Twój księgowy w UK jest zobligowany do prowadzenia wielu różnych rejestrów. Aby działać sprawnie oraz zgodnie z wymogami prawa. Okres przez jaki muszą być przechowywane dokumenty jest zróżnicowany. Zależny jest od tego jaki rodzaj działalności prowadzi klient oraz od tego jakiego rodzaju są to dokumenty. W naszym mini poradniku znajdziesz kompletną informację jak długo Twój księgowy będzie musiał przetrzymywać Twoje „rekordy”.
Spółka LTD w UK – jakie dokumenty i jak długo musi przechowywać Twój księgowy
Urząd HMRC oczekuje i wymaga aby Twój księgowy archiwizował szereg różnych dokumentów w przypadku spółki LTD są to:
- kompletne rekordy dotyczące otrzymanych jak i wydanych przez firmę pieniędzy (przelewy elektroniczne oraz gotówka). Oczywiście w tym także zapisy dotyczące otrzymanych dotacji
- szczegółowe informacje dotyczące majątku spółki
- jak majątek to i informacje dotyczące ewentualnych długów spółki
- środki trwałe (stock) jaki spółka miała na koniec poszczególnych lat rozliczeniowych
- informacje dotyczące wszelkich zakupionych i sprzedanych towarów, dodatkowo musi być podana informacja dla kogo zostały zakupione lub do kogo zostały sprzedane
Szczegółowe informacje u tzw. źródła znajdziesz – TU – Running a limited company / Company and accounting records
Przechowywanie dokumentów księgowych w UK – 6 lat a może dłużej…
HMRC zasadniczo wymaga aby dokumentacja księgowa w przypadku spółki LTD była przechowywana przez 6 lat licząc od końca ostatniego roku rozliczeniowego spółki. Jednak są pewne wyjątki w których Twój księgowy powinien rozważyć przetrzymywanie tych rekordów dłużej niż 6 lat a są nimi:
- sytuacje kiedy niektóre transakcje obejmują więcej jak tylko jeden okres rozliczeniowy spółki
- w przypadku kiedy spółka kupiła środki trwałe / aktywa i planują je trzymać dłużej jak 6 lat
- Twój księgowy powinien rozważyć trzymanie dokumentacji dłużej w przypadku kiedy Twoje rozliczenie spółki zostało wykonane z opóźnieniem
- dodatkowo warto i trzeba trzymać dokumentację dłużej w przypadku kiedy HMRC przeprowadza kontrolę spółki
Przechowywanie dokumentów księgowych w przypadku działalności sole trader?
HMRC w przypadku klientów prowadzących działalność jako samozatrudnieni / sole trader księgowi powinni prowadzić ewidencję dokumentów, które powinny zawierać:
- zestawienie całej sprzedaży oraz dochodów
- wszelkie rekordy dotyczące faktur oraz wyciągów bankowych
- jeśli klient jest zarejestrowany w systemie VAT to wszystkie rekordy dotyczące tych rozliczeń
- ewidencja dokumentów dotycząca systemu PAYE jeśli klient jest zarejestrowany w tym systemie
- informacje dotyczące „personal income” samozatrudnionej osoby
- informacja o dotacjach w ramach systemu Income Support Scheme (SEISS)
- zestawienie informacji ile i w jakiej formie klient zainwestował w swój biznes
- długi / zobowiązania jakie klient ma
- środki trwałe (stock) na koniec poszczególnych lat rozliczeniowych
Wszystko co musisz wiedzieć o przechowywaniu dokumentów będąc samozatrudnionym znajdziesz – TU (dane źródłowe HMRC)
Pamiętaj, że w przypadku klientów prowadzących jednoosobową działalność (sole trader) dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat od daty złożenie rozliczenia np. jeżeli rozliczenie podatkowe za 2019-2020 zostało złożone na 31 stycznia 2021 roku. Twoje dane muszą być trzymane do końca 2026 roku.
Przechowywanie dokumentów a zapobieganie „praniu pieniędzy”
Twoj księgowy musi stosować się do wszystkich obowiązujących i wspomnianych przez nas przepisów. Warto także abyś wiedział o istnieniu bardzo ważnych regulacji a mianowicie o prawie dotyczącym zapobieganiu „praniu brudnych pieniędzy” / The Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds. Zgodnie z tymi regulacjami Twój księgowy jest zobligowany do przechowywania dodatkowych dokumentów przez określony w ustawie czas. Niezależnie od rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności np. dokument tożsamości, informacje dotyczące relacji prawnych z prowadzonym biznesem. Stosowny urząd może wnioskować o nie do Twojego księgowego – obecnego lub byłego.
Przechowywanie dokumentów księgowych w UK – Podsumowanie
Warto abyś wiedział, że angielski regulator finansowy jest bardzo wymagający w stosunku do biur księgowych. Szczególnie w przypadku prowadzenia i przetrzymywania dokumentacji klienta. Poczynając od rozpoczęcia współpracy z klientem i podpisaniem umowy o współpracy oraz podpisaniu zgód dotyczących przetrzymywania Twoich danych osobowych, a kończąc na raportach i elektronicznych wersjach Twoich rozliczeń wykonanych i złożonych w Twoim imieniu do HMRC. Odpowiedzialne i profesjonalne biuro księgowe przykłada bardzo dużą wagę do procesu pracy z dokumentami klienta a w szczególności do procesu ich archiwizacji.
