Ostatnie artykuły na blogu Lidertax są poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z uzyskaniem oraz późniejszym wykorzystaniem licencji sponsorskiej. W naszym poprzednim tekście – TU szczegółowo opisaliśmy procedurę uzyskania tej licencji w zakresie rekrutacji wykwalifikowanych pracowników. Tam też wspomnieliśmy o tym, że uzyskanie opisywanej licencji wymaga spełnienia określonych warunków. Co istotne, jeden z nich dotyczy struktury organizacyjnej w firmie. Aktualne przepisy wskazują między innymi na tzw. Key Personel, czyli osoby odpowiedzialne za nadzorowanie ściśle określonych procedur. Jakie są obowiązki takich osób i kto w zasadzie tworzy Key Personel? Na te pytania odpowiemy w niniejszym tekście. Zapraszamy do lektury.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Dlaczego Key Personel odgrywa tak ważną rolę w opisywanym systemie?
- Jakie osoby powinny tworzyć Key Personel w każdej firmie?
- Kim jest Authorising Officer?
- Kim jest Key Contact?
- Kim jest Level 1 lub Level 2 User?
- Jakie wymaganie muszą spełnić kandydaci na objęcie opisanych stanowisk?
Dlaczego firma musi spełnić wymagania dotyczące Key Personel w procesie uzyskania licencji sponsorskiej?
Jak już wielokrotnie wspominaliśmy, słynny Brexit bardzo mocno skomplikował zasady związane z zatrudnianiem zagranicznych pracowników w UK. Kiedyś brytyjscy pracodawcy mogli po prostu korzystać z unijnych regulacji w zakresie swobodnego zatrudniania obcokrajowców. Jednak zmiana systemu prawnego wymagała stworzenia zupełnie nowych procedur. To z kolei doprowadziło między innymi do powstania tzw. systemu SMS – Sponsorship Management System.
System SMS ma na celu szeroko rozumiane zarządzanie i nadzorowanie procedur związanych z licencjami sponsorskimi. Z tego względu wymogiem stawianym przed firmami jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę oraz nadzorowanie tego systemu. Takie osoby zostały zresztą określone właśnie jako Key Personel.
Innymi słowy, Key Personel to osoby odpowiedzialne za nadzorowanie poszczególnych procedur w ramach systemu SMS. Każdy pracodawca musi zadbać o to, aby wyznaczyć w swojej firmie taki personel. Będzie to warunkiem niezbędnym do otrzymania licencji sponsorskiej.
Jakie osoby powinny tworzyć opisywany Key Personel?
Aktualne regulacje prawne precyzują dokładną strukturę personelu odpowiadającego za obsługę systemu SMS. Wszyscy pracodawcy powinni dokładnie zapoznać się z tymi wymaganiami, aby wiedzieć, jakie osoby będą im potrzebne.
Dokładny zakres obowiązków takiego personelu zostanie przedstawiony w kolejnych akapitach. Jeśli jednak chodzi o wykaz personelu, tworzą go przede wszystkim: Authorising Officer, Key Contact oraz użytkownik poziomu 1 lub 2.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że opisana tytulatura może budzić wątpliwości. Toteż teraz pokrótce wyjaśnimy, jaką rolę odgrywają poszczególne osoby.
Authorising Officer, czyli zarządca autoryzujący
Organ określany jako Authorising Officer stoi zdecydowanie najwyżej w całym tym systemie. Jest to kluczowa osoba odpowiedzialna między innymi za szeroko pojęte zarządzanie rekrutacją osób spoza UK. Jego rola jest na tyle istotna, że brak authorising oficera może skutkować nawet utratą lub zawieszeniem posiadanej licencji!
Authorising Officer odpowiada za cały szereg ważnych procedur związanych z zatrudnianiem pracowników spoza UK. To taka osoba musi zadbać między innymi o prawidłowe wypełnienie wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem obcokrajowca. Co więcej, osoba na tym stanowisku częściowo odpowiada także za kontakt z urzędnikami, którzy przyznali firmie licencję sponsorską.
To wszystko sprawia, że stanowisko Authorising Officer powinna objąć osoba postawiona wysoko w strukturach firmy. Może to być np. manager lub kierownik danego przedsiębiorstwa.
Co ciekawe, pomimo swojej istotnej roli, Authorising Officer nie ma bezpośredniego dostępu do platformy SMS. Wprowadzanie fizycznych zmian w systemie należy bowiem do kompetencji innego pracownika (Level 1 User). Jeżeli jednak zajdzie taka potrzeba, można nadać takiej osobie status, który pozwoli na dostęp do systemu. Wtedy Authorising Officer będzie jednocześnie pełnić funkcję np. Level 1 User.
Key Contact, czyli główny pracownik kontaktowy
Przy opisywaniu wcześniejszego stanowiska wspomnieliśmy o tym, że Authorising Officer może utrzymywać kontakt z urzędnikami. Jednak nie jest to jego główne zadanie. Taka rola w największym stopniu spada bowiem na barki osoby, która funkcjonuje w systemie SMS jako Key Contact.
