Spółka Limited (LTD) to najpopularniejsza forma prowadzenia działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii, oferująca ograniczoną odpowiedzialność właścicieli oraz atrakcyjne rozwiązania podatkowe. Rejestracja spółki LTD wymaga minimalnego kapitału 1 funta, a jej funkcjonowanie nadzorowane jest przez Companies House oraz HMRC. Na naszym blogu opublikowaliśmy już szereg artykułów dotyczących zakładania i prowadzenia spółki LTD w UK, a tym razem przygotowaliśmy mini słownik najważniejszych pojęć księgowych, który pomoże naszym klientom sprawnie poruszać się w brytyjskim systemie podatkowym.
1. Limited Company (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)
Limited Company, czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, stanowi odrębny podmiot prawny od swoich właścicieli. Dzięki temu majątek osobisty wspólników jest chroniony przed zobowiązaniami firmy. Rejestracja odbywa się w Companies House i wymaga minimalnego kapitału zakładowego wynoszącego zaledwie 1 funt. Każda spółka LTD musi posiadać przynajmniej jednego dyrektora oraz zarejestrowany adres w Wielkiej Brytanii. Co ważne, spółka może być założona przez obcokrajowców i nie wymaga fizycznej obecności w UK. Warto pamiętać, że wszystkie informacje o spółce są publicznie dostępne.
2. Companies House – dlaczego KW spółka LTD musi się tam rejestrować?
Spółka LTD, podobnie jak każda spółka limited w UK, podlega obowiązkowej rejestracji w Companies House. Jest to brytyjski rejestr przedsiębiorstw, który pełni funkcję podobną do polskiego KRS. Ponadto Companies House przechowuje wszystkie dokumenty firmowe i udostępnia je publicznie. Dlatego każda spółka LTD w UK musi regularnie aktualizować swoje dane. Należy również składać tam roczne sprawozdania finansowe oraz confirmation statement. Co więcej, wszelkie zmiany w strukturze właścicielskiej czy zarządzie trzeba zgłaszać niezwłocznie. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować karami finansowymi.
3. Annual Accounts (Roczne sprawozdania finansowe)
Annual Accounts to obowiązkowe raporty finansowe, które każda spółka musi składać corocznie. Dokumenty te zawierają szczegółowe informacje o sytuacji finansowej firmy. Ponadto sprawozdania muszą być przygotowane zgodnie z brytyjskimi standardami rachunkowości. Termin złożenia zależy od wielkości spółki i zazwyczaj wynosi 9 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego. Warto pamiętać, że dokumenty te są publicznie dostępne. Dlatego każdy może sprawdzić kondycję finansową firmy. Niedotrzymanie terminu skutkuje karami finansowymi, które rosną z każdym miesiącem opóźnienia.
4. Corporation Tax – jak KW spółka LTD rozlicza podatek dochodowy?
Spółka LTD, podobnie jak inne brytyjskie przedsiębiorstwa, musi płacić Corporation Tax od wypracowanych zysków. Podstawowa stawka tego podatku wynosi obecnie 25%. Natomiast małe firmy o zyskach poniżej £50,000 płacą niższą stawkę 19%. Dla spółek o zyskach między £50,000 a £250,000 stosuje się stawkę stopniowo rosnącą. Dlatego spółka LTD w UK powinna dokładnie planować swoje podatki. Warto pamiętać, że można odliczyć koszty prowadzenia działalności, co zmniejsza kwotę do zapłaty.
5. VAT (Value Added Tax)
VAT to podatek od wartości dodanej, który nalicza się przy sprzedaży towarów i usług. Rejestracja jest obowiązkowa, gdy roczny obrót przekracza £90,000. Ponadto można zarejestrować się dobrowolnie, nawet przy niższych obrotach. Dzięki temu firma może odzyskiwać VAT od zakupionych produktów i usług. Deklaracje VAT składa się zwykle co kwartał. Warto wiedzieć, że różne produkty i usługi mają różne stawki VAT. Standardowa stawka wynosi 20%, stawka obniżona 5%, a niektóre towary są zwolnione lub objęte stawką zerową. Dlatego ważne jest dokładne prowadzenie dokumentacji VAT.
6. PAYE (Pay As You Earn) – jak KW spółka LTD rozlicza wynagrodzenia?
Spółka LTD w UK musi korzystać z systemu PAYE przy wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom i dyrektorom. System ten automatycznie pobiera podatek dochodowy oraz składki ubezpieczeniowe (National Insurance). Ponadto pracodawca musi co miesiąc raportować wypłaty do HMRC. Dzięki temu pracownicy nie muszą samodzielnie rozliczać podatku od pensji. Warto pamiętać, że spółka LTD w UK odpowiada za poprawność naliczeń podatkowych. Dlatego błędy mogą skutkować karami finansowymi. Ponadto firma powinna przechowywać dokumentację płacową przez co najmniej trzy lata. Istnieją również specjalne kody podatkowe, które określają wysokość wolnej od podatku kwoty dla każdego pracownika.
