Popełnianie błędów jest rzeczą ludzką, która przytrafia się każdemu z nas. Niestety, kwestie podatkowe i rozliczeniowe mają to do siebie, że tutaj błędy potrafią być naprawdę kosztowne. Dlatego warto zrobić wszystko, aby unikać popełnienia pomyłek, które mogą negatywnie odbić się na prowadzonym biznesie. W tym tekście skupimy się na błędach popełnianych w ramach systemu CIS w UK. Na naszym blogu można znaleźć całą serię artykułów poświęconych temu systemowi oraz jego obsłudze. Dlatego ten artykuł jest kolejną częścią tej serii. Jakie błędy w systemie CIS są popełniane najczęściej? Co zrobić, aby skutecznie zapobiegać takim pomyłkom? Na te oraz inne pytania odpowiemy w naszym tekście. Zapraszamy do lektury.
W treści tego artykułu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Dlaczego błędy w ramach systemu CIS zdarzają się stosunkowo często?
- Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez użytkowników systemu CIS?
- Jakie błędy można popełnić przy rejestracji w systemie CIS?
- Dlaczego brak weryfikacji podwykonawcy i jego statusu płatności to poważny błąd?
- Jakich błędów należy unikać przy wypłacie wynagrodzenia w ramach systemu CIS?
- O czym musisz pamiętać przy przekazywaniu dokumentacji dotyczącej systemu CIS?
- Dlaczego i jak długo musi przechowywać dokumentację związaną z CIS?
- Co zrobić, aby w największym stopniu ograniczyć ryzyko popełnienia błędów dotyczących CIS?
Dlaczego błędy w ramach systemu CIS w UK są stosunkowo częste?
Błędy mają to do siebie, że znacznie lepiej jest im zapobiegać niż później zwalczać ich skutki. Jednak w praktyce nie zawsze jest to łatwe, a koronnym tego przykładem może być właśnie system CIS. Dlaczego może on zwiększać ryzyko kosztownych pomyłek?
Odpowiedź jest bardzo prosta. Ponieważ Construction Industry Scheme to system o swojej własnej specyfice oraz zasadach działania. Niestety, odmienne regulacje przypisane do danego systemu siłą rzeczy zwiększają ryzyko błędów. Wynikają one po prostu z faktu, że użytkownicy takiego systemu nie są przyzwyczajeni do niektórych czynności. Natomiast brak wypracowanego nawyku sprawia, iż dużo łatwiej można przeoczyć istotne kwestie. Takie ryzyko staje się jeszcze większe w sytuacji, kiedy przedsiębiorca po raz pierwszy styka się z konkretnymi obowiązkami.
Dodatkowe obowiązki i regulacje związane z systemem CIS są najczęstszą przyczyną błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Dlatego jest to wręcz książkowy przykład sytuacji, w której wiedza i znajomość systemu zapobiega wspomnianym pomyłkom. W związku z tym serdecznie zachęcamy wszystkich przedsiębiorców do zapoznania się z naszymi poprzednimi artykułami na temat systemu CIS:
- Construction Industry Scheme – podstawowe informacje;
- Jakie są obowiązki kontrahentów i podwykonawców w ramach systemu CIS?
- Jakie korzyści wynikają z uzyskania statusu płatności brutto w systemie CIS?
Jakie są najczęściej popełniane błędy w systemie CIS?
Po wyjaśnieniu genezy takich błędów można przejść do wskazania najczęstszych problematycznych sytuacji. W tej części tekstu ograniczymy się do wskazania 5 najczęściej popełnianych błędów. Natomiast w późniejszych częściach artykułu opiszemy indywidualnie każdy problem, a także podamy sposoby na uniknięcie wspomnianych pomyłek.
Zatem jak wygląda zestawienie 5 najczęściej popełnianych błędów w ramach systemu CIS? Oto nasza lista:
- Nieprawidłowa rejestracja w systemie CIS.
- Brak weryfikacji podwykonawcy i jego statusu rozliczenia.
- Nieprawidłowe odliczanie procentowych kwot od wynagrodzenia.
- Zbyt późne przekazanie HMRC i podwykonawcom niezbędnej dokumentacji.
- Brak przechowywania wymaganej dokumentacji.
Przejdźmy teraz do bardziej szczegółowego opisania każdego z wymienionych problemów.
Jakie błędy można popełnić przy rejestracji w systemie CIS w UK?