Zadania takiego pracownika dotyczą dwóch podstawowych kwestii. Pierwszą z nich jest oczywiście szeroko rozumiane utrzymywanie kontaktu z urzędnikami Home Office. Natomiast drugą kwestią jest wymiana dokumentacji związanej z licencją sponsorską.
To stanowisko można więc podsumować w bardzo prosty sposób. Jeżeli urzędnicy będą mieli jakieś pytania lub będą potrzebować dokumentów, Key Contact powinien zadbać o sprawne przekazanie informacji. Warto więc zadbać o to, aby osoba na tym stanowisko charakteryzowała się wysokim poziomem responsywności.
Uzyskania licencji sponsorskiej – Level 1 lub Level 2 User na czym polega to stanowisko?
Zarówno Authorising Officer, jak i Key Contact to stanowiska obarczone istotnymi obowiązkami. Jednak takie osoby wcale nie muszą mieć bezpośredniego dostępu do systemu SMS. To oznacza, że wprowadzanie zmian leży w zakresie obowiązków innego pracownika. W tym systemie są za to odpowiedzialne osoby określane mianem Level 1 lub Level 2 User.
Takie osoby wykonują wszystkie formalne czynności związane z wprowadzaniem danych bezpośrednio do systemu SMS.
Główną rolę w tym procesie odgrywa Level 1 User. Dlatego już w momencie składania wniosku o przyznanie licencji sponsorskiej firma musi wyznaczyć konkretną osobę na to stanowisko.
Level 1 User będzie uzupełniać dokumentację online oraz składać niezbędne raporty. Zakres jego obowiązków obejmuje między innymi:
- składanie raportów na temat aktywności zawodowej zatrudnionych cudzoziemców;
- zgłaszanie zmian w zakresie działalności firmy lub jej danych kontaktowych;
- składanie wniosków związanych z licencją sponsorską (np. przyznanie dodatkowej licencji lub wydłużenie terminu jej ważności);
- sprawdzanie poprawności oraz aktualności informacji na temat pracowników, a także personelu firmy;
- śledzenie nowych komunikatów dotyczących licencji sponsorskiej.
Pod tym względem Level 2 User ma ograniczone kompetencje. Jego zadanie polega tylko na składaniu wspomnianych raportów i wprowadzaniu podstawowych danych. Toteż Level 2 User może jedynie uzupełniać pracę wykonywaną przez opisanego wyżej pracownika. Należy więc zapamiętać, że w tym systemie to Level 1 User odgrywa kluczową rolę.
Jakie wymagania muszą spełniać osoby na opisanych stanowiskach?
Jak widać, podział obowiązków na przedstawionych stanowiskach jest bardzo klarowny. Jednak w tym miejscu należy wspomnieć o jeszcze jednej istotnej kwestii. Mianowicie każda osoba z tzw. Key Personel musi spełnić określone wymagania, aby legalnie objąć to stanowisko. W przeciwnym razie urzędnicy mogą zakwestionować obecność danej osoby na wykazie personelu.
Czego dotyczą więc te wymagania? Po pierwsze, każdy członek Key Personel musi na stałe przebywać w UK. Jest to absolutnie fundamentalny wymóg. Po drugie, nominowany pracownik nie może być skazany prawomocnym wyrokiem. Co ciekawe, taki wymóg utrzymuje się nawet po zaakceptowaniu danego pracownika. Jeżeli więc ktoś zostanie skazany już po objęciu funkcji, konieczne będzie wyznaczenie nowej osoby na to stanowisko.
Jeżeli chodzi o Authorising Officera, taka osoba musi być zatrudniona w strukturach danej firmy. Identyczny wymóg dotyczy osoby na stanowisku Level 1 User. Jeżeli chodzi o pozostały Key Personel, firma może postawić na outsourcing usług i wybrać np. swojego współpracownika finansowego. Należy jednak pamiętać, że taka osoba również musi spełniać wszystkie opisane wymagania.
Uzyskania licencji sponsorskiej Key Personel – podsumowanie
Key Personel to zespół pracowników odpowiedzialnych za koordynowanie procedur związanych z uzyskiwaniem i wykorzystywaniem licencji sponsorskiej. Firma musi stworzyć taki personel już w momencie składania wniosku o uzyskanie wspomnianej licencji. Cały Key Personel obejmuje kilka istotnych stanowisk. Najważniejszą rolę w tej hierarchii pełni Authorising Officer, który musi być przedstawicielem danej firmy. Oprócz niego w zespole znajduje się także Key Contact, czyli pracownik odpowiedzialny za kontakt i wymianę dokumentacji z urzędnikami. Natomiast Level 1 lub Level 2 User odpowiada za wprowadzanie informacji do systemu SMS oraz ich aktualizowanie. Co istotne, każda z tych osób musi spełniać określone wymagania. Dotyczą one między innymi kwestii przebywania w Wielkiej Brytanii oraz posiadania statusu osoby niekaranej. Złamanie tych zasad może skutkować koniecznością odwołania danej osoby ze stanowiska.
Nasze biura ściśle współpracują z wyspecjalizowaną w prawie imigracyjnym kancelarią, która w kompleksowy sposób zajmie się Twoimi sprawami związanymi z legalnym pobytem i pracą na terenie UK – potrzebujesz konsultacji w tym temacie – KLIK.
