Przedsiębiorcy będący dyrektorami spółek LTD mogą ponosić rozmaite koszty w związku z prowadzoną działalnością. Przykładowo, niektórzy rezygnują z kupna nowego samochodu, który mógłby służyć jako pojazd służbowy. Zamiast tego korzystają z prywatnych samochodów do celów biznesowych. To z kolei rodzi pytania dotyczące możliwości odliczenia kosztów związanych z eksploatacją prywatnego pojazdu. Czy można uznać takie wydatki za koszty prowadzenia firmy?
LTD i korzystanie z prywatnego samochodu – co mówią przepisy?
Na początku warto podkreślić, że przepisy dotyczące używania własnego samochodu do celów służbowych nie są jednoznaczne. Pracownikowi przysługują bowiem inne prawa niż właścicielowi firmy lub dyrektorowi spółki LTD. Dlatego każdy taki przypadek należy oceniać przez pryzmat zajmowanego stanowiska.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami pracodawca powinien zapewnić pracownikowi zwrot kosztów poniesionych w trakcie podróży służbowych. Jeżeli więc pracownik np. jedzie do klienta własnym samochodem, może później upomnieć się o zwrot kosztów dojazdu. Analogiczna zasada dotyczy przemieszczania się pomiędzy biurem a siedzibą firmy itd. Natomiast dojazd z pracy do domu (i na odwrót) nie podlega już takim zapisom. Wręcz przeciwnie! Jeśli pracodawca zwraca pracownikowi takie koszty, stanowią one dodatkowe świadczenia z tytułu pracy. Przez to należy je później rozliczyć i opłacić niezbędne podatki.
W jaki sposób wspomniane przepisy odnoszą się do dyrektorów spółek LTD? Przede wszystkim należy zaznaczyć, iż takie osoby nie powinny kalkulować procentowego stosunku używania auta do celów prywatnych i służbowych. Choć jest to powszechna praktyka przy wliczaniu określonych wydatków w koszty prowadzenia spółki, tutaj nie warto tego robić. Dlaczego? Ponieważ to będzie oznaczać, że pracodawca (firma) opłaca prywatne wydatki pracownika (dyrektora). W efekcie takie środki zostaną uznane za benefits in kind, co z kolei spowoduje powstanie zobowiązań podatkowych (formularz P11D).
Co ciekawe, osoby pracujące na zasadzie samozatrudnienia (self employed) mogą korzystać z opisanego sposobu procentowania. Niestety, dyrektorzy spółek LTD muszą wziąć pod uwagę inne metody.
Czy spółkom LTD przysługuje mileage allowance?
Wiadomo już, że ogólnych kosztów używania samochodu nie można wliczyć w wydatki spółki LTD. Na szczęście nie jest to jedyna alternatywa dla dyrektorów. Sposobem na odliczenie części wydatków może być bowiem mileage allowance bądź business mileage allowance.
Mówiąc krótko, business mileage to wykaz obejmujący wszystkie kilometry przejechane w czasie wykonywania czynności służbowych. W jego przypadku obowiązują zasady, które zostały przedstawione w poprzedniej części tekstu. Dyrektorzy spółek LTD mogą rejestrować jedynie mile przejechane w drodze do klientów lub do poszczególnych oddziałów spółki. Standardowe dojazdy z pracy do domu są wyłączone z tego zapisu.
Istnieje kilka sposobów na zapisywanie liczby przejechanych mil. Aby jednak ułatwić sobie życie, warto korzystać z przeznaczonych do tego aplikacji. Świetnym przykładem będzie program MILEIQ.
Zarejestrowane mile można rozliczyć w ramach tzw. advisory fuel rates. Co istotne, wymiar refundacji zależy od pojemności silnika w danym pojeździe oraz rodzaju wykorzystywanego paliwa. Więcej informacji na ten temat można znaleźć bezpośrednio na stronie rządowej.
Prywatny samochód w spółce LTD a podatek VAT – czy można go odliczyć?
Odliczenie podatku VAT zazwyczaj wiąże się z niebagatelną ulgą. Nic więc dziwnego, że dyrektorzy spółek LTD zwracają szczególną uwagę na ten aspekt. Czy używanie prywatnego samochodu w spółce uprawnia do odliczenia jakiegoś podatku VAT?
Zasadniczo w przypadku pojazdów zakupionych prywatnie nie ma takiej możliwości. Jedyny wyjątek od tej reguły stanowi VAT z tytułu fuel part of the mileage allowance.Warto opisać to na konkretnym przykładzie.
Przykład:
Załóżmy, że dyrektor spółki LTD zadeklarował przejechanie 600 mil w celach służbowych. Dystans ten pokonał przy pomocy samochodu wyposażonego w silnik diesla o pojemności 1800 cm3. Takie auto podlega pod próg refundacji wynoszący 10 pensów za każdą przejechaną milę (patrz tabelka). Oznacza to, że wspomniane 600 mil uprawnia do uzyskania 60 funtów zwrotu jako fuel part. Od tej kwoty należy odliczyć tzw. output VAT, który wynosi 1/6 całej należności. Będzie to dokładnie 10 funtów i właśnie taka kwota stanowi odliczenie VAT.
Uwaga!
Aby odliczyć VAT w ten sposób, spółka LTD musi zachować rachunki za paliwo na łączną kwotę wynoszącą przynajmniej 60 funtów. Co istotne, takie rachunki muszą zostać opłacone bezpośrednio przez posiadacza pojazdu. Tylko wtedy zostaną one uznane.
LTD i korzystanie z prywatnego samochodu – podsumowanie
Korzystanie z prywatnego samochodu w spółce LTD może być wygodnym rozwiązaniem. Niestety, możliwości odliczania kosztów z tego tytułu są dość ograniczone. Tak naprawdę dyrektor spółki LTD powinien skupić się głównie na uzyskaniu częściowej refundacji za zakupione paliwo. W tym przypadku fuel part of the mileage allowance stanowi bowiem główny koszt poniesiony przez spółkę.