Obecnie czasy sprzyjają rozwojowi nowych inicjatyw biznesowych. Założenie firmy i prowadzenie udanego biznesu nie wymaga już ogromnych nakładów finansowych ani posiadania odpowiedniej infrastruktury. Dziś można bowiem mnożyć przykłady samozatrudnionych lub przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes bez wychodzenia z domu. Nie ma w tym nic dziwnego, bo praca zdalna staje się coraz popularniejsza ze względu na wysoki poziom efektywności i szerokie możliwości działania. Jednak wszystko ma swoje minusy i praca w domu nie jest tutaj żadnym wyjątkiem. Pewną wadą takiego rozwiązania może być choćby to, że prowadzenie działalności we własnych czterech ścianach będzie generować dodatkowe koszty. Na szczęście HMRC pozwala na odliczenie niektórych wydatków z tego tytułu. Dlatego osoby samozatrudnione powinny korzystać z przysługujących im możliwości. Zatem jakie wydatki można odliczyć i o czym trzeba pamiętać? Na te pytania odpowiemy w poniższym tekście, do którego lektury serdecznie zachęcamy.
W treści tego artykułu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Co musisz wiedzieć o odliczaniu wydatków domowych przy samozatrudnieniu w UK?
- W jaki sposób działa uproszczona księgowość w przypadku household expenses?
- Kto może korzystać z zasad uproszczonej księgowości w UK?
- Czy korzystanie z zasad uproszczonego odliczania wydatków jest konieczne?
- Dlaczego profesjonalni doradcy mogą pomóc Ci w wyborze metody odliczania kosztów?
Odliczanie wydatków domowych przy samozatrudnieniu – o czym musisz wiedzieć?
HMRC definiuje opisane wyżej wydatki jako tzw. household expenses. Są więc to wydatki związane z prowadzeniem gospodarstwa domowego, których wysokość może jednak zależeć także od prowadzonego biznesu. Urzędnicy biorą więc pod uwagę to, że praca we własnym mieszkaniu może generować dodatkowe koszty. Dlatego w przepisach uwzględniono możliwość odliczenia niektórych takich wydatków przy rozliczeniu podatkowym w UK jako self-employed.
Oczywiście nie jest to takie proste, bo przecież dom lub mieszkanie to nie tylko miejsce pracy, ale także miejsce zamieszkania. W związku z tym pojawią się tutaj problem dotyczący rozdzielenia ponoszonych kosztów. Samo HMRC przy rozliczaniu wydatków związanych zarówno z użytkiem prywatnym, jak i biznesowym, wymaga zazwyczaj jasnego określenia takich proporcji.
Niestety dokładne rozdzielenie niektórych wydatków (np. wody lub prądu) byłoby praktycznie niemożliwe. Nie da się bowiem dokładnie ustalić, ile prądu zużyto w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Na szczęście nie jest to już konieczne, ponieważ HMRC pozwala samozatrudnionym na korzystanie z uproszczonej księgowości przy odliczaniu takich wydatków.
Jak działa uproszczona księgowość dotycząca household expenses dla samozatrudnionych w UK?
Uproszczona księgowość dla samozatrudnionych w UK powstała po to, aby nie trzeba było wykazywać dokładnych proporcji pomiędzy wydatkami poniesionymi w związku z użytkiem prywatnym oraz biznesowym. Zamiast tego działa tutaj zasada płaskiej stawki, która jest uzależniona od liczby przepracowanych godzin. Dlatego samozatrudniony musi wykazać, ile godzin przepracował zdalnie w danym miesiącu. Na tej podstawie może później aplikować o zwrot określonej kwoty, która jest przypisana do danego wymiaru pracy.
W jaki sposób działa taki zwrot? Aby łatwiej było to zrozumieć, przedstawimy to na przykładzie wydatków określanych jako WFH (Working From Home Expenses). Przykładem takich wydatków są opłaty za używanie prądu lub gazu. W ich przypadku obowiązuje wspomniana wyżej zasada płaskiej stawki. Widełki są więc następujące:
| Liczba przepracowanych godzin w trakcie miesiąca | Maksymalna kwota zwrotu z tytułu WFH |
| Od 25 do 50 godzin | 10 funtów |
| Od 51 do 100 godzin | 18 funtów |
| Powyżej 100 godzin | 26 funtów |
Dlaczego takie rozwiązanie jest korzystne? Ponieważ w ten sposób samozatrudnieni w UK mogą ograniczyć się wyłącznie do wskazania liczby przepracowanych godzin i na tej podstawie odliczyć konkretną kwotę zwrotu. Jest to znacznie łatwiejsze oraz wygodniejsze rozwiązanie niż próba dokładnego określenia wydanej kwoty, a następnie obliczenia proporcjonalności poszczególnych wydatków.
