Istniejące regulacje prawne możemy zasadniczo podzielić na dwie kategorie. Do pierwszej z nich trafiają przepisy uniwersalne, które są powszechnie stosowane na wielu różnych płaszczyznach. Natomiast do drugiej grupy zaliczymy reguły o bardziej specjalistycznym charakterze. Takie przepisy są stosowane jedynie w określonych przypadkach (np. w konkretnych branżach). Co jasne, specjalistyczne reguły pojawiają się między innymi w przypadku kwestii podatkowych. Jednym z przykładów może być tutaj system CIS (Construction Industry Scheme), który obowiązuje w Wielkiej Brytanii. Jego nazwa słusznie sugeruje, że jest to system stworzony z myślą o firmach związanych z szeroko rozumianym sektorem budowlanym. W tym miejscu automatycznie pojawia się kilka pytań. Czym w ogóle jest opisany system? W jaki sposób wpływa on na rozliczanie prac budowlanych? Kto i kiedy musi korzystać z tego systemu. Aby poznać odpowiedzi na te pytania, zachęcamy do przeczytania poniższego tekstu.
W treści tego artykułu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Co to jest Construction Industry Scheme w UK?
- Dlaczego system CIS w ogóle powstał i z jakich względów jest on potrzebny?
- Kto musi na co dzień korzystać z tego systemu i jakie prace są rozliczane w ramach CIS?
- Jak w praktyce wygląda rozliczanie prac z użyciem systemu CIS?
Co to jest Construction Industry Scheme w UK?
Ten tekst będzie naszym pierwszym artykułem z krótkiej serii poświęconej systemowi CIS oraz kwestiom związanym ze stosowaniem go w praktyce. Dlatego w tym tekście skupimy się głównie na opisaniu samego systemu oraz przedstawieniu kluczowych informacji na jego temat. Natomiast bardziej złożone zagadnienia opiszemy w kolejnych tekstach z tej serii.
Zacznijmy więc od najbardziej podstawowego pytania, czyli – co to w ogóle jest system CIS? Otóż skrót CIS oznacza po prostu „Construction Industry Scheme¨, czyli w tym przypadku konkretny schemat rozliczeniowy stosowany w przypadku firm z branży budowlanej. System CIS ma zapewnić sprawniejszą i bardziej kompleksową wymianę informacji związanych z działaniami podejmowanymi przez firmy z tego sektora.
Zdecydowanie najważniejszym elementem tego systemu jest wprowadzenie konkretnych zasad i wymogów dotyczących rozliczania transakcji. System CIS kładzie szczególny nacisk na rozliczanie transakcji pomiędzy wykonawcami i podwykonawcami.
Dlaczego system CIS w ogóle powstał?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba nieco szerszej spojrzeć na specyfikę sektora budowlanego. Mianowicie w tym sektorze działają zarówno małe oraz duże firmy, jak i osoby prywatne lub samozatrudnieni. Zazwyczaj firmy odpowiadają za realizację kompleksowych projektów, które dotyczą stworzenia nowego budynku albo np. gruntownej modernizacji istniejącej konstrukcji. Natomiast podwykonawcy z reguły są odpowiedzialni za wykonanie konkretnych prac w ramach większej realizacji. Może to być np.: wykonanie mebli, położenie kostki brukowej, malowanie i inne prace.
Co ważne, korzystanie z usług podwykonawców jest w sektorze budowlanym bardzo powszechne. Wynika to z faktu, że tylko nieliczne firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie szerokiej kadry, w której znajdą się specjaliści od niemal wszystkich prac budowlanych. Znacznie więcej firm stawia na inne rozwiązanie. Jest nim zatrudnienie grupy ekspertów od najważniejszych prac i korzystanie z outsourcingu w przypadku niektórych czynności.
Taka specyfika oznaczała jednak konieczność stworzenia specjalnego systemu, który pozwoli na łatwiejsze dokonywanie rozliczeń i płatności między wykonawcami oraz podwykonawcami. To właśnie opisaną funkcję od lat spełnia system CIS. Dzięki niemu wykonawca może łatwiej zaksięgować wszelkie operacje pieniężne związane z realizacją projektu.
