Wszyscy przedsiębiorcy w Anglii prowadzący swój biznes w postaci małego czy też dużego przedsiębiorstwa muszą przestrzegać brytyjskiego prawa o ochronie danych osobowych. W Wielkiej Brytanii głównym organem sprawującym władzę nad ochroną danych osobowych w firmie jest Biuro Komisarza ds. Informacji, czyli w skrócie ICO.
Co oznacza skrót ICO?
Cały nasz współczesny świat oparty jest na danych, każda transakcja czy przeglądanie stron w internecie wiąże się z udostępnianiem danych osobowych. Za każdym razem, gdy robisz zakupy on-line czy sprzedajesz towary lub usługi udostępniasz swoje dane takie jak imię, nazwisko, adres czy data urodzenia. Jednak czy aby na pewno twoje dane są bezpieczne? Wszystkie one powinny być wykorzystane w sposób prawidłowy, nie łamiąc prawa oraz nie naruszając dóbr osobistych danej osoby. W dzisiejszych czasach warto wiedzieć, do czego firmy przetwarzają nasze dane osobowe. Jak wykorzystują dane, aby kierować do nas specjalne reklamy na przykład w mediach społecznościowych.
Co to jest ICO w Wielkiej Brytanii?
ICO to nic innego jak organ regulujący, w jaki sposób należy przechowywać dane w firmie. Dotyczy to wrażliwych danych kontrahentów, pracowników oraz klientów firmy. Co roku ICO rozpatruje wnioski zgłoszone w sprawie naruszeń ustawy o ochronie danych osobowych w firmie. Głównym zadaniem ICO jest wdrażanie takich rozwiązań, które w znacznym stopniu pomogą zapobiec temu, aby cenne dane nie wpadały w niepowołane ręce.
Kto i na jakich zasadach musi opłacić ICO?
W Wielkiej Brytanii zbiór danych należy zgłosić na stronie ICO. Wypełniamy stosowny formularz i wysyłamy na dany adres mail Biura Komisarza ds. Informacji. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która jest administratorem danych, powinna uiścić odpowiednią opłatę. Wysokość opłaty uzależniona jest od obrotów firmy, ilości zatrudnionych pracowników oraz czy jest organem publicznym. Wysokość opłaty zaczyna się od 40 do 60 funtów w przypadku małych i średnich firm. Natomiast przedsiębiorstwa zatrudniające dużą liczbę osób oraz osiągające znaczne dochody mogą płacić kwoty nawet sięgające 2900 GBP. Opłata za ochronę danych osobowych jest procesem administracyjnym. Niesie za sobą sporą odpowiedzialność, a nie opłacanie ICO może wiązać się z karami pieniężnymi.
Czy ty jest zwolniony z ICO?
Z obowiązku rejestracji danych osobowych w firmie a tym samy opłat za ICO zwolnieni są wszyscy administratorzy danych w przypadkach wskazanych w art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych.
Więc nie musisz rejestrować zbioru danych ani opłacać ICO, jeśli przetwarzasz dane tylko do takich celów jak:
- reklama, PR lub marketing na własne potrzeby,
- zarządzanie kadrami i płacami w firmie,
- rachunkowość i archiwizowanie jej,
- wykorzystanie danych w rejestrach publicznych
Z takiego obowiązku zwolnione są również niektóre organizacje non-profit, jak również administratorzy, którzy nie przetwarzają danych osobowych na komputerze. Jednak zawsze powinniśmy sprawdzić i upewnić się, czy przysługuje nam zwolnienie z obowiązku opłaty ICO.
Czy aby uzyskać CCTV, trzeba zarejestrować się w ICO?
Prowadzisz firmę w lokalu lub swoim domu i zamierzasz zainstalować system CCTV, lub też inną podobną technologię? Ponieważ system CCTV obejmuje przechowywanie nagrań, kamerę oraz całą resztę powiązanych sprzętów musisz pamiętać o tym, że Biuro Rzecznika Informacji reguluje oraz jest w stanie wyegzekwować ogólne rozporządzenie o ochronie danych.