7. Self Assessment dla dyrektorów spółki limited
Self Assessment to system rozliczania podatku dochodowego dla osób fizycznych w Wielkiej Brytanii. Dyrektorzy spółek LTD muszą zazwyczaj składać takie deklaracje każdego roku. Termin składania deklaracji online upływa 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego. Ponadto należy w tym samym terminie zapłacić należny podatek. System ten wymaga samodzielnego obliczenia należnego podatku. Warto wiedzieć, że kary za spóźnienie są znaczące i rosną z każdym dniem opóźnienia. Dlatego warto przygotować rozliczenie z wyprzedzeniem. Deklaracja obejmuje wszystkie źródła dochodów, nie tylko te związane ze spółką. Należy również pamiętać o możliwościach odliczenia określonych wydatków i ulg podatkowych.
8. Director’s Responsibilities – jakie obowiązki ma dyrektor w KW spółka LTD?
Spółka limited wymaga od swoich dyrektorów spełnienia licznych obowiązków prawnych. Dyrektor musi działać w najlepszym interesie spółki i jej udziałowców. Ponadto odpowiada za prowadzenie prawidłowej księgowości i składanie sprawozdań finansowych. Dlatego nieznajomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności. Dyrektor spółki LTD w UK ponosi również osobistą odpowiedzialność za nieprawidłowości podatkowe. Należy pamiętać o zgłaszaniu wszelkich zmian w Companies House. Warto wiedzieć, że dyrektor musi ujawniać potencjalne konflikty interesów. Konsekwencje zaniedbań mogą obejmować grzywny, zakaz pełnienia funkcji dyrektora, a nawet odpowiedzialność karną.
9. Dividend (Dywidenda)
Dywidenda to wypłata zysku dla udziałowców spółki LTD. Dywidendy stanowią często korzystniejszą podatkowo formę wynagrodzenia niż pensja. Decyzję o wypłacie podejmuje zarząd spółki. Ponadto dywidendy można wypłacać tylko z zysków firmy. Warto wiedzieć, że obowiązuje progresywny system opodatkowania dywidend. Pierwsze £1,000 jest wolne od podatku (allowance). Po kwietniu 2025 kwota ta zmniejszy się do zaledwie £500. Następnie stawki wynoszą: 8.75% dla podstawowego progu, 33.75% dla wyższego i 39.35% dla dodatkowego. Dlatego planowanie wypłat może przynieść znaczne oszczędności podatkowe. Każda wypłata wymaga odpowiedniej dokumentacji, w tym uchwały o wypłacie dywidendy. Należy również wystawić poświadczenie wypłaty dla każdego udziałowca.
10. Capital Allowances – jak KW spółka LTD odlicza inwestycje?
Spółka LTD może korzystać z Capital Allowances, czyli ulg podatkowych na zakup środków trwałych. System ten pozwala odliczyć wydatki inwestycyjne od zysku przed opodatkowaniem. Dzięki temu firma płaci niższy podatek dochodowy. Spółka LTD w UK może skorzystać z Annual Investment Allowance do £1,000,000 rocznie. Oznacza to możliwość odliczenia pełnej wartości większości zakupów. Ponadto istnieją specjalne stawki dla różnych kategorii aktywów. Warto pamiętać, że samochody podlegają odrębnym zasadom, zależnym od emisji CO2. Dlatego planowanie większych zakupów może przynieść znaczne korzyści podatkowe. System ten zachęca firmy do inwestowania w rozwój i modernizację.
11. Financial Year (Rok obrachunkowy)
Financial Year to okres, za który spółka przygotowuje sprawozdania finansowe. Standardowy rok obrachunkowy trwa 12 miesięcy. Pierwszym rokiem jest zazwyczaj okres od daty rejestracji do rocznicy powstania firmy. Ponadto spółka może zmienić datę końca roku obrachunkowego. Warto wiedzieć, że zmiana taka wymaga zgłoszenia do Companies House. Decyzję należy podjąć przed zakończeniem bieżącego lub poprzedniego roku obrachunkowego. Dlatego warto zaplanować to z wyprzedzeniem. Rok podatkowy może być różny od roku obrachunkowego. Najczęściej firmy wybierają rok obrachunkowy zgodny z rokiem podatkowym (kwiecień-marzec). Dzięki temu unikają skomplikowanych przeliczeń.
