Brytyjscy przedsiębiorcy przez lata korzystali z możliwości swobodnego zatrudniania pracowników zagranicznych. Taką możliwość zapewniały im bowiem obowiązujące regulacje prawne w zakresie swobodnego przepływu dóbr i usług w Unii Europejskiej. Jednak wszystko zmieniło się wraz z Brexitem, kiedy to Brytyjczycy opowiedzieli się za opuszczeniem struktur UE. Na skutek tej decyzji Wielka Brytania utraciła prawo do korzystania ze wspomnianych procedur. W efekcie rząd brytyjski musiał opracować nowe regulacje dotyczące podejmowania pracy przez obcokrajowców. Zostały one wprowadzone w życie wraz z zakończeniem tzw. okresu przejściowego. Obiektywnie trzeba przyznać, że te przepisy bardzo mocno skomplikowały kwestię zatrudniania zagranicznych pracowników. Dziś brytyjskie firmy mogą skorzystać z takiej opcji tylko pod warunkiem uzyskania tzw. licencji sponsorskiej – certificate of sponsorship. W tym tekście przedstawimy najważniejsze informacje na temat tej licencji oraz procedur związanych z jej wydaniem. Zapraszamy do lektury.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Czym jest licencja sponsorska pracownika?
- Jakie są najważniejsze obowiązki pracodawcy, który uzyskał licencję sponsorską?
- Jakie wymagania musi spełnić pracodawca, aby otrzymać licencję sponsorską?
- Co należy zrobić, aby otrzymać licencję sponsorską?
- Ile kosztuje uzyskanie licencji sponsorskiej i jak długo trzeba będzie na nią czekać?
Czym jest certificate of sponsorship, czyli licencja sponsorska?
Zacznijmy od kwestii najważniejszej, czyli opisania samego dokumentu. Licencja sponsorska jest oficjalnym urzędowym dokumentem, który zezwala danemu brytyjskiemu pracodawcy na zatrudnienie zagranicznego pracownika.
Co istotne, wydanie licencji sponsorskiej jest niezbędne do tego, aby pracownik mógł otrzymać pozwolenie na pracę. Wydawanie takich pozwoleń było zdecydowanie łatwiejsze w momencie, gdy Wielka Brytania należała jeszcze do struktur UE. Wtedy zagraniczni pracownicy korzystali z uproszczonej procedury. Jednak teraz uzyskanie czasowego pozwolenia na pracę wymaga między innymi wspomnianego dokumentu od pracodawcy.
Jakie są obowiązki pracodawcy jako posiadacza licencji sponsorskiej?
Uzyskanie licencji sponsorskiej nakłada na pracodawcę określone obowiązki. Przede wszystkim taki pracodawca musi mieć pewność, że zatrudniany pracownik spełnia kryteria wymagane do wydania licencji.
O jakich kryteriach mowa? Jednym z nich jest posiadanie ściśle określonych kwalifikacji, które są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Jeżeli więc ktoś poszukuje np. operatora maszyn, zatrudniany pracownik musi dysponować stosownymi uprawnieniami. Oprócz tego zatrudniany pracownik powinien płynnie posługiwać się językiem angielskim.
Już po zatrudnieniu takiej osoby kolejnym obowiązkiem pracodawcy staje się prowadzenie ewidencji związanej z zatrudnionym pracownikiem. Taka ewidencja powinna obejmować wszystkie najważniejsze informacje związane z zatrudnieniem danej osoby. Będą to między innymi: dane osobowe, miejsce zamieszkania, liczba przepracowanych godzin oraz numer NIN.
Ponadto każdy posiadacz licencji sponsorskiej musi regularnie składać raporty do organów kontrolnych. W tym przypadku organem kontrolnym jest Home Office. Pracodawca musi zatem przekazywać informacje o tym, jak przebiega ścieżka kariery zatrudnionego pracownika.
Jakie wymagania musi spełnić pracodawca, aby uzyskać licencję?
Wiadomo już, że przyznanie licencji sponsorskiej nakłada na pracodawcę określone obowiązki. Jednak w pierwszej kolejności sam pracodawca musi zadbać o uzyskanie takiej licencji. To z kolei wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych wymagań. O czym więc trzeba pamiętać?
Po pierwsze, licencję sponsorską mogą uzyskać praktycznie tylko firmy. W bardzo nielicznych przypadkach taka możliwość będzie dostępna również dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność. Jednak nie ulega wątpliwości, że firmy stoją w tym przypadku na lepszej pozycji.
Po drugie, siedziba danej firmy musi znajdować się na terytorium Wielkiej Brytanii. W innym wypadku Home Office uzna, że konkretna firma nie powinna sprowadzać pracowników spoza UK.
Po trzecie, firma musi działać w granicach prawa i prowadzić działalność zgodną z aktualnymi regulacjami. Oznacza to, iż każde naruszenie obowiązujących procedur może utrudnić uzyskanie licencji sponsorskiej.
Po czwarte, Home Office może poprosić o okazanie określonej dokumentacji i przeprowadzić dodatkową kontrolę. Wszystko po to, aby upewnić się, że dany pracodawca wywiąże się ze wspomnianych wyżej obowiązków. Dlatego przy składaniu wniosku o licencję sponsorską firma musi liczyć się z dodatkowymi kontrolami ze strony organów administracyjnych. Na wniosek urzędników przedstawiciele firmy będą musieli przedstawić wskazane dokumenty.
Licencję sponsorska – co należy zrobić, aby otrzymać?
Jeżeli pracodawca jest przekonany, że faktycznie spełnia określone wyżej wymagania, może przejść do kolejnego kroku. Będzie nim wypełnienie formalności związanych z uzyskaniem licencji sponsorskiej. O jakich formalnościach mowa?
