Każda spółka LTD może ponosić różne koszty w związku z prowadzoną działalnością. Niektóre wydatki mają jednak bardzo specyficzny charakter. Idealnym przykładem będą koszty związane z organizacją firmowych imprez lub przyjęć dla klientów. Wbrew pozorom takie wydarzenia są coraz popularniejsze we współczesnym biznesie. Dlatego tutaj warto postawić kluczowe pytanie – jak rozliczyć imprezę firmową w spółce LTD? Jakie wydatki podlegają odliczeniu?
Client entertaining a staff entertaining – jakie są różnice?
Zasadniczo wszelkie wydatki związane z organizacją firmowych imprez podlegają rozliczeniu jako entertainment, czyli rozrywka. Warto jednak wiedzieć, że koszty tego typu można podzielić na dwie główne kategorie. Są nimi client entertaining oraz staff entertaining.
Client entertaining obejmuje koszty wynikające z organizacji przyjęć, cateringu i innych usług w zakresie obsługi klienta. Co ciekawe, HMRC bardzo dokładnie określa kryteria decydujące o sposobie kwalifikacji danego wydatku. Jeżeli chodzi o client entertaining, wspomniane zasady są następujące:
- dane osoby nie ponoszą żadnych kosztów z tytułu zapewnionych im usług (są wyłącznie beneficjentami);
- klienci tylko korzystają z zapewnionych im świadczeń (sami nie uczestniczą w ich organizacji);
- odbiorcy nie mogą być pracownikami firmy, która organizuje dane świadczenia.
Tymczasem staff entertaining należy rozumieć jako wydatki związane z zapewnieniem pracownikom określonych rozrywek. W tym zakresie należy rozpatrywać koszty dotyczące firmowych imprez i innych wewnętrznych wydarzeń. Rzecz jasna beneficjentami takich usług są pracownicy oraz inne osoby związane z firmą.
Czy wydatki uznawane za client entertaining można wliczyć w koszty?
Zbudowanie dobrych relacji z klientami stanowi niezwykle istotny aspekt w dzisiejszym biznesie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje posiadane środki właśnie na tej płaszczyźnie. Obecnie firmowe lunche lub spotkania w restauracjach są czymś zupełnie normalnym. Powstaje więc pytanie – czy takie wydatki można wliczyć w koszty prowadzenia działalności?
Biorąc pod uwagę ogólne wytyczne HMRC – wydatki z zakresu client entertaining nie są uznawane za tax deductible. Oznacza to, że spółka LTD nie może wykorzystać ich do uzyskania ulgi podatkowej. Jest to dość zawiła kwestia, albowiem takie koszty stanowią faktyczne obciążenie dla firmowego budżetu. Dlatego środki przeznaczone na client entertaining są zwolnione z podatku dochodowego. Niemniej jest to jedyna ulga przysługująca spółkom LTD z tego tytułu.
Istnieją jednak dwa wyjątki od opisanej wyżej reguły. Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, gdy firma zapewnia świadczenia swojemu zagranicznemu klientowi. Jeżeli taka osoba przyleci do UK w celach służbowych, wydatki związane z jej przyjęciem podlegają ulgom. Wówczas można je wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Należy jednak pamiętać, że według HMRC takie wydatki muszą być „w rozsądnym wymiarze”. Dlatego nie warto przesadzać z wystawnością, gdyż odzyskanie VAT-u stanie się problematyczne.
Drugi wyjątek obejmuje przypadki, kiedy świadczenia z zakresu client entertaining są bezpośrednio związane z wykonywanymi usługami. Taki zapis jest niezwykle istotny dla spółek organizujących np. konferencje lub seminaria dla swoich klientów. Jeśli udział w takim wydarzeniu jest płatny, firma może zapewnić gościom obiad lub poczęstunek w cenie biletu. Wtedy koszt zorganizowania cateringu będzie podlegać pod ogólne koszty sprzedaży (Cost of Sales). To z kolei stanowi przesłankę do odliczania takich wydatków.
Czy i jakie wydatki z zakresu staff entertaining można odliczyć od podatku?
