Dokumentacja skarbowa jest niezwykle istotna w każdym kraju. To na jej podstawie osoby zatrudnione mogą rozliczyć swoje dochody oraz przedstawić źródło ich uzyskania. Dlatego też wszelkie dokumenty tego typu mają istotne znaczenie dla pracowników. Oczywiście w Wielkiej Brytanii istnieje wiele takich dokumentów. Jednym z nich jest formularz oznaczony symbolem P45. Jest on istotny przede wszystkim dla osób, które planują poważne zmiany w swojej sytuacji zawodowej. Zatem jaką rolę odgrywa ten dokument? Jakie informacje zawiera formularz P45 i dla kogo będzie on szczególnie istotny? Odpowiedzi na te pytania można znaleźć w poniższym tekście, który stanowi kompendium wiedzy na temat dokumentu P45. Serdecznie zapraszamy do lektury.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Dokument P45 – co to jest i kiedy można go otrzymać?
- Jaka jest najważniejsza różnica pomiędzy formularzem P45 i formularzem P60?
- Jakie informacje muszą znaleźć się na formularzu P45?
- Z czego składa się formularz P45 i jakie są jego najważniejsze części?
- W jakich nietypowych sytuacjach pracownik powinien uzyskać formularz P45?
- W jaki sposób sam pracownik może wykorzystać uzyskany dokument P45?
- Czym grozi brak formularza P45 i co należy zrobić w takiej sytuacji?
Czym jest dokument P45 i kiedy można go otrzymać?
W pierwszej kolejności skupimy się na dokładnym omówieniu podstaw, czyli w tym przypadku samego dokumentu. Formularz P45 to jeden z dokumentów związanych z zatrudnieniem na terytorium Wielkiej Brytanii. Taki dokument może więc zostać wydany pracownikowi przez pracodawcę. Kiedy jednak do tego dochodzi?
Zasadniczo formularz P45 jest wydawany pracownikowi w sytuacji, kiedy ten odchodzi z pracy jeszcze przed końcem roku podatkowego. Dokument ten pełni funkcję wykazu dochodów wypracowanych przez danego pracownika. Oczywiście są to dochody w okresie od początku roku podatkowego aż do momentu odejścia z pracy.
To właśnie pod tym względem dokument P45 różni się od innych formularzy wydawanych pracownikom. Zazwyczaj osoby zatrudnione w UK otrzymują regularne payslips, czyli wycinki z dochodami osiągniętymi w danym okresie. Natomiast na koniec roku podatkowego pracodawca przekazuje swoim pracownikom obszerny raport z ich dochodami (P60). Formularz P45 można więc zastosować wyłącznie wtedy, kiedy pracownik odejdzie z firmy jeszcze przed końcem roku podatkowego.
Czym różni się dokument P45 od formularza P60?
Praktycznie w każdym tekście poświęconym dokumentowi P45 pojawiają się również wzmianki o innym formularzu. Jest nim dokument oznaczony symbolem P60. Co warto o nim wiedzieć i w jaki sposób jest on związany z opisywanym drukiem P45?
Otóż dokument P60 to po prostu wspomniany wyżej formularz wydawany wraz z końcem roku podatkowego. Innymi słowy, każdy pracownik zatrudniony w firmie musi otrzymać taki druk. Tutaj liczy się stan na dzień 5 kwietnia, który w Wielkiej Brytanii jest ostatnim dniem roku podatkowego.
Jaki jest związek pomiędzy tymi dokumentami? Taki związek dotyczy sytuacji, kiedy dana osoba zmieni pracę w trakcie roku podatkowego. Wtedy pierwszy z pracodawców musi wystawić takiemu pracownikowi dokument P45 za okres pracy w jego firmie. Natomiast drugi z pracodawców na koniec roku podatkowego wystawia wówczas formularz P60. To zaś oznacza, że obydwa te dokumenty są potrzebne do prawidłowego rozliczenia dochodów osiągniętych w danym roku podatkowym.
Jakie informacje muszą znaleźć się na formularzu P45?
Co jasne, każdy dokument wykorzystywany do celów skarbowo-administracyjnych musi zawierać określone informacje. Formularz P45 nie jest żadnym wyjątkiem od tej reguły. Każdy taki druk powinien zawierać przede wszystkim:
- indywidualny kod podatkowy przypisany do danego pracownika;
- łączną kwotę wynagrodzenia brutto wypłaconego przez okres zatrudnienia;
- kwotę zobowiązań podatkowych opłaconych w imieniu pracownika;
- dokładne dane pracodawcy;
- informacje związane z zatrudnieniem (wraz z datą zakończenia pracy).
