Making Tax Digital zmienia brytyjski system podatkowy gruntownie.
W pierwszej części tego przewodnika omówiliśmy podstawy – czym jest MTD, kogo dotyczy i jakie są trzy główne obowiązki. Jeśli jeszcze jej nie czytałeś – zacznij tam. W tej części przechodzimy do szczegółów, które w praktyce budzą najwięcej wątpliwości. Oprogramowanie, połączenia cyfrowe, kary punktowe, zwolnienia i agenci – to tematy, które często są źle rozumiane. Dlatego jako polski księgowy w UK przygotowaliśmy kolejne 10 konkretnych odpowiedzi.
Część materiału brzmi technicznie. Jednak każde z tych pytań ma realne konsekwencje dla Twojej działalności. Błędne założenia na etapie wdrożenia MTD mogą skończyć się karami finansowymi lub problemami z HMRC. Dlatego warto wiedzieć dokładnie, jak system działa – zanim wejdzie w życie.
Zaczynamy od oprogramowania. To fundament całego systemu Making Tax Digital.
Making Tax Digital – Spis treści
- Pytanie 11 – Czy mogę nadal korzystać z portalu online HMRC do składania zeznań?
- Pytanie 12 – Jakiego oprogramowania muszę używać w przypadku MTD?
- Pytanie 13 – Czy mogę nadal używać arkuszy kalkulacyjnych, np. Excela?
- Pytanie 14 – Co to są połączenia cyfrowe (digital links)?
- Pytanie 15 – Jak działa nowy system punktowy za spóźnienia?
- Pytanie 16 – Jakie kary grożą za brak ewidencji cyfrowej?
- Pytanie 17 – Kto może ubiegać się o zwolnienie z MTD?
- Pytanie 18 – Co jeśli prowadzę więcej niż jedną firmę?
- Pytanie 19 – Czy mogę mieć więcej niż jednego księgowego (agenta)?
- Pytanie 20 – Jakie są główne korzyści z przejścia na MTD?
MTD – Oprogramowanie i technologia
Pytanie 11 – Czy mogę nadal korzystać z portalu online HMRC do składania zeznań?
Nie. To jedna z najważniejszych zmian, którą wprowadza Making Tax Digital. Dotychczas wiele osób składało zeznania Self Assessment bezpośrednio przez stronę HMRC. Prosto, bez dodatkowego oprogramowania. Ten sposób działania znika dla wszystkich objętych MTD.
HMRC nie udostępni własnego portalu ani własnego darmowego narzędzia. Cały proces musi odbywać się przez kompatybilne oprogramowanie firm trzecich. Dobra wiadomość jest taka, że część zatwierdzonych przez HMRC rozwiązań jest całkowicie bezpłatna – m.in. QuickFile, TaxNav czy MyTaxDigital. Wybór zależy od skali działalności i indywidualnych potrzeb.
Pytanie 12 – Jakiego oprogramowania muszę używać w przypadku MTD?
Musisz korzystać z oprogramowania uznanego przez HMRC za kompatybilne. Oficjalna nazwa to functional compatible software. HMRC publikuje i regularnie aktualizuje listę zatwierdzonych dostawców na swojej stronie.
Co musi umieć takie oprogramowanie? Trzy rzeczy. Po pierwsze – przechowywać cyfrową ewidencję przychodów i wydatków. Po drugie – generować i wysyłać kwartalne aktualizacje bezpośrednio do HMRC. I w końcu po trzecie – umożliwiać złożenie Deklaracji Końcowej.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań. Popularne opcje to między innymi QuickBooks, Xero, FreeAgent czy Sage. Różnią się funkcjonalnością i ceną. Wybór zależy od skali działalności, liczby transakcji i tego, czy korzystasz z dodatkowych modułów jak fakturowanie czy payroll.
Jeśli nie wiesz, które oprogramowanie wybrać – to dobry moment na rozmowę ze specjalistą. W Lidertax pomagamy klientom dobrać narzędzie dopasowane do ich działalności. Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację.
Pytanie 13 – Czy mogę nadal używać arkuszy kalkulacyjnych, np. Excela?
Tak – ale pod ściśle określonymi warunkami.
Excel i inne arkusze kalkulacyjne są dopuszczalne w systemie Making Tax Digital. Jednak nie mogą działać samodzielnie. Musisz połączyć je z tzw. oprogramowaniem pomostowym (bridging software). To ono przesyła dane z arkusza bezpośrednio do HMRC.
