Nietypowe wydatki w spółkach LTD budzą dużo kontrowersji. Związanych z wliczaniem określonych wydatków w koszty prowadzenia działalności to jedno z najczęściej poruszanych zagadnień dotyczących biznesu. Rzeczywiście regulacje w tym zakresie często bywają nieprecyzyjne. To z kolei stwarza pole do tzw. kreatywnej księgowości. Jednak ewentualna kontrola ze strony HMRC może stać się dużym problemem, jeżeli spółka LTD odliczała takie wydatki, które w rzeczywistości nie podlegają ulgom podatkowym. Jak więc należy traktować różne nietypowe wydatki?
Trivial benefits – czym są nietypowe wydatki w spółkach LTD i czy można je odliczyć?
W języku polskim oraz angielskim wyraz „trywialny/trivial” oznacza coś nieistotnego lub o małym znaczeniu. Dlatego też trivial benefits to różnego rodzaju niewielkie korzyści wynikające ze stosunku pracy. Oznacza to, że mogą je otrzymać tylko pracownicy oraz osoby związane z firmą lub spółką LTD.
Co więc można zaliczyć do tej kategorii? Tak naprawdę… niemal wszystko! W ramy trivial benefits mogą wchodzić między innymi: ubrania, używki, kwiaty, upominki, prezenty okolicznościowe itd. Są to rozmaite dobra materialne o stosunkowo niewielkiej wartości. Co ciekawe, HMRC dopuszcza obdarowywanie pracownikom takimi podarkami. Jednak i w tym przypadku spółka LTD musi stosować się do określonych przepisów.
Tutaj pojawia się dobra i zła informacja. Dobra jest taka, że trivial benefits to świadczenia, które mogą zostać wliczone w koszty prowadzenia działalności. Taka ulga obejmuje zarówno Corporation Tax, jak i podatek VAT. Natomiast zła wiadomość dotyczy faktu, iż HMRC wyznaczyło limit obejmujący takie wydatki. Obecnie wynosi on 300 funtów rocznie w przeliczeniu na każdego pracownika lub dyrektora LTD. Co więcej, jednorazowy wydatek nie może przekraczać kwoty 50 funtów. Jeżeli obydwa te warunki zostaną spełnione, trivial benefits będzie można odliczyć. Ponadto nie ma wtedy obowiązku wykazywania ich w formularzu P11D, gdyż nie stanowią one wówczas benefits in kind.
Na co warto zwrócić uwagę w przypadku trivial benefits?
Przestrzeganie wspomnianych wyżej limitów może wydawać się proste. Jednak diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach. Tak naprawdę to właśnie te małe wydatki sprawiają najwięcej problemów. Co więc można zrobić, aby mieć je pod kontrolą?
Jedną z ważniejszych zasad będzie unikanie płacenia za małe zakupy/lunche przy pomocy firmowej karty. W ten sposób można bowiem łatwo przekroczyć limit 300 funtów rocznie. Jeśli do tego dojdzie, każdy późniejszy wydatek zostanie uznany za tzw. director’s loan. To z kolei rodzi poważne zobowiązania podatkowe.
Jeżeli już dyrektor spółki LTD chce ponosić takie koszty, warto zastanowić się nad sposobem ich księgowania. Przykładowo, wspólny lunch z pracownikami może być równie dobrze uznany za staff entertaining, czyli rozrywkę pracowniczą. Wówczas sposób rozliczania kosztów tego typu będzie zupełnie inny.
Niewielkie wydatki są normą także w czasie służbowych podróży. Jeśli wyjazd ma związek wyłącznie z wykonywanymi obowiązkami, większość takich wydatków można wliczyć w koszty. Żeby jednak uniknąć problemów w czasie ewentualnej kontroli HMRC, warto zachować wszelkie rachunki i potwierdzenia.
Jak księgować różne nietypowe wydatki i kiedy można je wliczyć w koszty?
Trivial benefits to określenie stosowane w odniesieniu do niewielkich wydatków. Poza nimi istnieje jeszcze wiele różnych kosztów, które mogą podlegać odliczeniu. Niestety, ocena takich wydatków bardzo często jest indywidualna i zależy między innymi od rodzaju prowadzonej działalności. Dlaczego ma to tak duże znaczenie?
Ogólna zasada jest dość prosta. Odliczyć można tylko te wydatki, które mają bezpośredni związek ze świadczonymi usługami. Tym samym lista takich kosztów będzie zupełnie inna w przypadku poszczególnych firm. Dobrym przykładem są komputery oraz wyposażenie służące do wyświetlania prezentacji multimedialnych. Jeżeli takiego zakupu dokona firma świadcząca usługi w zakresie projektowania, faktycznie będzie to uzasadniony wydatek. Komputery zostaną bowiem wykorzystane do tworzenia nowych projektów, a dzięki rzutnikowi można je później zaprezentować klientom. Jednakże analogiczny wydatek poniesiony przez np. firmę budowlaną wzbudzi pewne wątpliwości w razie kontroli.
Podobna zależność dotyczy właściwie wszystkich wydatków. Dlatego kluczową kwestią będzie znalezienie odpowiedzi na pytanie – czy dany zakup ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością? Jeżeli tak, można śmiało wliczyć cały wydatek w koszty.
Problematyczne koszty w przypadku spółek LTD
Niestety, powyższa zależność nie wyczerpuje problemu. Odpowiednia interpretacja niektórych wydatków stanowi naprawdę duże wyzwanie. Tutaj jako przykład można wskazać koszty związane z dojazdem do pracy.
Generalnie tego typu wydatki nie podlegają żadnemu odliczeniu. HMRC wychodzi bowiem z założenia, że praktycznie każdy człowiek musi dojeżdżać do pracy. Dlatego podróże na linii praca-dom powinny być prywatnym wydatkiem pracownika. Niemniej taka zależność zmienia się w momencie, gdy pracownik będący np. przedstawicielem handlowym wyjeżdża do klienta. Jeśli taka podróż wykracza poza standardowy obszar jego działalności, koszty wyjazdu podlegają całkowitemu odliczeniu.
Podobne kruczki można odnaleźć w przypadku ubrań roboczych. Czasami firma tworzy specjalne uniformy dla swoich pracowników. Wówczas stają się częścią wizerunku przedsiębiorstwa, a ich stworzenie można podciągnąć pod działania marketingowe. Co jasne, również zakup szeroko rozumianej odzieży BHP warto wliczyć w koszty. Jeżeli jednak dyrektor spółki LTD kupi sobie np. nowy garnitur, nie będzie to już wydatek podlegający odliczeniu.
Nietypowe wydatki w spółkach LTD – podsumowanie
Niewielkie wydatki określane jako trivial benefits przysługują wszystkim osobom zatrudnionym w danej firmie. Należy jednak pamiętać, że ich limit wynosi 300 funtów rocznie. Dlatego dyrektorzy spółek LTD powinni rozważnie korzystać z firmowej karty. Natomiast w przypadku odliczania różnych problematycznych wydatków należy trzymać się reguły uzasadnionego kosztu. Jeśli jakiś zakup ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, zazwyczaj można go odliczyć. Niemniej wszystkie koszty tego typu co do zasady podlegają indywidualnej ocenie.