Jeżeli bowiem ktoś każdego miesiąca przepracował powyżej 100 godzin w trybie zdalnym, może bardzo łatwo obliczyć ulgę. Wystarczy tylko pomnożyć podaną wyżej kwotę 26 funtów przez 12 miesięcy. Dzięki temu wiadomo, że tej osobie będzie przysługiwać zwrot wynoszący dokładnie 312 funtów za rok pracy.
Z drugiej strony trzeba pamiętać o tym, aby rzetelnie ewidencjonować faktyczny czas swojej pracy. Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ np. dwutygodniowy wakacyjny wyjazd może znacząco zmienić realny czas pracy zdalnej w danym miesiącu kalendarzowym. Wtedy trzeba zastosować niższą kwotę odliczenia, aby ewentualna kontrola nie wykazała nieprawidłowości.
Kto dokładnie może skorzystać z zasady uproszczonej księgowości?
Na podstawie opisanych wyżej informacji widać, że największym atutem takiej metody odliczania kosztów jest prostota. Samozatrudnieni w UK muszą jedynie wykazać liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu i zastosować ją do przypisanej kwoty WFH. Dzięki temu można dosłownie w kilka chwil ustalić wysokość należnego zwrotu.
Taka metoda ma jeszcze jeden ważny plus. Mianowicie HMRC bardzo przychylnie patrzy na rozliczenia z wykorzystaniem tej metody. W efekcie urzędnicy naprawdę rzadko kwestionują wysokość zgłoszonej kwoty zwrotu. Tak naprawdę może się to zdarzyć tylko w sytuacji, kiedy istnieją poważne wątpliwości dotyczące liczby przepracowanych godzin. Natomiast w pozostałych przypadkach opisana metoda powinna zapewnić szybki i bezproblemowy zwrot.
Po wyjaśnieniu tej kwestii należy odpowiedzieć na kolejne ważne pytanie. Mianowicie kto może korzystać z zasad uproszczonej księgowości przy wyliczeniach WFH?
Już kilka razy w tym tekście przewijała się wzmianka o osobach samozatrudnionych w UK. Nie jest to oczywiście przypadek, bo to właśnie samozatrudnieni mogą korzystać z takiej metody. Warto jednak pamiętać o ważnej kwestii. Taka możliwość przysługuje bowiem jedynie osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową, o ile taka spółka nie jest związana z innymi podmiotami.
Czy korzystanie z uproszczonych wydatków jest konieczne?
Do tej pory skupialiśmy się głównie na zaletach wynikających ze stosowania uproszczonej księgowości w celach podatkowych. Niemniej trzeba pamiętać o tym, że taka metoda odliczania kosztów ma także kilka istotnych wad.
Po pierwsze, nawet w przypadku koszów klasyfikowanych jako WFH można wskazać na kilka wydatków, które nie podlegają odliczeniom. Tutaj warto wspomnieć choćby o wydatkach na usługi telekomunikacyjne lub opłatę za dostęp do Internetu. Co prawda, samozatrudnieni w UK mają możliwość odliczenia takich kosztów, ale nie można zrobić tego na podstawie WFH. W tym przypadku trzeba więc zastosować odmienne przepisy.
Po drugie, banki i inne instytucje mogą nadal oczekiwać od przedsiębiorców przedstawienia pełnego wykazu opłaconych kosztów. Wynika to z faktu, iż uproszczona księgowość nie zapewnia całkowitej transparentności finansowej, która jest wymagana przez np. banki.
Po trzecie, korzystanie z uproszczonych wydatków nie zawsze jest opłacalne pod kątem podatkowym. Warto bowiem pamiętać, że nawet przy maksymalnym wymiarze czasowym pracy zdalnej (ponad 100 godzin miesięcznie) zastosowanie tej reguły pozwala na uzyskanie zwrotu w wysokości raptem 26 funtów. Taka kwota w niektórych przypadkach nie będzie w stanie zrekompensować choćby części ponoszonych kosztów.
