Brytyjskie prawo spółek uwzględniające różne regulacje natury korporacyjnej zostało uchwalone w 1844 roku. Od tego czasu wielokrotnie je nowelizowano, aby przystosować istniejące przepisy do nowych realiów oraz zmian zachodzących w świecie biznesu. Niemniej z reguły pojedyncze nowelizacje przepisów miały dość ograniczony charakter, dzięki czemu nie zmieniały zbyt wiele. Jednak tym razem będzie zupełnie inaczej, ponieważ 2024 rok przyniesie przedsiębiorcom w UK wielkie zmiany. Wszystko za sprawą ważnej nowelizacji przepisów, która została podyktowana wprowadzeniem The Economic Crime and Corporate Transparency Act. Już teraz wiadomo, że ten akt znacząco zmieni regulacje prawne obowiązujące w sektorze spółek i biznesu. Pozostaje więc zadać pytanie, jak dokładnie będą wyglądać i czego będą dotyczyć zaplanowane zmiany? Aby poznać odpowiedź, zapraszamy do zapoznania się z pierwszym tekstem w ramach naszej mini serii, w której opiszemy nadchodzące zmiany oraz ich znaczenie w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej w UK.
W treści tego artykułu znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Dlaczego brytyjski rząd postanowił wprowadzić tak duże zmiany dotyczące biznesu w UK?
- Jakich obszarów będą dotyczyć zmiany związane ze spółkami LTD i biznesem w UK?
- Jak będą wyglądać nowe obowiązki przedsiębiorców w zakresie zbierania i przekazywania danych?
- Czego będą dotyczyć nowe wymogi prawne związane z weryfikacją firm oraz osób?
Dlaczego rząd brytyjski wprowadzi tak duże zmiany dla biznesu w UK?
We wstępie tego tekstu zaznaczyliśmy, że tak naprawdę każda nowelizacja przepisów ma dość podobny cel. Jest nim przystosowanie regulacji prawnych do aktualnych realiów oraz warunków panujących w świecie biznesu. Nie inaczej jest więc w tym przypadku. Rząd Wielkiej Brytanii zaznaczył, że nowelizacja przepisów ma zwiększyć możliwości urzędników w zakresie kontroli oraz nadzoru sprawowanego nad firmami i spółkami. Zmiany te mają obejmować zarówno weryfikację osobową (np. poszczególnych członków spółek LTD), jak i całych firm wraz z ich strukturami.
Dlaczego takie zmiany są bardzo potrzebne? Rządzący argumentują je tym, że obecne przepisy pozwalają na bardzo łatwe zakładanie i prowadzenie firmy. W efekcie na brytyjskim rynku pojawia się coraz więcej spółek o wątpliwej reputacji. To z kolei powoduje wzrost zagrożenia związanego z nadużyciami lub obecnością nieuczciwych osób w zarządach spółek. Toteż ich zdaniem potrzebne są nowe mechanizmy umożliwiające walkę z nieuczciwymi przedsiębiorcami i praktykami.
Rządzący podkreślają, iż nowe kompetencje mają im pomóc w kontrolowaniu tego, czy spółki działają zgodnie z prawem. Jednocześnie nowe przepisy pozwolą na dużo dokładniejszą ocenę struktury firmy oraz wiarygodności jej poszczególnych członków.
Jakich obszarów będą dotyczyć zmiany związane ze spółkami LTD i biznesem w UK?
Sama nazwa The Economic Crime and Corporate Transparency Act bardzo trafnie sugeruje ideę nowego aktu prawnego. Jego celem jest więc przede wszystkim zwiększenie szeroko rozumianej transparentności oraz zwalczanie nadużyć związanych z działalnością gospodarczą. Aby być jeszcze bardziej precyzyjnym, można wskazać na kilka najważniejszych obszarów tej nowelizacji. Będą to między innymi:
- Zmiany w zakresie kontrolowania działalności firm.
- Większe możliwości urzędników pod kątem weryfikowania struktur firm i spółek.
- Nowe regulacje dotyczące zbierania danych i informacji na temat firm w UK.
- Bardziej zaawansowane regulacje w zakresie weryfikacji biznesowej.