Zacznijmy od krótkiego przypomnienia. Nie wszystkie firmy działające w brytyjskim sektorze budowlanym muszą dokonać rejestracji w systemie CIS. Są jednak przypadki, kiedy taka rejestracja rzeczywiście staje się obowiązkowa. Rejestracji w systemie CIS muszą dokonać:
- firmy zatrudniające podwykonawców;
- podmioty spoza sektora budowlanego, które w skali roku zainwestowały kwotę w wysokości przynajmniej 3 milionów funtów w budowę/wykonanie prac budowlanych.
Jeżeli chodzi o podwykonawców, rejestracja nie jest w ich przypadku obowiązkowa, ale jest bardzo korzystna. Dzięki niej mogą bowiem liczyć na atrakcyjniejsze warunki przy wypłacie wynagrodzenia. Dotyczy to możliwości uzyskania statusu płatności brutto lub prawa do niższej kwoty odliczenia.
Zatem jakie błędy można popełnić przy rejestracji w systemie CIS? Pierwszym możliwym błędem jest podanie nieprawidłowych danych w formularzu rejestracyjnym.
Dużym problemem może być także rejestracja w systemie już po zatrudnieniu podwykonawcy. Dlatego wyraźnie zaznaczamy w tym miejscu, że obowiązkiem kontrahenta jest rejestracja w CIS przed zatrudnieniem pierwszego podwykonawcy. Wszelkie opóźnienia dotyczące tego wymogu mogą skutkować nałożeniem kar.
Rozwiązanie:
Pamiętaj o tym, aby zarejestrować się w systemie CIS jeszcze przed nawiązaniem jakiejkolwiek współpracy z podwykonawcami. Ponadto upewnij się, iż podane przez Ciebie dane są poprawne.
Dlaczego brak weryfikacji podwykonawcy i jego statusu to duży błąd?
System CIS do pewnego stopnia funkcjonuje jako odrębna baza danych. Oczywiście nie oznacza to, że firmy zarejestrowane w CIS nie znajdują się np. w bazie HMRC. Jednak CIS warto postrzegać jako odrębną platformę, bo z takiego statusu bezpośrednio wynikają niektóre obowiązki.
Jednym z nich jest weryfikacja podwykonawcy i jego statusu rozliczenia. Dlaczego ma to aż tak duże znaczenie? Ponieważ na tej podstawie kontrahenci muszą ustalić formę rozliczenia oraz wysokość wynagrodzenia, które należy wypłacić.
Przypomnijmy, że podwykonawca może mieć jeden z trzech statusów:
- Podwykonawca zarejestrowany do statusu płatności brutto (Gross Payment Status).
- Podwykonawca zarejestrowany w systemie CIS.
- Podwykonawca, który nie figuruje w systemie CIS.
Czasami kontrahent z powodu zapomnienia lub ogólnego pośpiechu nie przeprowadzi wspomnianej weryfikacji. Niestety, taki błąd może naprawdę sporo kosztować. Dlatego kluczowe będzie tutaj skontrolowanie dwóch kwestii – statusu podwykonawcy oraz prawidłowości podanych przez niego danych.
Rozwiązanie:
Przy nawiązaniu współpracy z nowym podwykonawcą zawsze należy przeprowadzić weryfikację jego statusu w systemie CIS. Jeżeli po pewnym czasie wracamy do współpracy ze znanym nam podwykonawcą, warto sprawdzić, czy jego status w systemie CIS nie uległ zmianie.
Jakich błędów należy unikać przy wypłacie wynagrodzenia z CIS w UK?
System CIS nakłada na kontrahentów bardzo konkretne zasady dotyczące wypłaty wynagrodzeń podwykonawcom. W związku z tym warto się upewnić, że wszystkie narzucone procedury są w tym przypadku respektowane.
Zacznijmy od najważniejszej kwestii, czyli schematu wypłaty wynagrodzenia. Taki schemat wynika bezpośrednio z opisanego wyżej statusu podwykonawcy. Dlatego tak ważna jest wcześniejsza weryfikacja go w systemie CIS. W zależności od statusu wypłata wynagrodzenia może przebiegać według jednego z trzech schematów:
- Jeżeli podwykonawca ma status płatności brutto, należy wypłacić mu pełną kwotę wynagrodzenia bez jakichkolwiek potrąceń.
- Jeśli podwykonawca nie ma opisanego statusu, ale jest zarejestrowany w systemie CIS, od kwoty wynagrodzenia należy odjąć 20%.
- Jeżeli podwykonawca nie ma statusu GP i nie figuruje w CIS, obowiązkowe odliczenie wzrasta do 30% wynagrodzenia.