Jak to wygląda w praktyce? Prowadzisz ewidencję w Excelu. Na koniec kwartału bridging software pobiera dane z arkusza i wysyła aktualizację do HMRC. Cały przepływ danych musi odbywać się cyfrowo – bez ręcznego przepisywania.
To rozwiązanie jest tańsze niż pełne oprogramowanie księgowe. Jednak wymaga dyscypliny i poprawnej konfiguracji połączeń między narzędziami. Dlatego warto skonsultować ten wariant z polskim księgowym w UK, zanim zdecydujesz się na takie podejście.
Pytanie 14 – Co to są połączenia cyfrowe (digital links)?
Digital links to jeden z kluczowych wymogów technicznych systemu MTD. I jeden z najczęściej źle rozumianych. Połączenie cyfrowe oznacza, że dane między różnymi programami muszą przesyłać się automatycznie – bez udziału człowieka w procesie transferu. HMRC wymaga, żeby każdy etap przepływu danych między ewidencją a systemem wysyłkowym był w pełni cyfrowy.
Co jest dozwolone? Eksport pliku z Excela i jego automatyczny import do bridging software. Połączenie API między dwoma programami. Automatyczna synchronizacja danych przez integrację systemów. Co jest niedozwolone? Ręczne przepisywanie liczb z jednego programu do drugiego. Kopiowanie i wklejanie danych między arkuszami lub systemami. Wprowadzanie danych z wydruku do oprogramowania wysyłkowego. W efekcie – jeśli Twój obecny proces księgowy opiera się na ręcznym przepisywaniu danych, musisz go zmienić przed wdrożeniem MTD. Im wcześniej to zrobisz, tym mniej stresu podczas przejścia na nowy system.
Making Tax Digital – Kary, zwolnienia i agenci
Pytanie 15 – Jak działa nowy system punktowy za spóźnienia?
Making Tax Digital wprowadza nowy, punktowy system karania za spóźnienia. Zastępuje on dotychczasowe automatyczne kary finansowe. Jest bardziej przewidywalny – ale wymaga zrozumienia, jak działa. Zasada jest prosta. Za każde spóźnione przesłanie dokumentu – kwartalnej aktualizacji lub Deklaracji Końcowej – otrzymujesz jeden punkt karny. Punkty kumulują się oddzielnie dla Income Tax i VAT. Przy raportowaniu kwartalnym próg wynosi 4 punkty. Po jego przekroczeniu HMRC nakłada karę £200. Za każde kolejne spóźnione zgłoszenie powyżej progu – kolejne £200. Nie ma górnego limitu.
Ważne – soft landing w roku 2026/27
HMRC ogłosiło istotne ułatwienie dla pierwszego roku MTD. W roku podatkowym 2026/27 punkty karne nie będą naliczane za spóźnione kwartalne aktualizacje. To celowa decyzja – HMRC daje podatnikom czas na adaptację do nowego systemu.
Jednak uwaga: zwolnienie dotyczy tylko kwartalnych aktualizacji w 2026/27. Deklaracja Końcowa i płatności podlegają normalnym zasadom. Nie traktuj tego jako przyzwolenia na niedbałość – punkty zaczną działać w pełni od roku 2027/28.
Kiedy wygasają punkty?
Punkty nie wygasają automatycznie po dwóch latach – przynajmniej nie gdy jesteś na progu. Żeby zresetować licznik do zera, musisz spełnić dwa warunki jednocześnie. Po pierwsze – złożyć terminowo kolejne cztery kwartalne aktualizacje. Po drugie – mieć złożone wszystkie zaległe dokumenty z poprzednich 24 miesięcy.
W praktyce jako polski księgowy w UK widzimy, że najlepszą strategią jest po prostu nieprzekraczanie terminów od samego początku. Soft landing to bufor bezpieczeństwa – nie zaproszenie do odkładania wszystkiego na później.
Pytanie 16 – Jakie kary grożą za brak ewidencji cyfrowej?
System punktowy dotyczy spóźnionych zgłoszeń. Jednak Making Tax Digital przewiduje osobne kary za nieprowadzenie właściwej ewidencji cyfrowej. To inny rodzaj naruszenia – i inne konsekwencje.
Brak ewidencji cyfrowej – £3 000, ale nie automatycznie
Jeśli HMRC stwierdzi, że nie prowadzisz adekwatnej ewidencji cyfrowej, nie dostaniesz kary od razu. Przy pierwszym naruszeniu HMRC zazwyczaj wydaje pisemne ostrzeżenie. Jednak w przypadku powtarzających się problemów może nałożyć karę do £3 000 za każdy rok podatkowy.