- Zmiany dotyczące metod przekazywania firmowej dokumentacji.
- Nowe ceny usług świadczonych przez urzędników Companies House.
Ponadto w każdym z wymienionych obszarów pojawia się przynajmniej kilka istotnych zmian. To zaś sprawia, że opisywana nowelizacja wprowadzi naprawdę szerokie zmiany, o których po prostu trzeba wiedzieć.
Dlatego w następnych akapitach tego tekstu dokładnie opiszemy poszczególne zmiany i podzielimy je na bloki tematyczne. Każdy może więc zapoznać się z tym obszarem, który najbardziej go interesuje. My jednak zachęcamy do lektury całego tekstu, bo dzięki temu można uzyskać pełen obraz wprowadzonych zmian.
Nowe obowiązki w zakresie zbierania i przekazywania danych
Bez wątpienia życie w XXI wieku oznacza życie w czasach wszechobecnej cyfryzacji. Teraz coraz więcej formalności można wypełnić bez wychodzenia z domu i dotyczy to także biznesu. Obecnie przedsiębiorcy kontaktują się z urzędnikami głównie drogą mailową lub innymi kanałami zdalnymi. Co więcej, sami urzędnicy również wspierają takie zmiany, czego dowodem może być choćby projekt Making Tax Digital.
Tym samym przyszłość brytyjskiego biznesu to postępująca cyfryzacja i digitalizacja. Obydwa te procesy zapewniają przedsiębiorcom liczne nowe możliwości. Z drugiej jednak strony oznaczają one także nowe wyzwania związane z nadzorowaniem działalności firm i spółek. To dlatego jednym z kluczowych obszarów opisywanej nowelizacji są właśnie zmiany w zakresie zbierania informacji o firmach w UK.
Zmiany te zachodzą na dwóch ważnych płaszczyznach. Po pierwsze, urzędnicy wprowadzą w życie nowe zasady dotyczące opracowywania i przechowywania dokumentów uzyskanych od przedsiębiorców. Po drugie, przedsiębiorcy również będą musieli sprostać nowym wymogom w zakresie komunikacji z urzędnikami.
Jak już doszło do wyjaśnienia w tej kwestii pora na przedstawienie konkretów. Zacznijmy od zmian w zakresie funkcjonowania rejestru spółek (Registrar of Companies). Tutaj zmiany mają na celu zarówno zwiększenie ilości posiadanych informacji na temat firm, jak i dbanie o aktualność takich danych.
1. Zakaz podawania adresu PO Box (skrzynki odbiorczej) jako adresu firmy/spółki LTD.
Pierwszą ważną zmianą jest nowy wymóg dotyczący wskazania firmowej siedziby. Do tej pory liczne firmy korzystały z tzw. skrzynek odbiorczych (PO Box), które jednocześnie pełniły funkcję wirtualnego adresu firmy. Z tego faktu korzystali liczni przedsiębiorcy i podawali adres takiej skrytki jako oficjalny adres spółki.
Zdaniem urzędników taka praktyka prowadziła jednak do wielu nadużyć oraz utrudniała nadzór nad działalnością firmy. Ponadto oznaczała ona pewne komplikacje związane ze sprawną wymianą dokumentacji. Dlatego opisana nowelizacja sprawi, że każda firma będzie musiała podać adres swojej rzeczywistej siedziby. Oczywiście urzędnicy będą mogli później skontrolować taki adres, aby upewnić się, że siedziba faktycznie mieści się pod wskazanym adresem.
2. Dodatkowe wymogi związane z potwierdzeniem legalności działania.
Znane powiedzenie głosi, że wszystko, co nie jest zabronione, powinno być dozwolone. Takiej zasadzie hołdowali także niektórzy przedsiębiorcy, którzy prowadzili działalność na granicy prawa. Niektórzy od początku naginali przepisy, a inni zmieniali pierwotny charakter swojej działalności w celu maksymalizacji zysków. Niemniej uczciwość tych praktyk budziła uzasadnione wątpliwości.