Co jasne, odliczoną kwotę należy przesłać do HMRC. Będzie to płatność na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych podwykonawcy (zwłaszcza podatku dochodowego oraz składek NI). Kontrahent musi uregulować płatność najpóźniej do 19. dnia miesiąca, jeżeli wystawia czek. Natomiast w przypadku płatności elektronicznej należy to zrobić do 22. dnia danego miesiąca.
Nie jest to jednak jedyna ważna kwestia. Oprócz tego warto pamiętać o sprawdzeniu, czy podwykonawca w trakcie realizacji odpowiadał np. za zakup materiałów. Jeżeli tak, należy zwrócić mu równowartość tej kwoty przy wypłacie wynagrodzenia.
Rozwiązanie:
Przy wypłacie wynagrodzenia należy upewnić się, że podwykonawca otrzymał środki zgodnie z jego aktualnym statusem CIS. To może także oznaczać wymóg potrącenia 20% lub 30% z kwoty wynagrodzenia. Warto pamiętać również o zwróceniu podwykonawcy środków za ewentualny zakup materiałów i inne wydatki związane z realizacją.
O czym pamiętać przy przekazywaniu dokumentacji podwykonawcy oraz HMRC?
Ewidencjonowanie wszelkich przepływów finansowych to fundament współczesnego biznesu. Zachowanie transparentności ma pod tym względem absolutnie kluczowe znaczenie. Dlatego też istniejące regulacje prawne nakładają na przedsiębiorców wymóg wystawiania określonych dokumentów. Jak to wygląda w przypadku systemu CIS?
Raczej nikogo nie zdziwimy stwierdzeniem, iż kontrahenci mają obowiązek ewidencjonowania swoich transakcji. Taki obowiązek dotyczy zarówno zapisywania wartości poszczególnych zleceń, jak i dokładnych rozliczeń (np. uwzględnionych potrąceń). Kompleksowa ewidencja transakcji musi więc obejmować wszystkie istotne informacje.
Co więcej, powyższy wymóg wiąże się także z obowiązkiem przekazywania informacji. Takie dane muszą trafić zarówno do HMRC, jak i do podwykonawców. Dokumentację należy przekazać do 19. dnia każdego miesiąca. Oczywiście taka dokumentacja powinna obejmować cały poprzedni miesiąc. To oznacza, że np. do 19 kwietnia należy rozliczyć transakcje dokonane w marcu.
UWAGA!
Wymóg wysłania dokumentacji do HMRC działa nawet wtedy, kiedy firma nie nawiązała współpracy z żadnym podwykonawcą. Wtedy w raporcie należy zaznaczyć, że w danym miesiącu nie dokonano ani jednej transakcji.
Warto także upewnić się, że wysyłana dokumentacja zawiera wszystkie wymagane dane. Dotyczy to zwłaszcza: danych podwykonawcy, wartości zlecenia, wysokości wypłaconego wynagrodzenia i wszystkich dokonanych potrąceń.
Rozwiązanie:
Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy muszą zadbać o regularne przekazywanie dokumentacji związanej z systemem CIS. Taka dokumentacja musi trafić zarówno do HMRC, jak i do samych podwykonawców. W obydwu przypadkach należy ją przekazać do 19. dnia każdego miesiąca. Poza tym warto upewnić się, że dokumentacja zawiera wszystkie wymagane informacje.
Dlaczego musisz przechowywać dokumentację z systemu CIS w UK?
Nie bez powodu słynne powiedzenie głosi, że diabeł często tkwi w szczegółach. Jednak to właśnie takie pozornie nieistotne detale często stają się przyczyną sporych kłopotów. Jeśli chodzi o kwestie związane z podatkami, takim szczegółem może wydawać się przechowywanie dokumentacji. Dlaczego jednak warto o to zadbać?
Powód jest bardzo prosty. Mianowicie urzędnicy w czasie kontroli mogą poprosić o dostęp do całej dokumentacji, która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana. W tym miejscu przypominamy, że zazwyczaj wymagany prawnie okres przechowywania dokumentacji finansowej wynosi 3 lata.
Co się stanie w sytuacji, kiedy taka dokumentacja nie będzie dostępna w momencie kontroli? Wtedy urzędnicy mogą naliczyć grzywnę za nieprawidłowe przechowywanie dokumentów. Taka grzywna będzie zależeć od skali przewinienia oraz tego, czy wspomniany błąd został popełniony po raz pierwszy. Jeżeli będzie to kolejne naruszenie tego typu, konsekwencje zapewne będą bardziej dotkliwe.