Co ważne – ta kara nie jest nakładana automatycznie. Dotyczy poważniejszych i uporczywych przypadków nieprzestrzegania wymogów. Jednak samo ostrzeżenie jest już sygnałem, że HMRC zwraca na Ciebie uwagę.
Przerywanie połączeń cyfrowych – £5–£15 dziennie
To osobna kategoria naruszenia. Jeśli ręcznie przepisujesz lub kopiujesz dane między systemami i w ten sposób przerywasz wymagane połączenia cyfrowe (digital links) – narażasz się na karę w wysokości £5–£15 za każdy dzień niezgodności. W praktyce oznacza to, że nawet niewielkie naruszenie, utrzymujące się przez kilka miesięcy, może szybko urosnąć do znaczącej kwoty.
Niekompatybilne oprogramowanie – do £400 za zeznanie
Jeśli złożysz zeznanie przez oprogramowanie, które nie jest zatwierdzone przez HMRC jako kompatybilne z MTD – grozi kara do £400 za każde takie zeznanie. Dotyczy to również arkuszy kalkulacyjnych bez właściwego bridging software.
Jak uniknąć tych kar?
Trzy zasady chronią Cię przed wszystkimi powyższymi karami. Po pierwsze – korzystaj wyłącznie z oprogramowania zatwierdzonego przez HMRC. Po drugie – nie przepisuj i nie kopiuj danych ręcznie między systemami. I w końcu po trzecie – prowadź ewidencję na bieżąco, nie zostawiaj jej na koniec kwartału. Jako polski księgowy w UK pomagamy klientom skonfigurować cały proces od pierwszego dnia. Dzięki temu ryzyko kar za ewidencję spada do minimum.
Pytanie 17 – Kto może ubiegać się o zwolnienie z MTD?
MTD nie jest obowiązkowe dla wszystkich. HMRC przewiduje dwie kategorie zwolnień – automatyczne i wymagające złożenia wniosku. To ważna różnica, którą warto znać.
Zwolnienia automatyczne – bez składania wniosku
Niektóre osoby są automatycznie wyłączone z MTD i nie muszą nic robić. Należą do nich między innymi:
- trustees – osoby zarządzające trustami charytatywnymi i niezarejestrowanymi funduszami emerytalnymi
- osoby bez numeru National Insurance przed wymaganym terminem
- opiekunowie zastępczy (foster carers) – dla tej części dochodów
- nierezydenccy artyści i sportowcy bez innych kwalifikowanych przychodów w UK
- osoby rozliczające dochody z Lloyd’s, ministrowie religii z określonymi źródłami dochodów
Zwolnienia na wniosek – digital exclusion
Jeśli nie możesz korzystać z oprogramowania cyfrowego z uzasadnionych przyczyn, możesz ubiegać się o zwolnienie na podstawie tzw. digital exclusion. HMRC akceptuje następujące powody:
- wiek lub niepełnosprawność – fizyczna lub psychiczna, uniemożliwiająca korzystanie z komputera
- brak dostępu do internetu – w miejscu zamieszkania lub prowadzenia działalności
- przekonania religijne sprzeczne z używaniem technologii cyfrowych
Co ważne – HMRC nie uzna zwolnienia tylko dlatego, że nie lubisz komputerów lub wolisz papierowe dokumenty. Bariera musi być realna i niemożliwa do obejścia.
Power of Attorney – stałe zwolnienie
Stałe zwolnienie z MTD przysługuje podatnikowi objętemu pełnomocnictwem (Power of Attorney) – czyli osobie, w imieniu której działa wyznaczony pełnomocnik. To ważna różnica – zwolnienie dotyczy osoby reprezentowanej, nie pełnomocnika.
Jak złożyć wniosek?
Wniosek składasz pisemnie lub telefonicznie do HMRC – przed datą, od której MTD Cię obejmuje. Możesz to zrobić samodzielnie lub przez księgowego. HMRC odpowiada zazwyczaj w ciągu 28 dni. W przypadku odmowy masz 30 dni na odwołanie.
Jeśli uważasz, że możesz kwalifikować się do zwolnienia – nie zakładaj tego bez weryfikacji. Jako biuro księgowe w Londynie pomagamy klientom prawidłowo ocenić sytuację i złożyć wniosek z odpowiednim uzasadnieniem.
Pytanie 18 – Co jeśli prowadzę więcej niż jedną firmę?
To pytanie dotyczy wielu naszych klientów – szczególnie osób łączących działalność gospodarczą z wynajmem nieruchomości.