Zatem jeśli twój system CCTV jest w stanie nagrać osoby spoza granicy twojej prywatnej posesji. Między innymi przestrzeni publicznej czy też ogrodów i posesji sąsiadów wtedy RODO jak najbardziej będzie miało do ciebie zastosowanie. Jeśli natomiast nie zastosujesz się do przepisów o ochronie danych osobowych, możesz podlegać odpowiednim działaniom prawnym tak samo ze strony ICO, jak i osób prywatnych.
Do czego potrzebny Ci system CCTV?
Twoja firma znajduje się w domu mieszkalnym lub tez wynajmujesz niewielki lokal? Chciałbyś, aby teren przed posesją, w tym także parking były nagrywane przez całą dobę? Jak zatem ustawić CCTV, aby w jak najmniejszym stopniu zminimalizować naruszanie prywatności przypadkowych osób?
Warto poinformować osoby, że posiadamy taki system nagrywający. Dodatkowo powinieneś umieścić zawiadomienie, że Twoja posesja i sąsiadujące z nią tereny są nagrywane przez system CCTV. Warto także upewnić się, że wszystkie informacje gromadzone przez system CCTV nie są wykorzystywane do innych celów niż tylko ochrona twojej własności.
Informacji nagranych przez system nie należy przechowywać dłużej, niż jest to konieczne. Dodatkowo nie wolno udostępniać nagrań na portalach społecznościowych, co może wiązać się z karą grzywny za udostępnianie danych osób prywatnych.
Czym jest ochrona danych osobowych w firmie?
Prowadząc działalność gospodarczą i zatrudniając pracowników jako właściciel firmy, musisz pamiętać o ważnej rzeczy. Wszystkie dane na temat twoich pracowników, kontrahentów czy te klientów powinny być przez ciebie przechowywanie w specjalny sposób. Ochrona danych osobowych to przede wszystkim właściwe oraz uczciwe wykorzystanie informacji o ludziach. Dzięki czemu zbudujesz zaufanie między ludźmi a firmą.
Prawo o ochronie danych osobowych w firmie ma zastosowanie do każdorazowego przetwarzania danych osobowych przez firmy i organizacje niezależnie od ich wielkości. Jeśli zatem masz informacje o osobach do celów biznesowych oraz innych niż domowe musisz zadbać o ich bezpieczne przechowywanie.
Ochrona danych osobowych ale jakich?
Wszystkie dane umożliwiające zidentyfikowanie żyjącej osoby fizycznej to właśnie dane osobowe. Może to być nasz partner, rodzic, kontrahent, klient czy też funkcjonariusz. Wszelkie informacje, dzięki którym możemy zidentyfikować tożsamość danej osoby to dane osobowe. Czyli między innymi imię i nazwisko, adres, adres mail, numer telefonu czy też identyfikator plików cookie.
Angielskie „RODO” zapewnia obywatelom ochronę danych osobowych niezależnie od technik i technologii użytych do ich przetwarzania.
Rola ICO i ochrona danych osobowych w Wielkiej Brytanii.
Instytucja ta odpowiada za regulowanie ochrony danych, oferuje wskazówki oraz porady dla firm, oraz osób prywatnych. Rozpatruje wszelkiego rodzaju skargi dotyczące naruszeń związanych z ochroną danych osobowych. Monitoruje zgodność przechowywania i ochrony danych osobowych oraz podejmuje działania w przypadku nieopłacania składek za przechowywanie danych osobowych.
Reasumując, jesteś właścicielem firmy, przechowujesz dane osobowe swoich klientów, kontrahentów czy pracowników musisz pamiętać o tym, aby pod żadnym pozorem nie wpadły one w niepowołane ręce. W związku z tym w zależności od prowadzonej działalności możesz podlegać opłacie za przechowywanie zbiorów danych osobowych. Wysokość takiej opłaty uzależniona będzie od obrotów twojego przedsiębiorstwa, a także od ilości zatrudnionych pracowników. Kwoty zaczynają się od 40 funtów, aż do 2900 GBP w przypadku firm zatrudniających dużą liczbę pracowników oraz osiągających bardzo wysokie przychody.
Dbanie o dobry wizerunek firmy to dbałość o wszystkie poufne informacje o klientach, jak również budowanie z ludźmi pozytywnych relacji. Taka dbałość o szczegóły może zaoszczędzić nam płacenia niepotrzebnych kar finansowych. Które mogą zostać nałożone na nas za nie przestrzeganie norm prawnych związanych z ochroną danych osobowych.