Rozwiązanie:
Dokumentacja związana z systemem CIS dotyczy ważnych kwestii finansowych. Z tego względu należy ją przechowywać przez okres wynoszący minimum 3 lata. Warto pamiętać o tym, że urzędnicy mogą sprawdzić taką dokumentację przy okazji prowadzonej kontroli. Wówczas jej brak będzie wiązać się z karą grzywny.
Co zrobić, aby nie popełnić innych błędów związanych z systemem CIS w UK?
Oczywiście opisane wyżej błędy stanowią tylko część potencjalnych pomyłek, które mogą zdarzyć się podczas korzystania z systemu CIS. Warto jednak zwrócić na nie szczególną uwagę, bo nasze doświadczenia pokazują, że to takie pomyłki przytrafiają się najczęściej.
Jaki jest ich wspólny mianownik? Przede wszystkim brak wiedzy na temat procedur i wymogów. Do tego dochodzą również zwykłe pomyłki i niedopatrzenia, które siłą rzeczy mogą wystąpić przy wypełnianiu formalności.
Dlatego jesteśmy przekonani, że kluczem do ograniczenia takich błędów jest przede wszystkim staranne wypełnianie wszelkich formalności. Ponadto warto regularnie sprawdzać wykaz zrealizowanych obowiązków (np. przy użyciu checklist). Pomocne może być także specjalne oprogramowanie do wypełniania dokumentacji finansowej.
Istnieje jednak pewien niezawodny sposób, który naprawdę skutecznie eliminuje ryzyko błędów przy prowadzeniu biznesu. Jest nim oczywiście współpraca ze specjalistami!
Biuro Lidertax to Twój polski księgowy w UK. Jesteśmy w stanie zapewnić kompleksowe doradztwo i pomoc firmom, które na co dzień muszą korzystać z systemu CIS. Nasi doradcy pomogą Ci w realizacji wszystkich formalności związanych z rozliczaniem zleceń. Ponadto zadbamy również o to, aby dzięki optymalizacji podatkowej pomóc Ci w zwiększeniu osiąganych zysków.
Nowych klientów zachęcamy do skorzystania z naszych bezpłatnych konsultacji wstępnych.
CIS w UK – Podsumowanie
System CIS ma ujednolicić zasady rozliczania niektórych transakcji pomiędzy kontrahentami oraz podwykonawcami. Jednak specyfika tego systemu może zwiększać ryzyko pomyłek, zwłaszcza na początku przygody z CIS-em. Dlatego przedsiębiorcy powinny zwrócić szczególną uwagę na błędy, które przytrafiają się najczęściej. Dotyczą one głównie: błędów przy rejestracji, braku weryfikacji podwykonawcy, nieprawidłowych odliczeń, a także błędów związanych z dokumentacją. Niestety, takie pomyłki dają HMRC prawo do nakładania kar grzywny, dlatego należy się ich wystrzegać. Pod tym kątem najlepszym rozwiązaniem wydaje się współpraca ze specjalistami, którzy zadbają o wszystkie formalności związane z systemem CIS. Wszystkich przedsiębiorców zainteresowanych taką współpracą zapraszamy do skorzystania z oferty biura Lidertax.
Polski Księgowy w UK – Pytania i odpowiedzi:
Pytanie: Jakie są najczęściej popełniane błędy w systemie CIS w UK?
Odpowiedź: Najczęstsze błędy dotyczą trzech płaszczyzn związanych z systemem CIS, czyli: rejestracji, rozliczania transakcji lub prowadzenia dokumentacji. Czasami zdarzają się również problemy związane z brakiem realizowania niektórych obowiązków (np. weryfikacji statusu podwykonawców).
Pytanie: Co zrobić, aby uniknąć popełnienia opisanych błędów?
Odpowiedź: Jedynym sposobem jest dokładne poznanie wszystkich najważniejszych procedur oraz wymogów związanych z używaniem systemu CIS. Co prawda, nauka wszystkich tych aspektów z pewnością będzie czasochłonna. Jednak dobra znajomość systemu jest w tym przypadku kluczem do uniknięcia pomyłek.
Pytanie: Jaki jest najlepszy sposób na prawidłowe prowadzenie dokumentacji CIS?
Odpowiedź: Zdecydowanie największą pewność daje powierzenie takiej dokumentacji ekspertom. Przykładem jest współpraca z biurem Lidertax. Nasi specjaliści mają ogromne doświadczenie oraz praktyczne umiejętności związane z wypełnianiem formalności. Dlatego mogą oni zagwarantować kompleksowe wsparcie, w tym także pomoc w zakresie obsługi systemu CIS.