Oddzielne aktualizacje – ale z ważnym ułatwieniem
W systemie Making Tax Digital każde źródło dochodu jest traktowane oddzielnie. Jednak HMRC wprowadza tu praktyczne ułatwienie, o którym wiele osób nie wie.
Jeśli prowadzisz więcej niż jedną działalność handlową jako sole trader, możesz złożyć jedną zbiorczą kwartalną aktualizację dla wszystkich tych działalności łącznie. Nie musisz składać osobnego raportu dla każdej z nich.
Inaczej wygląda sytuacja z wynajmem nieruchomości. Przychody z wynajmu wymagają osobnej kwartalnej aktualizacji – odrębnej od działalności handlowej.
Przykład z praktyki
Prowadzisz usługi budowlane i jednocześnie doradztwo jako sole trader. Do tego wynajmujesz mieszkanie. W każdym kwartale składasz dwie aktualizacje – jedną zbiorczą dla obu działalności handlowych i jedną dla wynajmu. Nie cztery, jak mogłoby się wydawać.
Deklaracja Końcowa – zawsze jedna
Niezależnie od liczby źródeł dochodu i liczby kwartalnych aktualizacji – Deklaracja Końcowa jest zawsze jedna. To tam łączysz wszystkie przychody, potwierdzasz dane i rozliczasz podatek za cały rok.
W efekcie im więcej źródeł dochodu, tym ważniejsza jest dobra organizacja ewidencji od samego początku. W Lidertax pomagamy klientom ustawić cały system tak, żeby kwartalne aktualizacje były rutynowym zadaniem – nie źródłem stresu.
Pytanie 19 – Czy mogę mieć więcej niż jednego księgowego (agenta)?
Tak. MTD wprowadza elastyczny system wielu agentów. To jedno z ważniejszych usprawnień, które HMRC wdrożyło przed startem systemu w 2026 roku.
W ramach tego systemu możesz wyznaczyć:
- jednego agenta głównego (main agent) – ma pełny dostęp do Twojego konta MTD. Obsługuje całość spraw podatkowych, w tym Deklarację Końcową, kalkulacje podatkowe i wszystkie źródła dochodu.
- jednego lub więcej agentów wspierających (supporting agents) – mają ograniczony dostęp. Mogą przesyłać kwartalne aktualizacje i zarządzać ewidencją działalności handlowej oraz wynajmu. Jednak nie mogą przeglądać dochodów spoza działalności, finalizować rocznego zeznania ani podglądać kalkulacji podatkowych.
Jak to działa w praktyce?
Przykład: bookkeeper prowadzi bieżącą ewidencję i składa kwartalne raporty jako agent wspierający. Natomiast księgowy jako agent główny zajmuje się rocznym planowaniem podatkowym i Deklaracją Końcową. Taki podział jest teraz w pełni możliwy i oficjalnie obsługiwany przez HMRC.
Ważna uwaga techniczna
Wyznaczenie nowego agenta wymaga ostrożności. Przypadkowe dodanie agenta wspierającego jako agenta głównego automatycznie odbiera dostęp dotychczasowemu agentowi głównemu – bez żadnego powiadomienia z HMRC. Dlatego każdą zmianę w autoryzacji agentów warto konsultować ze swoim głównym księgowym.
W Lidertax działamy zarówno jako agent główny, jak i agent wspierający – w zależności od potrzeb klienta. Jeśli masz już kogoś, kto prowadzi bieżącą księgowość, możemy przejąć obsługę MTD bez zakłócania dotychczasowej współpracy. Porozmawiaj z nami i ustalmy najlepszy podział zadań.
Pytanie 20 – Jakie są główne korzyści z przejścia na MTD?
Making Tax Digital bywa postrzegane wyłącznie jako kolejny obowiązek narzucony przez HMRC. Jednak warto spojrzeć na ten system z innej strony. Przy odpowiednim wdrożeniu przynosi realne korzyści dla codziennego prowadzenia firmy.
Mniej błędów, mniej problemów z HMRC
Ręczne przepisywanie danych to jedno z głównych źródeł pomyłek w rozliczeniach podatkowych. MTD eliminuje ten problem przez wymóg cyfrowych połączeń między systemami. Dane przepływają automatycznie – bez udziału człowieka w procesie transferu. W efekcie liczba błędów spada, a ryzyko kontroli HMRC maleje.
Bieżący wgląd w zobowiązania podatkowe
Roczny system Self Assessment dawał Ci jeden obraz finansów – raz w roku. MTD zmienia to fundamentalnie. Oprogramowanie na bieżąco szacuje Twoje zobowiązanie podatkowe po każdej kwartalnej aktualizacji. Dlatego wiesz przez cały rok, ile podatku będziesz winien HMRC. Unikasz nieprzyjemnych niespodzianek w lutym.