Dzięki takim informacjom sami pracownicy oraz organy administracyjne uzyskują szybki dostęp do wszystkich potrzebnych danych. Warto również pamiętać o tym, że zmiana pracy w trakcie roku podatkowego ma istotny wpływ na rozliczanie osiąganych dochodów. Przy takiej zmianie nowy pracodawca powinien otrzymać kopię formularza P45 wystawionego przez poprzednią firmę.
Co ciekawe, to właśnie dawny pracodawca powinien w teorii przesłać nowemu pracodawcy taką dokumentację w imieniu pracownika. Oczywiście życie wielokrotnie pokazało, że teoria to jedno, a praktyka to drugie. Czasami firma umyślnie lub przypadkowo zwleka z przekazaniem takiej dokumentacji. Jeśli pracownik nie chce tracić czasu na formalności, może zawsze poprosić o przekazanie mu formularza P45, a następnie samemu dostarczyć go nowemu pracodawcy. Jednak zaznaczmy raz jeszcze, że taki obowiązek powinien spoczywać na firmie, z której odszedł dany pracownik.
Z czego składa się dokument P45 i jakie są jego najważniejsze części?
Wykaz informacji widniejących na tym dokumencie to tylko jeden z kilku ważnych aspektów. Poza nim warto wiedzieć również, jak wygląda formularz P45. Wbrew pozorom nie jest to bowiem tylko jeden prosty dokument. W rzeczywistości P45 składa się z kilku części. Każda z nich obejmuje inny rodzaj informacji.
Pierwsze dwie części formularza są oznaczone symbolami „1” oraz „1A”. Ta część dokumentu obejmuje bardzo istotne informacje. Część „1” jest przeznaczona do wyliczeń i formalności wykonywanych przez HMRC. Natomiast część „1A” obejmuje informacje przeznaczone dla samego pracownika. Dlatego po otrzymaniu dokumentu warto zachować formularz 1A, gdyż ten może się później przydać.
Natomiast dwie pozostałe części, czyli „2” oraz „3” zawierają informacje przeznaczone dla celów związanych z poszukiwaniem kolejnej pracy. Takie informacje będą więc szczególnie istotne z punktu widzenia kolejnego pracodawcy. Oczywiście nie wszyscy pracownicy mają taką możliwość, aby od razu zacząć pracę w nowym miejscu. Jednak nawet przy rejestracji w tzw. Job Center – takie informacje będą istotne.
W jakich nietypowych sytuacjach pracownik powinien również otrzymać dokument P45?
Do tej pory w naszym tekście skupialiśmy się głównie na jednym scenariuszu. Zakłada on, że dany pracownik w trakcie roku podatkowego postanowi zmienić miejsce pracy. Wybór takiego scenariusza nie jest przypadkowy, ponieważ to wtedy najczęściej wystawiane są formularze P45. Aby jednak uzyskać pełny obraz sytuacji, musimy wspomnieć również o innych okolicznościach, kiedy pracodawca może wystawić wspomniany formularz.
Przede wszystkim warto tutaj wspomnieć o przejściu na emeryturę. Takie przejście może, ale wcale nie musi nastąpić akurat w chwili zakończenia roku podatkowego. Zdarzają się więc liczne sytuacje, kiedy pracownik po prostu przechodzi na emeryturę jeszcze w trakcie roku podatkowego. Wtedy pracodawca powinien wystawić mu właśnie formularz P45, aby udokumentować wszystkie dotychczasowe dochody.
Dokument P45 mogą także uzyskać np. Polacy, którzy zdecydują się wrócić do kraju. Wtedy również należy zadbać o zachowanie otrzymanego formularza P45, ponieważ ten będzie bardzo istotny przy wypełnianiu wszelkich deklaracji administracyjno-podatkowych związanych z powrotem do kraju oraz określeniem przebiegu kariery na Wyspach.
W jaki sposób pracownik może wykorzystać formularz P45?
Przy okazji warto się tutaj na chwilę zatrzymać. Do tej pory pisaliśmy głównie o tym, że dokument P45 ma przekazywać ważne informacje organom administracyjnym oraz przyszłym pracodawcom. Nie oznacza to jednak, że formularz ten nie ma większego znaczenia dla samego pracownika! Pod jakimi względami dokument P45 może więc posłużyć pracownikom?