Dlatego urzędnicy zamierzają ukrócić podobne procedery. Pomóc w tym mają nowe regulacje, które będą zobowiązywać członków firmy do składania deklaracji dotyczących legalności działania. Co więcej, zarząd firmy będzie musiał przekazywać urzędnikom coroczne raporty dotyczące działalności firmy. W takich sprawozdaniach trzeba będzie również zamieścić deklarację, że firma będzie działać legalnie także w najbliższych przyszłości.
Rzecz jasna urzędnicy będą mogli zakwestionować takie raporty, jeśli będą mieli do nich uwagi. Dodatkowo mogą oni wtedy wnioskować o wdrożenie pewnych zmian w zakresie działalności firmy.
3. Nowy wymóg podania oficjalnego firmowego adresu e-mail do korespondencji dla spółki LTD.
Postępująca cyfryzacja wymaga nie tylko tworzenia nowych procedur, ale także rozpowszechnienia nowych kanałów kontaktowych. Z tego względu urzędnicy postanowili zadbać również o tę kwestię. Efektem było uwzględnienie w przepisach nowego wymogu, który dotyczy podania oficjalnego adresu e-mail firmy albo spółki LTD.
Co istotne, taki adres będzie od tej pory figurować w bazie Companies House. Urzędnicy jasno zastrzegają, iż adres ten musi być na bieżąco obsługiwany, aby zapewnić sprawną komunikację z urzędami. Ponadto taki adres nie będzie podawany publiczne, dzięki czemu przedsiębiorcy mają być chronieni przed niechcianymi wiadomościami.
4. Nowe uprawnienia urzędników w zakresie zbierania informacji i kontrolowania działalności spółek LTD
Praktycznie zawsze uchwalenie nowych wymogów oznacza jednoczesny wzrost uprawnień związanych z działalnością organów kontroli. W tym przypadku nie jest inaczej, bo urzędnicy faktycznie zyskają nowe uprawnienia dotyczące zbierania informacji. Takie zmiany będą widoczne na dwóch głównych płaszczyznach.
Po pierwsze, urzędnicy będą znacznie szybciej reagować w razie podejrzenia, że posiadane przez nich informacje są niekompletnie, nieaktualne lub po prostu fałszywe. Wówczas wezwą oni przedstawicieli firmy do aktualizacji albo uzupełnienia danych.
Po drugie, rządzący mają wprowadzić w życie dużo bardziej rygorystyczne zasady dotyczące wyboru nazw firm/spółek. Te zmiany mają związek z pewnym niebezpiecznym procederem, który zyskuje na popularności. Mianowicie niektóre osoby starają się założyć firmę lub spółkę o nazwie łudząco podobnej do już istniejącej marki. Celem może być np. przejęcie części klientów lub budowanie pozycji rynkowej na podstawie cudzej reputacji.
Urzędnicy będą więc mogli zakwestionować znacznie więcej informacji i jednocześnie nakazać wprowadzenie zmian. Oczywiście powstanie takiego wymogu oznacza także nowe kary za ignorowanie takich obowiązków. Przedsiębiorcy muszą się więc mieć na baczności, bo sankcje mogą być naprawdę dotkliwe. Mogą one obejmować np.:
- karę grzywny w wysokości uzależnionej od skali popełnionych wykroczeń;
- karną adnotację zamieszczoną w oficjalnym aktach spółki;
- oficjalne oskarżenie firmy i wszczęcie urzędowego postępowania.
Spółka LTD – nowe wymogi prawne w zakresie weryfikacji osób i firm
Aktualna technologia rozwija się w tempie, które jeszcze kilkanaście lat temu było niewyobrażalne. Jednak to oznacza nie tylko nowe możliwości, ale także nowe zagrożenia. Idealnym przykładem jest tutaj zjawisko, które może wyrządzić naprawdę ogromne szkody. Jest nim kradzież tożsamości oraz podszywanie się pod inne osoby. Takie oszustwa stały się szczególnie groźne z powodu rozwoju programów graficznych i technologii z zakresu „deepfake”.
