Coroczne wypełnianie formularzy oznaczonych symbolem P11D stało się tradycją wszystkich pracodawców. W okresie rozliczeniowym wspomniane formularze pozwalają na udokumentowanie tzw. benefits in kind, czyli świadczeń zapewnianych pracownikom. Niestety, wypełnianie druków P11D potrafi być naprawdę żmudne, a przy tym jest obciążone ryzykiem pomyłki. Dlatego od kilku lat alternatywą dla tego rozwiązania stał się tzw. payrolling. Na czym on polega i czy rzeczywiście jest to dobra alternatywa dla pracodawców?
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Payrolling – co to jest i na czym polega?
- Jak zarejestrować firmę do uczestnictwa w schemacie payrollingu?
- Jakie są największe wady i zalety payrollingu?
Czym jest i na czym polega payrolling?
We wstępie znalazła się informacja o tym, że payrolling to alternatywa metoda rozliczania świadczeń określanych jako benefits in kind. Dzięki niej pracodawca może zrezygnować z wymogu corocznego wypełniania formularzy oznaczonych jako P11D. Jest to jeden z kluczowych argumentów przemawiających za stosowaniem takiej metody.
Co ciekawe, idea wprowadzenia payrollingu już dawno temu widniała w planach HMRC. Jednak dobra okazja pojawiła się dopiero kilka lat temu, kiedy ogłoszono program rozliczeniowy online. To z kolei umożliwiło wprowadzenie payrollingu jako praktyczniejszej alternatywy dla formularzy P11D.
Na czym więc polega payrolling? Otóż ta metoda zakłada uwzględnienie wszystkich benefits in kind na liście firmowych płac. Dzięki temu zostaną one rozliczone już w momencie składania deklaracji podatkowej. Oczywiście wprowadzenie takiego schematu rozliczeniowego wiąże się z kilkoma poważnymi zmianami. Jednak w dłuższej perspektywie takie zmiany mogą być naprawdę korzystne.
Jedną z korzyści będzie uniknięcie problemów związanych z kodami podatkowymi, które są przypisane do poszczególnych pracowników. Takie kody mają pozwolić HMRC na łatwiejsze rozliczanie wszelkich zgłaszanych przychodów. Niestety, błąd w zapisie opisanych kodów może przyciągnąć uwagę HMRC i doprowadzić do interwencji urzędu. Tym samym payrolling również pod tym względem wydaje się lepszym rozwiązaniem.
Payrolling a obowiązek rejestracji do HMRC
Trzeba jednak pamiętać, że firma nie może ot tak wdrożyć schematu rozliczeniowego według zasad payrollingu. Jest to bowiem możliwe dopiero po wcześniejszej rejestracji w HMRC. Jak i kiedy należy jej dokonać?
Terminem granicznym jest w tym przypadku rejestracja do 5 kwietnia, czyli do dnia rozpoczęcia kolejnego roku podatkowego. Warto więc pamiętać o tym terminie przy podejmowaniu finalnej decyzji. Co istotne, po rejestracji nie trzeba już martwić się o kolejne terminy, ponieważ nowy schemat zakłada rozliczanie comiesięczne.
Teoretycznie HMRC może również wyrazić zgodę na rejestrację po przekroczeniu opisanego wyżej terminu. Jednak wtedy pracodawca nie będzie mógł skorzystać ze wszystkich korzyści wynikających z payrollingu. Dlatego należy przestrzegać opisanych ram czasowych.
Payrolling – wady i zalety
We wcześniejszych akapitach zostały wymienione najważniejsze zalety payrollingu. Dotyczą one przede wszystkim:
- braku konieczności corocznego wypełniania formularzy P11D
- możliwości uwzględnienia wszystkich wypłaconych świadczeń na liście firmowych płac
- oszczędności czasu i ograniczenia formalności przy przekazywaniu firmowych benefitów
Jednak niektórzy uważają, że payrolling ma także swoje wady. Według części pracodawców system payrollingu jest dość skomplikowany i przez to jego wdrożenie okazuje się czasochłonne. Czy takie obawy są uzasadnione?
Rzeczywiście stosowanie systemu payrollingu oznacza np. konieczność stałego wykonywania obliczeń podatkowych w razie zmiany wysokości poszczególnych świadczeń. To z pewnością będzie stanowić pewne utrudnienie dla księgowych. Ponadto każda firma musi po prostu oswoić się z tym schematem.
Niemniej doświadczenia pracodawców związane z opisywanym schematem rozliczeń są na ogół pozytywne. Owszem, początkowo przestawienie się na nowy system sprawia nieco kłopotów, ale później rozliczanie przebiega znacznie sprawniej. Jeżeli zatem firma może sobie pozwolić na wdrożenie payrollingu, naprawdę warto to przemyśleć.
Podsumowanie
Payrolling to alternatywny schemat rozliczania świadczeń, który pozwala na rezygnację z używania tradycyjnych formularzy P11D. Zamiast tego firma wykazuje wszystkie przekazane pracownikom środki na zwykłych listach płac. Dzięki temu rozliczanie takich należności przebiega szybciej i staje się bardziej praktyczne. Aby jednak móc skorzystać ze schematu payrollingu, firma musi najpierw zarejestrować się w systemie HMRC. Należy to zrobić do 5 kwietnia, czyli do początku nowego okresu rozliczeniowego. Co prawda, czasami późniejsza rejestracja również jest możliwa, ale wtedy firma traci niektóre benefity. Dlatego warto to zrobić w terminie. Jeżeli chodzi o samo wdrożenie payrollingu, początkowo nowy schemat może sprawiać problemy. Niemniej jednak ogólne odczucia pracodawców dotyczące tego schematu są dość pozytywne. Z tego względu po prostu warto go przetestować.
Nasza! strefa humoru 😉