Podstawowym wymogiem będzie oczywiście złożenie samego wniosku o przyznanie licencji sponsorskiej. Wniosek taki można złożyć drogą elektroniczną. Do składanego wniosku należy także dołączyć kilka dokumentów, które potwierdzają, że firma faktycznie działa w UK. Przed wysłaniem takich dokumentów warto również skontaktować się z Home Office. Urzędnicy mogą bowiem poprosić o okazanie dodatkowych dokumentów. Dlatego wcześniejszy kontakt z urzędem pozwoli na szybsze przygotowanie wszystkich wymaganych papierów.
O jakie dokumenty zazwyczaj prosi Home Office? Ich wykaz nie jest stały i zależy między innymi od branży oraz indywidualnej charakterystyki firmy. Z drugiej strony można wskazać na pewne dokumenty, które dość często pojawiają się w takim wykazie. Są to między innymi:
- numer PAYE;
- numer rachunku bankowego wraz z aktualnym wyciągiem z konta;
- dokument potwierdzający posiadanie lub wynajem lokalu będącego siedzibą firmy;
- numer posiadanego ubezpieczenia pracodawcy;
- aktualne raporty lub sprawozdania finansowe.
Do tego w wielu przypadkach pojawiają się także dokumenty uzupełniające. Taki wykaz zależy już w głównej mierze od urzędników Home Office.Toteż naprawdę warto skontaktować się z nimi jeszcze przed rozpoczęciem całej procedury.
Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie licencji sponsorskiej?
Załóżmy teraz, że dana firma spełnia wszystkie wymagania związane z przyznaniem licencji sponsorskiej. Jeśli Home Office nie będzie mieć zastrzeżeń do przekazanej dokumentacji, organ wyda pozytywną decyzję dotyczącą licencji. W tym momencie firma będzie musiała zapłacić za jej wydanie. O jakich kwotach mowa?
Zasadniczo istnieją dwie stawki dotyczące opłaty za wydanie licencji sponsorskiej. Pierwszą z nich jest kwota 1476 funtów, czyli podstawowa opłata dla dużych i średnich firm. Natomiast pomniejszona stawka wynosi 536 funtów, ale ona jest z kolei zarezerwowana wyłącznie dla małych firm.
Na podstawie jakich kryteriów dana firma zostanie określona jako mała lub duża? Istotne znaczenie mają tutaj między innymi: liczba zatrudnianych pracowników, wysokość osiąganych dochodów oraz posiadany kapitał. Graniczne limity w przypadku tych kwestii wynoszą odpowiednio:
- 10,2 miliony funtów w przypadku rocznego obrotu;
- posiadane aktywa o wartości 5,1 miliona funtów;
- zatrudnianie 50 pracowników.
Przekroczenie podanych wartości sprawi, że firma zostanie uznana za średnie albo duże przedsiębiorstwo. Wtedy przyznanie licencji sponsorskiej będzie objęte wyższą stawką. W innym wypadku firma rzeczywiście będzie mogła skorzystać z prawa do uiszczenia niższej opłaty.
Jeżeli chodzi o czas oczekiwania, decyzja powinna zostać podjęta w ciągu 8 tygodni. Jest to maksymalny czas na wydanie decyzji dotyczącej przyznania licencji. Warto również dodać, że Home Office umożliwia złożenie wniosku o wydanie licencji w trybie priorytetowym. Za taką procedurę trzeba zapłacić dodatkowe 500 funtów. Jednak wtedy decyzja powinna zostać wydana maksymalnie w ciągu 10 dni roboczych.
Czym jest ocena (rating) sponsora?
W momencie zaakceptowania złożonego wniosku dana firma automatycznie uzyskuje rating „A”. Taka ocena oznacza, iż firma spełnia wszelkie kryteria oraz wymagania związane z pełnieniem funkcji sponsora.
Jeżeli jednak z czasem Home Office stwierdzi, że firma nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, może obniżyć jej rating. Obniżony rating będzie wyrażony poprzez przyznanie noty „B”. Jednocześnie Home Office wraz z obniżeniem noty przekaże firmie określony plan działania. Ma on umożliwić usunięcie nieprawidłowości i odzyskanie noty „A”.
Przekazany plan musi zostać wdrożony w określonym terminie. Jeżeli firma rzeczywiście wdroży w życie wskazane zalecenia, Home Office ponownie przyzna jej notę „A”. Wówczas wystarczy już tylko zadbać o przestrzeganie wprowadzonych zmian. Jednakże w innym wypadku Home Office może nawet cofnąć wydaną wcześniej licencję. Dlatego wszelkich zaleceń ze strony Home Office nie można zignorować.
Licencja sponsorska – podsumowanie
Brexit wprowadził bardzo istotne zmiany pod względem zatrudniania zagranicznych pracowników. Teraz każdy brytyjski pracodawca musi spełnić określone wymagania, aby móc legalnie zatrudnić osobę spoza UK. Podstawowym wymaganiem będzie posiadanie certificate of sponsorship, czyli licencji sponsorskiej. Ten dokument umożliwi pracownikowi uzyskanie zezwolenia na pracę na terenie UK. Aby uzyskać taką licencję, pracodawca musi złożyć do Home Office stosowny wniosek wraz z kompletem dokumentów. Jeżeli decyzja będzie pozytywna, gotowa licencja zostanie wydana w ciągu 8 tygodni. Dopiero po jej uzyskaniu pracodawca będzie mógł przejść do realizowania kolejnych formalności związanych z zatrudnianiem zagranicznego pracownika.