Niestety, takie możliwości otworzyły zupełnie nowe drogi działania przed cyberprzestępcami. Teraz ich ofiarami padają już nie tylko zwykli ludzie, ale także przedsiębiorcy, a nawet urzędnicy. Dlatego sytuacja wymagała wprowadzenia nowych zmian, żeby móc zwiększyć poziom bezpieczeństwa przedsiębiorców i kontrahentów.
Nic więc dziwnego, że twórcy The Economic Crime and Corporate Transparency Act bardzo poważnie podeszli do kwestii bezpieczeństwa. Toteż wspomniany akt przewiduje zupełnie nowe mechanizmy związane z szeroko rozumianą weryfikacją. Czego będą dotyczyć?
Zdecydowanie najważniejszą zmianą będzie konieczność weryfikacji tożsamości przy zakładaniu firmy lub spółki. Co istotne, według zapowiedzi taka weryfikacja ma obejmować nie tylko samych właścicieli oraz dyrektorów. Obowiązek ten ma dotyczyć także wszystkich członków spółek limited oraz innych podmiotów. W taki sposób urzędnicy chcą ukrócić praktyki związane z kradzieżą tożsamości i podszywaniem się pod inne osoby.
Powstaje więc pytanie, w jaki sposób ma dokładnie przebiegać opisana weryfikacja? Od razu trzeba zaznaczyć, że w tym momencie nie ma jeszcze oficjalnych wytycznych. Jednak urzędnicy ujawnili już pierwsze informacje na temat tego zagadnienia.
1. Nowe procedury weryfikacji w spółkach LTD
Na ten moment wiadomo już, że urzędnicy Companies House będą odpowiedzialni za realizowanie nowych procedur w zakresie weryfikacji. Toteż po wejściu w życie opisywanych zmian przedsiębiorcy będą musieli oficjalnie zweryfikować swoją tożsamość. Co istotne, takie procedury mają być realizowane między innymi bezpośrednio w urzędach.
Aktualne wytyczne wskazują, że weryfikacji tożsamości będzie można dokonać podczas wizyty w Companies House. W tym celu urzędnicy poproszą o okazanie paszportu lub innego dokumentu tożsamości.
2. Nowe organy kontroli, czyli pojawienie się Authorised Agents.
Kolejną nowością ma być dostęp do alternatywnej metody weryfikacji tożsamości. Ma ona odbywać się przy pomocy autoryzowanych agentów Companies House. Do tej pory takie osoby odpowiadały przede wszystkim za realizowanie procedur z zakresu KYC oraz AML. Natomiast teraz wykaz ich kompetencji rozszerzy się także o wspomnianą już weryfikację.
Urzędnicy zapowiadają, że bardziej szczegółowe informacje dotyczące opisanych procedur pojawią się jeszcze w tym roku kalendarzowym.
Spółka LTD w UK – podsumowanie w temacie zmiany w prawie spółek
Przepisy wprowadzone w ramach The Economic Crime and Corporate Transparency Act znacząco zmienią zasady dotyczące funkcjonowania firm i przedsiębiorstw. Co istotne, zmiany te nie będą ograniczać się do jednej lub dwóch płaszczyzn. Nowe regulacje mają bowiem wpływać między innymi na inne procedury w zakresie kontrolowania firm oraz weryfikacji przedsiębiorców. Z tego względu osoby prowadzące własny biznes w UK muszą się dobrze przygotować do nowych realiów. Na szczęście Twoja firma zawsze może liczyć na pomoc biura Lidertax, czyli Twojego polskiego księgowego w UK. Jako profesjonalni doradcy podatkowi możemy pomóc Ci w przygotowaniu się do wejścia w życie wspomnianych regulacji. Co więcej, naszym nowym klientom oferujemy również usługę bezpłatnych konsultacji wstępnych. Dzięki niej będziemy mogli lepiej poznać potrzeby i oczekiwania Twojej firmy.
Jednocześnie przypominamy, że powyższy tekst stanowi dopiero pierwszą część serii o nowych zmianach w zakresie brytyjskiego prawa spółek. Aby uzyskać pełen obraz dotyczący zbliżających się zmian, zachęcamy także do lektury drugiej części naszego tekstu, gdzie opisujemy kolejne ważne regulacje, która pojawi się niebawem.