Imprezy firmowe to znakomita okazja do uczczenia ważnego momentu w historii spółki. W takich wydarzeniach zazwyczaj uczestniczą zarówno pracownicy, jak i inne osoby związane z firmą. Dlatego wydatki tego typu najczęściej podlegają pod staff entertaining. Jak więc w tym przypadku wygląda kwestia odliczeń podatkowych?
Zasadniczo HMRC uznaje, że środki zainwestowane w celu nagrodzenia pracowników za wykonaną pracę mogą podlegać odliczeniu. Co więcej, jest to odliczenie pełne, które obejmuje zarówno podatek dochodowy, jak i VAT oraz inne należności. Oczywiście obowiązuje tutaj ogólna zasada HMRC w zakresie proporcjonalności kosztów. Tym samym zbyt wystawne przyjęcia lub imprezy mogą zostać źle odebrane podczas ewentualnej kontroli.
Ponadto w regulacjach HMRC pojawia się limit wynoszący 150 funtów rocznie na każdego pracownika. Jest to kwota obowiązująca w czasie organizacji corocznych imprez (np. wspólnej kolacji wigilijnej). Jeżeli łączny koszt zorganizowania takiego wydarzenia nie przekracza 150 funtów w przeliczeniu na jednego pracownika, wszystkie wydatki można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Nieco inne zasady dotyczą rozrywki zapewnianej np. podwykonawcom. Takie osoby nie są bowiem uznawane za pracowników firmy. Dlatego w ich przypadku spółka nie zawsze może odliczyć koszty związane z zapewnieniem rozrywki. Co prawda, jest to możliwe w niewielkim zakresie (np. przy okazji zaproszenia podwykonawcy na wspólny lunch). Jeżeli jednak takie osoby wezmą udział w firmowej imprezie, wówczas odliczenie podatków nie będzie dozwolone.
Jak rozliczyć imprezę firmową w spółce LTD – czy rozrywka stanowi benefits in kind?
Wynagrodzenie za pracę to nie jedyna korzyść, która przysługuje zatrudnionym pracownikom. Czasami mogą oni uzyskać dostęp również do innych świadczeń w zamian za wykonywanie obowiązków. W brytyjskim prawodawstwie są one określane mianem benefits in kind, co można przetłumaczyć jako dodatkowe korzyści. Jak takie zapisy odnoszą się do client oraz staff entertaining?
Przede wszystkim należy podkreślić, że rozrywka sama w sobie stanowi benefits in kind. Nie ma tutaj szczególnego znaczenia to, czy korzystają z niej pracownicy lub dyrektorzy. Zdecydowana większość korzyści tego typu podlega standardowemu rozliczeniu za pomocą formularza P11D.
Z czego to wynika? Tak naprawdę HMRC bierze pod uwagę kilka ważnych aspektów. Po pierwsze, kiedy firma zapewnia rozrywkę klientom, jej pracownik lub dyrektor siłą rzeczy również z tego korzysta. Koniec końców taka osoba uczestniczy w spotkaniu z kontrahentem, co powoduje powstanie benefits in kind. Po drugie, uczestnictwo w firmowych imprezach również stanowi korzyść wynikającą z zatrudnienia. W końcu osoby spoza firmy nie mają dostępu do takich wydarzeń.
Tym samym pojawia się tutaj pewien paradoks. Choć niektóre opisane wydatki można wliczyć w koszty, jednocześnie stanowią one benefits in kind dla pracowników lub dyrektorów. Dlatego z jednej strony uprawniają one do ulg podatkowych, ale z drugiej spółka musi złożyć w imieniu pracowników druk P11D (NIC Class 1A). Taki obowiązek dotyczy również podwykonawców, jednak oni powinni złożyć owy formularz osobiście.
Podsumowanie – jak rozliczyć imprezę firmową w spółce LTD
Rozliczanie wydatków związanych z organizowaniem rozrywki dla pracowników i klientów nie jest łatwe. Spółka LTD musi bowiem stosować się do szczegółowych regulacji wydanych przez HMRC. Warto jednak pamiętać, że praktycznie każda rozrywka stanowi dodatkową korzyść (benefits in kind) dla pracownika oraz dyrektora. Dlatego rozliczanie takich świadczeń jest równie istotne, co wliczanie wspomnianych wydatków w koszty prowadzenia działalności!
