nie figuruje w systemie CIS.
Od razu warto tutaj wspomnieć o jeszcze jednej bardzo istotnej kwestii. Mianowicie wysokość wynagrodzenia może uwzględniać także ewentualne koszty poniesione przez podwykonawcę. Mogą to być np. koszty dojazdów lub zakupu materiałów budowalnych.
Przykład rozliczenia:
Podwykonawca odpowiada za kompleksowe malowanie remontowanego lokalu. Koszt jego robocizny wyniósł 1000 funtów, a dodatkowo podwykonawca wydał 200 funtów na zakup farb i innych akcesoriów. Przez to łączna wartość zlecenia wyniosła 1200 funtów. Wówczas kontraktor powinien od kosztów robocizny odliczyć 20% lub 30% na rzecz zobowiązań podatkowych. Następnie do otrzymanej kwoty należy dodać 200 funtów, które podwykonawca wydał z własnej kieszeni. Dlatego ostatecznie podwykonawca powinien otrzymać 700 lub 800 funtów za realizację zlecenia, a także dodatkowe 200 funtów z tytułu zwrotu kosztów.
Warto dodać, iż możliwość skorzystania z niższej kwoty odliczenia stanowi dla podwykonawców główny argument za rejestracją w CIS. Przypominamy bowiem, że zazwyczaj rejestracja nie jest obowiązkowa dla podwykonawców. Jednak brak rejestracji będzie powodować naliczanie wyższej stawki przy odliczeniu (30% zamiast 20%).
Czym jest Gross Payment Scheme i kto może z niego skorzystać?
Przy opisywaniu przebiegu rozliczeń w ramach CIS trzeba poruszyć jeszcze jeden aspekt. Dotyczy on stosowania schematu Gross Payment Scheme, czyli wypłaty wynagrodzenia brutto. Kiedy i na jakich zasadach jest to możliwe?
Zacznijmy od tego, że możliwość stosowania opisywanego rozliczenia zależy wyłącznie od podwykonawcy. Ten musi bowiem zarejestrować się w systemie rozliczeń według schematu GPS. Od razu trzeba również dodać, że nie wszyscy mają taką możliwość. Rozliczanie się zgodnie z zasadami GPS wymaga spełnienia określonych warunków, takich jak:
- Terminowa zapłata zobowiązań – pierwszym wymogiem jest to, aby podwykonawca miał czystą historię pod względem płatności zobowiązań podatkowych. Wszelkie opóźnienia lub zaległości podatkowe uniemożliwią korzystanie z tego systemu.
- Działalność w sektorze budowalnym w UK – druga zasada jest związana stricte z formą prowadzonej działalności. W tym przypadku Gross Payment Scheme mogą stosować tylko te podmioty, które prowadzą działalność w UK w sektorze budowalnym.
- Firmowe konta są prowadzone przez brytyjski bank – ten aspekt ma zapewnić większą kontrolę nad finansami. Dlatego z opisywanego schematu mogą korzystać tylko firmy mające swoje konta w brytyjskich bankach.
Po wyjaśnieniu tych kwestii można przejść do kolejnego kluczowego pytania. Co daje stosowany na co dzień Gross Payment Scheme? Oczywiście odpowiedź jest prosta, bo taki schemat umożliwia otrzymywanie wynagrodzenia brutto za wykonane usługi. Jeśli więc wrócimy do opisanego wyżej przykładu, nasz podwykonawca otrzymałby wtedy pełne 1200 funtów za swoją pracę.
Taki schemat rozliczenia pozwala podwykonawcom na uzyskiwanie większych kwot z tytułu realizacji zleceń. Jednak w zamian wymaga on pełnego rozliczenia uzyskanych zysków pod koniec roku podatkowego. To z kolei wiąże się także z koniecznością dokonania jednego dużego przelewu pod koniec roku.
Czy GPS jest korzystny? To zależy głównie od preferencji poszczególnych osób. Jeśli ktoś woli regularnie otrzymywać wyższe kwoty, warto się na to zdecydować. Niemniej przy stosowaniu tego schematu trzeba pamiętać o zabezpieczeniu określonej kwoty na poczet rozliczenia.