Lepsze planowanie przepływu gotówki
To bezpośrednia konsekwencja poprzedniej korzyści. Jeśli wiesz z wyprzedzeniem, ile zapłacisz – możesz lepiej zarządzać budżetem firmy. Odkładasz odpowiednie kwoty na bieżąco. Reagujesz na zmiany dochodów w trakcie roku, a nie dopiero po jego zakończeniu.
MTD jako narzędzie, nie tylko obowiązek
W efekcie Making Tax Digital – przy odpowiednim wsparciu – może stać się narzędziem, które poprawia Twoją sytuację finansową. Nie tylko spełnia wymogi HMRC, ale też pomaga prowadzić firmę mądrzej. Dodatkowo cyfrowa ewidencja ułatwia ubieganie się o kredyt hipoteczny czy leasing – masz przejrzyste, cyfrowe potwierdzenie swoich dochodów.
Podsumowanie i bezpłatna konsultacja
Making Tax Digital to nie tylko zmiana formularzy. To zmiana sposobu myślenia o codziennej księgowości. W tej części przewodnika omówiliśmy cztery kluczowe obszary, które w praktyce budzą najwięcej pytań.
Co warto zapamiętać?
Oprogramowanie – portal HMRC znika dla osób objętych MTD. Musisz korzystać z zatwierdzonego oprogramowania. Istnieją darmowe opcje – m.in. QuickFile, TaxNav i MyTaxDigital. Excel jest dopuszczalny, ale tylko z bridging software i zachowaniem cyfrowych połączeń.
Połączenia cyfrowe – ręczne przepisywanie i kopiowanie danych między systemami jest zakazane. Naruszenie kosztuje £5 dziennie przy pierwszym naruszeniu, £10 przy drugim i £15 przy kolejnych. Kara naliczana jest maksymalnie przez 100 dni. Nie jest automatyczna – wymaga wcześniejszego pisemnego ostrzeżenia od HMRC.
Kary – system punktowy jest bardziej przewidywalny niż poprzedni. Cztery spóźnione aktualizacje kwartalne to £200 kary. Brak ewidencji cyfrowej – do £3 000 za rok, ale przy pierwszym naruszeniu HMRC wydaje pisemne ostrzeżenie. Rok 2026/27 to soft landing dla kwartalnych raportów – punkty karne za spóźnione kwartalne aktualizacje nie będą naliczane. Od 2027/28 system działa w pełni.
Zwolnienia – są możliwe, ale wąskie. Bariera musi być realna i niemożliwa do obejścia. Wnioski składasz przed datą objęcia MTD – nie po. Część zwolnień jest automatyczna i nie wymaga składania wniosku.
Wielu agentów – możesz mieć jednego agenta głównego i kilku wspierających. Agent wspierający nie może jednak finalizować rocznego zeznania ani przeglądać dochodów spoza działalności. Zmiany w autoryzacji agentów wymagają ostrożności.
Trzy rzeczy do zrobienia już teraz
Po pierwsze – sprawdź, czy i od kiedy MTD Cię obejmuje. Porównaj swój łączny przychód brutto z progami: £50 000 od kwietnia 2026, £30 000 od kwietnia 2027.
Po drugie – oceń swój obecny system ewidencji. Czy jest cyfrowy? Czy spełnia wymogi digital links? Jeśli nie – czas na zmianę jest teraz, nie w marcu 2026.
Po trzecie – wybierz oprogramowanie i zacznij go używać przed obowiązkową datą. Nowe nawyki wymagają czasu. Pierwsze kwartalne zgłoszenie nie powinno być jednocześnie pierwszym kontaktem z nowym systemem.
Bezpłatna konsultacja z Lidertax – KLIK
W Lidertax pomagamy samozatrudnionym i landlordом przejść przez MTD bez chaosu. Jako polski księgowy w UK obsługujemy klientów w języku polskim i angielskim – od wyboru oprogramowania, przez ustawienie ewidencji, po kwartalne raporty i Deklarację Końcową.
Jeśli masz pytania o Making Tax Digital, nie wiesz od czego zacząć lub chcesz sprawdzić, czy Twoja obecna sytuacja jest pod kontrolą – umów się na bezpłatną konsultację z Lidertax. Porozmawiamy o Twojej sytuacji i wskażemy kolejne kroki.
Część 3 tego przewodnika będzie dotyczyć rejestracji do MTD, przygotowania do pierwszego raportu kwartalnego i najczęstszych błędów przy wdrożeniu.