Warto jednak od razu dodać, że system CIS nakłada także na wykonawców zatrudniających podwykonawców dodatkowe obowiązki. Opiszemy je dokładniej w kolejnych akapitach.
Kto musi na co dzień korzystać z CIS i jakie prace są rozliczane w ramach tego systemu?
Przy opisywaniu dedykowanych systemów rozliczeniowych trzeba odpowiedzieć na kilka ważnych pytań. Jedno z nich dotyczy tego, kto musi korzystać z takich systemów? Jak więc wyglądają takie przepisy w przypadku CIS?
Obecne regulacje jasno wskazują, że rejestracja w systemie CIS jest obowiązkowa dla wykonawców, którzy chcą zatrudnić podwykonawcę/podwykonawców. Jeżeli zaś chodzi o samych podwykonawców, rejestracja jest w ich przypadku dobrowolna, ale wiąże się z pewnymi istotnymi korzyściami. Z tego względu zazwyczaj warto się na nią zdecydować i to nawet pomimo braku formalnego obowiązku.
Oczywiście opisany wyżej wymóg będzie dotyczyć przede wszystkim głównych wykonawców, czyli firm działających w sektorze budowlanym. Jednak przepisy zakładają także inną sytuację. Mianowicie rejestracja w CIS będzie obowiązkowa również dla podmiotów spoza sektora budowlanego, które zainwestowały w budowę lub prace budowlane kwotę w wysokości przynajmniej 3 milionów funtów rocznie. Taki wymóg mogą więc spełniać niektórzy inwestorzy, a w szczególności fundusze inwestycyjne. Warto zatem pamiętać, że konieczność rejestracji w CIS nie dotyczy jedynie firm budowlanych.
Tutaj warto od razu przejść do kolejnej kwestii, czyli wykazu prac objętych systemem CIS. Na pewno nikogo nie zaskoczymy stwierdzeniem, że system CIS służy głównie do rozliczania szeroko pojętych prac budowlanych. Trzeba zatem stosować go przy pracach związanych z tworzeniem nowych budynków mieszkalnych lub użytkowych. Jednak w praktyce specyfika tego systemu jest znacznie szersza. Oprócz typowych prac budowlanych system CIS jest stosowany również przy pracach związanych z:
- tworzeniem infrastruktury tymczasowej (np. przenośnych domków dla pracowników);
- działalnością inżynieryjną (np. planowanie budynków, tworzenie dokumentacji);
- budową lub modernizacją infrastruktury miejskiej (np. budową dróg i mostów).
Co ważne, istnieją także pewne prace wyłączone z zakresu CIS. Dotyczą one między innymi:
- usług w zakresie architektury lub geodezji;
- wytwarzania i dostarczania materiałów budowlanych;
- dodatkowych prac związanych z organizacją budowy (np. dostarczania posiłków pracownikom).
Jak w praktyce wygląda rozliczanie prac przy użyciu systemu CIS?
Rejestracja w systemie CIS nakłada na wykonawców pewne dodatkowe obowiązki związane z rozliczaniem zlecanych prac. Tych obowiązków jest naprawdę sporo i zasługują one na dokładne omówienie. Dlatego szczegółowo opiszemy je w naszym następnym tekście z serii poświęconej CIS. Natomiast tutaj skupimy się głównie na innych aspektach związanych z używaniem tego systemu.
Oczywiście korzystanie na co dzień z opisywanego systemu wymaga wcześniejszej rejestracji. Dlatego teraz zaprezentujemy krótki przewodnik po rejestracji CIS dla firm budowlanych w Wielkiej Brytanii.
Od razu przypominamy, że rejestracja w CIS jest obowiązkowa dla wykonawców, którzy chcą zatrudnić podwykonawców. Takie firmy muszą zgłosić się do HMRC w celu zarejestrowania firmy w systemie CIS. Szczegółowe informacje na temat procedury można znaleźć bezpośrednio na stronie rządowej.