Obowiązek comiesięcznego rozliczania wszystkich transakcji z CIS
Wróćmy jednak do głównego tematu, czyli obowiązków wynikających z obecności firmy w systemie CIS. Kolejnym ważnym obowiązkiem jest konieczność comiesięcznego rozliczania wszystkich zawartych transakcji. Jak wygląda to w praktyce?
Na pewno trzeba pamiętać o tym, że obowiązek rozliczeniowy składa się z kilku etapów. Po pierwsze, kontraktorzy muszą przekazywać podwykonawcom comiesięczne zestawienie wypłat i potrąconych należności. Jeśli zaś chodzi o obowiązki podwykonawcy CIS, ten musi sprawdzić zestawienie oraz zgłosić wykrycie ewentualnych błędów. Co ważne, przekazanie podwykonawcy całej dokumentacji jest konieczne do 19. dnia każdego miesiąca. Jeżeli więc kontrahent rozlicza się za styczeń, podwykonawca musi otrzymać zestawienie do 19 lutego.
Co ważne, identyczny obowiązek dotyczy przekazywania informacji o rozliczeniach do HMRC. Tutaj jednak wykaz wymaganych danych jest nieco szerszy. Podwykonawcom wystarczy przekazać zestawienie dotyczące dochodów oraz potrąceń. Natomiast HMRC wymaga podania w przekazywanych raportach następujących danych:
- Imię i nazwisko lub pełna nazwa firmy działającej jako podwykonawca.
- Ustalona wysokość wynagrodzenia brutto.
- Ewentualne koszty materiałów lub wykaz innych wydatków poniesionych przez podwykonawcę.
- Wartość wynagrodzenia po odliczeniu kosztów.
Ponadto koniecznie trzeba wspomnieć o dwóch innych ważnych aspektach. Po pierwsze, firma ma obowiązek wysyłania takich raportów do HMRC także wtedy, kiedy nie zatrudniała żadnych podwykonawców. Wówczas wystarczy tylko zamieścić w takim raporcie informacje o braku zawartych transakcji.
Po drugie, HMRC może nałożyć na firmę kary za opóźnienia w składaniu dokumentacji. Tutaj podstawowa grzywna wynosi 100 funtów i to już za jeden dzień opóźnienia. Jeśli opóźnienie potrwa 2 miesiące, grzywna zostanie zwiększona o kolejne 200 funtów. Natomiast kara za najcięższe przewinienia może wynieść nawet 3000 funtów lub równowartość 100% zwrotu z systemu CIS. Warto więc pamiętać o terminowym wywiązywaniu się ze swoich zobowiązań.
Co zrobić po odliczeniu kwoty zobowiązań w systemie CIS?
Odliczenie stawki 20% lub 30% nie jest jedynym obowiązkiem kontrahenta. Taka firma musi bowiem przekazać później pobrane środki do HMRC. Zazwyczaj przy rejestracji w systemie CIS firma uzyska informacje na temat dedykowanego konta do przekazywania wpłat. Tam właśnie należy wysyłać odliczone środki.
Jeżeli chodzi o termin wysyłki, firma musi to zrobić najpóźniej do 19. dnia miesiąca, jeśli wystawia czek. Natomiast w przypadku płatności elektronicznej termin wydłuża się do 22. dnia miesiąca.
Przypominamy o tym, że firma musi informować HMRC o ewentualnym braku współpracy z podwykonawcami w danym miesiącu. Co ciekawe, jeśli taka przerwa będzie dłuższa, HMRC może poprosić o oszacowanie, czy i kiedy firma zatrudni kolejnych podwykonawców.
Warto także pamiętać, że rozliczanie transakcji poprzez CIS nie zwalnia z obowiązku dokonywania rozliczeń NI/PAYE. Jeśli firma zatrudnia pracowników poprzez system PAYE, trzeba dokonać obydwu rozliczeń w tym samym momencie.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej
W ostatnich latach kontrole skarbowe w Wielkiej Brytanii stają się coraz częstsze. HMRC chce w ten sposób sprawdzać, czy przedsiębiorcy wywiązują się ze swoich obowiązków. Dlatego tutaj przypominamy o ważnym problemie, który często spada na drugi plan.