Dlatego w tym miejscu warto wyraźnie podkreślić kluczowy aspekt, czyli to, że korzystanie z uproszczonych wydatków nie jest obowiązkowe. Taka opcja może być na pewno dobra dla osób, które nie ponoszą dużych kosztów związanych z pracą zdalną. Wtedy nawet uproszczone wydatki i niewielkie odliczenia mogą być pomocne. Jeżeli jednak ktoś stwierdzi, że korzystniejsze będzie dla niego prowadzenie pełnej rachunkowości i ubieganie się o zwrot kosztów zgodnie z zasadą proporcjonalności – taka opcja będzie dostępna.
Co więcej, decyzję o wyborze konkretnego schematu można podejmować z roku na rok. Jeśli samozatrudniony stwierdzi, że uproszczony schemat się u niego nie sprawdza, może on w kolejnym roku zmienić zasady odliczania.
Dlaczego profesjonalni doradcy mogą pomóc w podjęciu decyzji?
Optymalizacja podatkowa ma to do siebie, że praktycznie zawsze wymaga ona indywidualnej oceny sytuacji. Zgromadzenie kompleksowych informacji będzie bowiem niezbędne do tego, aby później podjąć właściwe działania podatkowe. Opisany przykład odliczania kosztów w ramach WFH jest tego świetnym przykładem.
W związku z tym biuro Lidertax jako polski księgowy w UK oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie. Nasi doradcy są prawdziwymi ekspertami w zakresie zagadnień podatkowych. Dzięki temu mogą służyć Twojej firmie profesjonalnym doradztwem w sprawach związanych np. z odliczaniem poszczególnych wydatków.
Co istotne, nowym klientom oferujemy możliwość bezpłatnych konsultacji wstępnych. Jeśli więc chcesz uzyskać pomoc w zakresie prowadzenia biznesu w sposób efektywny podatkowo, jesteśmy do Twojej dyspozycji!
Podsumowanie
Praca zdalna staje się obecnie coraz popularniejszą metodą prowadzenia działalności. Dlatego warto wiedzieć o tym, jakie prawa przysługują osobom samozatrudnionym, które zdecydują się na pracę w domu. Jedną z ważniejszych możliwości jest prawo do odliczania niektórych wydatków. Co istotne, można z niego korzystać poprzez metodę uproszczonej księgowości. Zakłada ona, że taka osoba określi liczbę godzin przepracowanych w miesiącu i na tej podstawie będzie ubiegać się o przyznanie kwoty przypisanej do danego przedziału czasowego. Plusem takiej metody jest przede wszystkim prostota oraz fakt, że HMRC bardzo rzadko kwestionuje takie wyliczenia. Natomiast wadę opisanego rozwiązania stanowi głównie niska kwota maksymalna dostępnego zwrotu. Na szczęście korzystanie z takiej metody nie jest konieczne i przedsiębiorca sam może wybrać inną metodę odliczenia. Oczywiście przypominamy, że w podjęciu takiej decyzji mogą pomóc doradcy Lidertax – KLIK.
Pytania i odpowiedzi:
Pytanie: Czy samozatrudnieni w UK mogą odliczać część kosztów z tytułu pracy zdalnej?
Odpowiedź: Tak. Wydatki określane jako household expenses mogą zostać odliczone z tytułu pracy zdalnej (Working From Home). Co istotne, takie odliczenie może mieć dwie formy. Pierwszą z nich będzie odliczanie poszczególnych wydatków poprzez proporcjonalne określenie tego, w jakim stopniu były one związane z celami biznesowymi. Natomiast drugą opcją będzie stosowanie zasad uproszczonego odliczenia.
Pytanie: Jak działa uproszczone odliczanie wydatków z tytułu pracy z domu?
Odpowiedź: Zasada jest w tym przypadku bardzo prosta. Samozatrudnieni w UK muszą tylko wskazać na liczbę godzin przepracowanych miesięcznie w systemie zdalnym. Później wystarczy już jedynie ubiegać się o zwrot ustalonej odgórnie kwoty, która jest przypisana do tej liczby godzin.
Pytanie: Czy samozatrudnieni w UK muszą stosować uproszczony schemat odliczeń?
Odpowiedź: Nie. Samozatrudnieni sami mogą określić, czy taka metoda jest dla nich odpowiednia. Jeżeli nie, warto zdecydować się na prowadzenie pełnego wykazu kosztów oraz odliczanie wydatków zgodnie z regułą proporcjonalności. Plusem jest to, że taka metoda może zagwarantować znacznie wyższy zwrot kosztów.