Pierwszą kwestią będzie wypełnianie wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem. Mogą to być np. wspomniane dokumenty związane z emigracją lub dokumenty dotyczące zasiłków albo innych podobnych świadczeń. Oprócz tego formularz P45 pełni dodatkowo funkcję potwierdzenia danych (np. dotyczących zatrudnienia lub kodu podatkowego). Dlatego w razie wielu różnych problemów pracownik może wykorzystać ten dokument, aby przekazać danej firmie lub instytucji potrzebne informacje.
Czym grozi brak formularza P45 i co zrobić w takiej sytuacji?
Praktycznie w każdym poprzednim akapicie wyjaśnialiśmy, dlaczego formularz P45 ma tak duże znaczenie podczas zmiany miejsca pracy. Dlatego teraz pora zastanowić się nad tym, co zrobić w przypadku braku takiego dokumentu. Czym grozi brak formularza P45 i jakie procedury przewidziano w takiej sytuacji?
W pierwszej kolejności przypomnijmy, że obowiązek wystawienia formularza P45 spoczywa na poprzednim pracodawcy. To dana firma musi wywiązać się z tej konieczności i przekazać wymagane informacje HMRC oraz nowemu pracodawcy. W ostateczności dokument można też przekazać samemu pracownikowi. Co jednak stanie się w sytuacji, kiedy taki dokument z różnych względów nie jest dostępny? Wtedy rolę takiego formularza może przejąć np. dokument oznaczony symbolem P46.
Dokument P46 ma być substytutem używanym w razie braku formularza P45. Został więc on stworzony w taki sposób, aby pracownik przy jego pomocy mógł wykazać wszystkie kluczowe informacje związane z zatrudnieniem. Taki dokument można później przekazać nowemu pracodawcy. Jeśli będzie on kompletny i prawidłowo wypełniony, brak oryginalnego formularza P45 nie powinien stanowić problemu.
Podobna procedura jest stosowana także w przypadku osób, które podejmują swoją pierwszą lub drugą pracę. Takie osoby często nie mogą okazać formularza P45 nowemu pracodawcy.
Co jednak w sytuacji, kiedy zależy nam na tym dokumencie? Jak już wspomnieliśmy, obowiązek jego wystawienia spoczywa na dotychczasowym pracodawcy. Jeśli firma nie wywiązuje się z tego obowiązku, pracownik może skontaktować się z dawnym pracodawcą i poprosić o przesłanie tego dokumentu. W niektórych sytuacjach tak proste przypomnienie może zadziałać. Jeżeli jednak nadal będą problemy z wysyłką dokumentu, pracownik powinien skontaktować się bezpośrednio z HMRC. W czasie takiej rozmowy wystarczy poinformować urzędników o zaistniałej sytuacji. Dzięki temu łatwiej będzie ją później wyjaśnić.
Dokument P45 – Podsumowanie
Formularz P45 to bardzo ważny dokument wydawany przez pracodawców w Wielkiej Brytanii. Taki formularz zostaje wydany pracownikowi, który odchodzi z pracy jeszcze przed końcem roku podatkowego. Może to nastąpić zarówno w przypadku zmiany miejsca pracy, jak i np. przejścia na emeryturę. Dokument P45 jest wydawany tylko w sytuacji odejścia przed końcem roku podatkowego, gdyż w pozostałych przypadkach pracodawca przekazuje druk P60 (wszystko o tym druku P60 – KLIK). Jeżeli chodzi o informacje zawarte w formularzu P45, mają one istotne znaczenie przy zawieraniu nowej umowy zatrudnienia. Warto jednak pamiętać o tym, że to dotychczasowy pracodawca odpowiada za wystawienie tego formularza. Jeśli tego nie zrobi, pracownik powinien się z nim skontaktować. W razie dalszych problemów warto zwrócić się do HMRC z prośbą o pomoc. Jest to istotne nie tylko ze względu na poszukiwanie nowej pracy. Dokument P45 jest bowiem kompleksowy i zawiera naprawdę przydatne informacje. Tego typu dane mogą być potrzebne np. przy składaniu wniosku o zasiłek albo kredyt. Formularz P45 przydaje się również w czasie rozliczeń podatkowych. Dlatego każdy pracownik powinien zadbać o uzyskanie takiego dokumentu.
Jednocześnie przypominamy, że biuro Lidertax to Twój polski księgowy w UK. Nasi eksperci od lat pomagają przedsiębiorcom w prowadzeniu działalności na Wyspach. Jeżeli więc potrzebujesz pomocy lub szukasz sposobu na wdrożenie optymalizacji podatkowej, zapraszamy do kontaktu. Nasi nowi klienci mogą skorzystać z darmowej konsultacji wstępnej!