12. Confirmation Statement – dlaczego spółka LTD musi go składać?
Spółka LTD ma obowiązek składania Confirmation Statement co najmniej raz w roku. Dokument ten potwierdza, że informacje o firmie w rejestrze są aktualne i prawidłowe. Należy go złożyć w ciągu 14 dni od wyznaczonej daty. Ponadto opłata za złożenie elektroniczne wynosi obecnie £34, a za wersję papierową £62. Dlatego większość spółek LTD w UK wybiera formę elektroniczną. Confirmation Statement zawiera dane o dyrektorach, udziałowcach, kapitale oraz adresie firmy. Warto pamiętać, że spóźnienie może skutkować karami, a nawet wykreśleniem z rejestru. Dzięki temu dokumentowi Companies House utrzymuje aktualny rejestr firm. Każda zmiana danych spółki powinna być wcześniej zgłoszona osobnymi formularzami.
13. Balance Sheet (Bilans)
Balance Sheet to jeden z najważniejszych dokumentów finansowych każdej spółki LTD. Bilans pokazuje sytuację finansową firmy na określony dzień. Składa się z trzech głównych części: aktywów, zobowiązań i kapitału własnego. Ponadto musi zawsze się bilansować – aktywa równają się sumie zobowiązań i kapitału. Warto wiedzieć, że aktywa dzielą się na obrotowe i trwałe. Dlatego dokładna analiza bilansu daje pełny obraz kondycji finansowej. Bilans jest częścią rocznego sprawozdania finansowego. Każda firma musi go składać w Companies House. Dokument ten jest publicznie dostępny i może być sprawdzony przez potencjalnych kontrahentów lub inwestorów.
14. Profit and Loss Statement – jak spółka limited raportuje swoje wyniki?
Spółka LTD musi przygotowywać Profit and Loss Statement, czyli rachunek zysków i strat. Dokument ten pokazuje wyniki finansowe firmy w danym okresie. Zawiera informacje o przychodach, kosztach i ostatecznym zysku lub stracie. Ponadto rachunek ten jest podstawą do obliczenia podatku dochodowego. Dlatego spółka LTD w UK musi prowadzić dokładną ewidencję wszystkich przychodów i wydatków. Warto wiedzieć, że P&L Statement dzieli koszty na różne kategorie. Dzięki temu łatwiej analizować skuteczność działań biznesowych. Dokument ten, podobnie jak bilans, jest częścią rocznego sprawozdania. Jego analiza pozwala zidentyfikować obszary działalności wymagające optymalizacji kosztów lub zwiększenia przychodów.
15. Cash Flow Statement (Sprawozdanie z przepływów pieniężnych)
Cash Flow Statement pokazuje, jak gotówka przepływa przez spółkę w danym okresie. Dokument ten dzieli przepływy na trzy kategorie: operacyjne, inwestycyjne i finansowe. Ponadto pozwala zrozumieć, skąd firma pozyskuje środki i na co je wydaje. Warto wiedzieć, że firma może wykazywać zysk, ale jednocześnie mieć problemy z płynnością. Dlatego regularna analiza przepływów pieniężnych jest kluczowa dla stabilności finansowej. Cash Flow Statement uzupełnia informacje z bilansu i rachunku zysków i strat. Dzięki niemu można przewidzieć potencjalne problemy z płynnością. Należy pamiętać, że brak gotówki, nawet przy dobrych wynikach finansowych, może doprowadzić firmę do upadłości.
16. HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs) – jakie obowiązki ma spółka LTD w UK?
Spółka LTD musi regularnie rozliczać się z HMRC, czyli brytyjskim urzędem skarbowym. HMRC odpowiada za pobór podatków i ceł w Wielkiej Brytanii. Ponadto nadzoruje prawidłowość rozliczeń VAT, Corporation Tax i PAYE. Dlatego spółka LTD w UK musi składać terminowo wszystkie deklaracje podatkowe. Warto pamiętać, że HMRC ma szerokie uprawnienia kontrolne. Może przeprowadzać audyty i nakładać kary za nieprawidłowości. Współpraca z HMRC opiera się głównie na systemach elektronicznych. Dzięki temu większość deklaracji można składać online. Portal HMRC umożliwia również sprawdzanie statusu rozliczeń i historii płatności. Spóźnienia w płatnościach skutkują odsetkami i karami.
17. IR35 (Przepisy dotyczące kontraktów)
IR35 to przepisy podatkowe zwalczające ukryte zatrudnienie przez spółki LTD. Dotyczą one głównie kontraktów B2B, gdzie osoba pracuje jak etatowy pracownik. Ponadto HMRC może uznać taką osobę za „zakamuflowanego pracownika”. Warto wiedzieć, że konsekwencje finansowe IR35 są znaczące. Dlatego warto dokładnie analizować każdy kontrakt pod kątem tych przepisów. IR35 bierze pod uwagę kilka kluczowych czynników. Należą do nich: kontrola nad pracą, możliwość zastępstwa i ryzyko finansowe. Przepisy te są skomplikowane i często się zmieniają. Konsekwencje nieprzestrzegania mogą obejmować dodatkowe podatki, składki i kary. Lepiej skonsultować się z ekspertem w razie wątpliwości.