Sama rejestracja nie jest szczególnie skomplikowana. Przedstawiciele firmy muszą wypełnić niezbędny formularz i przekazać HMRC dane, takie jak:
- pełna nazwa firmy;
- numery NI i UTR;
- dane kontaktowe.
Po zakończeniu procedury firma zostanie przypisana do systemu. Od tego momentu wszyscy jej przedstawiciele mogą korzystać z CIS i wykonywać obowiązki związane z rozliczeniami. Takie obowiązki dotyczą między innymi: weryfikacji podwykonawców, dokonywania odliczeń przy wypłacie wynagrodzenia, raportowania wydatków i prowadzenia ewidencji księgowej.
W momencie rejestracji firmy w systemie CIS opisane wyżej działania stają się obowiązkiem firmy. Z tego względu ich niedopełnienie może skutkować problemami prawnymi. Oczywiście rozumiemy to, że prowadzenie dodatkowej ewidencji i dokumentacji może być dla firmy dość problematyczne. Dlatego jako biuro Lidertax oferujemy profesjonalną pomoc księgową dla firm, które muszą korzystać z systemu CIS.
Jako polskie biuro księgowe w UK jesteśmy obecni na rynku już od wielu. Nasi eksperci każdego dnia pomagają przedsiębiorcom w prowadzeniu działalności na brytyjskim rynku. Jeżeli więc chcesz sprawdzić, czy możemy pomóc również Twojej firmie, zachęcamy do kontaktu. Jednocześnie przypominamy, że nowi klienci mogą liczyć na bezpłatną konsultację wstępną z Lidertax – KLIK.
Polski Księgowy w UK – Podsumowanie
Specyfika sektora budowlanego skłoniła brytyjski rząd do wprowadzenia dedykowanych regulacji prawnych dla firm z tej branży. Ich symbolem stał się system CIS – Construction Industry Scheme. Jest to specjalistyczny system rozliczeń, z którego muszą korzystać wszyscy wykonawcy budowlani zatrudniający podwykonawców. Co więcej, rejestracja w systemie CIS może być korzystna także dla podwykonawców, choć w ich przypadku nie jest to obowiązek. Niemniej jednak system CIS w sektorze budowlanym jest używany na szeroką skalę. Dlatego wszyscy przedsiębiorcy działający w tej branży powinni dokładnie poznać CIS oraz zrozumieć, jakie obowiązki oznacza rejestracja firmy w tym systemie. Takimi obowiązkami zajmiemy się jednak w kolejnym artykule z naszej serii poświęconej CIS. Dlatego już teraz zachęcamy do jego lektury.
Zapraszamy także do rezerwowania konsultacji z naszymi ekspertami, którzy pomogą Twojej firmie we wszystkich aspektach związanych z księgowością oraz prowadzeniem dokumentacji – KLIK.
CIS w UK – Pytania i odpowiedzi:
Pytanie: Czym jest system CIS?
Odpowiedź: CIS to system rozliczania zleceń związanych z pracami budowalnymi. Przy jego użyciu można łatwiej rozliczać takie współprace, choć trzeba wtedy zadbać o kilka dodatkowych czynności.
Pytanie: Kto musi zarejestrować się w systemie CIS?
Odpowiedź: Taka rejestracja jest obowiązkowa głównie w przypadku firm, które zatrudniają podwykonawców do wykonania części prac. Oprócz tego wymóg rejestracji dotyczy również firm spoza sektora budowalnego, jeśli ich wkład w przeprowadzanie prac budowlanych przekroczy kwotę 3 milionów funtów rocznie.
Pytanie: Jakie prace są rozliczane w ramach CIS?
Odpowiedź: Na pewno wszystkie prace związane z budową nowych budynków lub modernizacją tych istniejących. Jednak system CIS obejmuje również prace dotyczące między innymi: doradztwa inżynieryjnego, planowania lub modernizacji infrastruktury użytkowej. Tylko nieliczne prace (np. prowadzenie stołówki na budowie) są wyłączone z tego systemu.