Mianowicie poza regularnym rozliczaniem dokonywanych transakcji firma ma również obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej. Taka ewidencja ma bowiem potwierdzać liczbę i wysokość zawartych transakcji. Z tego względu HMRC może sprawdzić zgodność takiej ewidencji z wykazem transakcji podczas ewentualnej kontroli. W związku z tym dokumentacja powinna być kompletna oraz aktualna.
Obecnie przepisy HMRC wskazują, że dokumentacja dotycząca spraw podatkowych oraz rozliczeniowych powinna być dostępna przez okres 3 lat. Dopiero po upływie tego terminu można zlecić brakowanie zbędnych dokumentów.
Oczywiście doskonale rozumiemy to, iż rzetelne wywiązywanie się ze wszystkich opisanych wymogów jest trudne. Rejestracja w systemie CIS faktycznie oznacza bowiem kilka dodatkowych obowiązków. Dlatego wszystkim przedsiębiorcom z sektora budowlanego przypominamy o naszej ofercie.
Lidertax to polskie biuro księgowe w UK i Twój zaufany partner biznesowy. Nasi specjaliści mogą zapewnić Twojej firmie pełną obsługę księgową, a także pomoc w sprawach dotyczących kwestii CIS Compliance. Co więcej, jako nasz nowy klient możesz liczyć na bezpłatną konsultację wstępną – KLIK. Już teraz zachęcamy wszystkich zainteresowanych do skorzystania z tej możliwości.
Obowiązki kontraktorów i subcontractorów w systemie CIS – Podsumowanie
System CIS powstał głównie po to, aby ujednolicić zasady dotyczące finansowania zleceń budowalnych z udziałem podwykonawców. Jednak to sprawia, że rejestracja w tym systemie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Przede wszystkim firma musi wtedy zadbać o weryfikację swoich podwykonawców i sprawdzić, czy ci przekazali prawidłowe dane. Ponadto obowiązkiem staje się wtedy wypłata wynagrodzenia za wykonaną pracę według konkretnego schematu. Taki schemat może zakładać odliczenie 20% lub 30% kwoty na cele podatkowe. Nie można także zapominać, że firma ma obowiązek przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami CIS.
Wykaz obowiązków jest więc w tym przypadku szeroki. Dlatego eksperci Lidertax są gotowi do wsparcia firm, które muszą zmierzyć się z tym zadaniem. Zapraszamy do kontaktu.
Pytania i odpowiedzi:
Pytanie: Jakie obowiązki wynikają z rejestracji w systemie CIS?
Odpowiedź: Pierwszym takim obowiązkiem może być sama konieczność rejestracji w CIS. Jeśli jednak firma już figuruje w tym systemie, jej obowiązki dotyczą przede wszystkim: weryfikacji podwykonawców, stosowania odliczeń przy wypłacie wynagrodzenia podwykonawcom, a także prowadzenia ewidencji księgowej.
Pytanie: Jak wygląda rozliczanie transakcji w ramach systemu CIS?
Odpowiedź: Przy wypłacie wynagrodzenia kontraktor może postąpić według jednego z trzech schematów. Co ważne, wybór konkretnego rozwiązania zależy od statusu samego podwykonawcy. Jeśli podwykonawca rozlicza się według systemu Gross Payment Scheme, należy przekazać mu kwotę brutto. Natomiast w pozostałych przypadkach wynagrodzenie trzeba będzie pomniejszyć o 20% lub 30%. Niższa stawka dotyczy tych podwykonawców, którzy zarejestrowali się w CIS.
Pytanie: Czy firma musi przechowywać dokumenty związane z systemem CIS?
Odpowiedź: Tak i to przez okres 3 lat od momentu ich wystawienia. Brak tych dokumentów (np. podczas ewentualnej kontroli ze strony HMRC) może skończyć się nałożeniem grzywny.
Polski Księgowy w UK – nasza strefa humoru