18. Directors’ Loan Account – jak KW spółka LTD rozlicza pożyczki dla dyrektorów?
Spółka LTD musi dokładnie rejestrować wszystkie pożyczki udzielane dyrektorom w Directors’ Loan Account. Konto to pokazuje przepływy pieniężne między firmą a dyrektorem. Ponadto pożyczki powyżej £10,000 są uznawane za korzyść podatkową. Dlatego spółka LTD w UK musi zgłosić je w formularzu P11D. Warto wiedzieć, że niespłacone pożyczki po 9 miesiącach od końca roku podatkowego podlegają dodatkowej opłacie. Opłata ta wynosi obecnie 33.75% niespłaconej kwoty. Dzięki prawidłowemu prowadzeniu DLA unika się problemów z HMRC. Dyrektor może również pożyczać pieniądze spółce. Kwoty takie generują odsetki, które mogą być korzystnym źródłem dochodu. Regularne rozliczanie DLA pomaga uniknąć komplikacji podatkowych.
19. Making Tax Digital (MTD)
Making Tax Digital to inicjatywa HMRC zmierzająca do cyfryzacji systemu podatkowego. Program wymaga składania deklaracji VAT przez zatwierdzone oprogramowanie. Ponadto firmy muszą przechowywać dokumentację podatkową w formie cyfrowej. Warto wiedzieć, że MTD dotyczy obecnie VAT dla firm podlegających obowiązkowej rejestracji VAT (obroty powyżej £90,000). Dlatego wiele spółek LTD już teraz musi się dostosować. System ten eliminuje papierową dokumentację i ręczne wprowadzanie danych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko błędów i oszustw podatkowych. MTD będzie stopniowo rozszerzany na inne podatki. Należy pamiętać o konieczności używania kompatybilnego oprogramowania księgowego. Kary za niedostosowanie się do wymogów MTD mogą być dotkliwe.
Employer’s National Insurance – jakie składki odprowadza spółka LTD?
Spółka LTD zatrudniająca pracowników lub wypłacająca wynagrodzenie dyrektorowi podlega obowiązkowi odprowadzania składek Employer’s National Insurance Contributions (NICs). Standardowa stawka wynosi 13,8% od wynagrodzenia przekraczającego £9,100 rocznie (2023/24). Dotyczy to również dyrektorów spółki, jeśli pobierają pensję. Pracodawca może skorzystać z Employment Allowance, który redukuje składki o £5,000 rocznie (dla kwalifikujących się firm). Jeśli wynagrodzenie nie przekracza progu, składki nie są należne. Employer’s NIC jest dodatkowym kosztem dla spółki i nie jest potrącany z pensji pracownika.
Na rok 2024/25 rząd nie zapowiedział zmian w stawce Employer’s NIC, jednak trwają dyskusje na temat obniżenia składek dla małych firm oraz dodatkowych ulg dla nowych przedsiębiorstw. Możliwe są też zmiany w wysokości Employment Allowance, które mogą wpłynąć na koszty prowadzenia działalności.
Spółka Limited w UK – Podsumowanie
Prowadzenie spółki LTD w Wielkiej Brytanii wymaga dobrej znajomości brytyjskiego systemu podatkowego i księgowego. Przedstawione w artykule najważniejsze pojęcia stanowią podstawę wiedzy, którą powinien posiadać każdy przedsiębiorca działający na rynku UK. Od zrozumienia istoty spółki LTD, przez obowiązki rejestracyjne w Companies House, aż po szczegółowe aspekty rozliczeń podatkowych – wszystkie te elementy tworzą kompleksowy obraz wymagań stawianych przed firmami w Wielkiej Brytanii.
Odpowiednie zarządzanie finansami spółki, terminowe składanie deklaracji podatkowych oraz znajomość przysługujących ulg podatkowych mogą znacząco wpłynąć na efektywność finansową prowadzonego biznesu. Warto pamiętać, że przepisy podatkowe ulegają częstym zmianom, dlatego regularna aktualizacja wiedzy jest niezbędna.
Jeśli potrzebujesz, drogi Czytelniku, dodatkowych konsultacji lub masz pytania dotyczące prowadzenia spółki LTD w UK, zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji w naszej firmie – KLIK. Nasi eksperci pomogą Ci w rozwiązaniu wszelkich wątpliwości związanych z księgowością i podatkami w brytyjskim systemie prawnym.
