Nie wszystkie firmy dysponują własną flotą pojazdów. Jeżeli dana firma nie zapewni pracownikom służbowych samochodów, ci mogą zdecydować się na korzystanie z własnych aut. Aby nie było to odczuwalne dla ich budżetu, HMRC przyznaje takim pracownikom dodatkowe ulgi. Jedną z nich jest mileage allowance, czyli ulga naliczana za liczbę przejechanych mil przy użyciu własnego auta. Obecnie ma ona szczególnie duże znaczenie ze względu na rosnące ceny paliw. Dlatego pracownicy mogą zastanawiać się, czy przekroczenie limitu mileage allowance będzie mieć negatywne skutki. Co na ten temat mówią przepisy HMRC? Jak powinni zachować się pracodawcy?
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Mileage allowance – co to za ulga i na jakich zasadach jest przyznawana?
- Co robić w razie przekroczenia limitu mileage allowance?
- W jaki sposób wypłacić mileage allowance, aby było to najbardziej opłacalne?
Czym jest mileage allowance i kto może skorzystać z tej ulgi?
Gwoli przypomnienia warto pokrótce przedstawić wspomnianą ulgę. Mileage allowance to ulga przyznawana pracownikom, którzy zdecydują się na korzystanie ze swojego prywatnego samochodu w celach służbowych. Taki użytek może obejmować wiele czynności. Tutaj można wskazać np.:
- wyjazdy w delegacje;
- podróże do klientów;
- przemieszczanie się między oddziałami firmy.
Wszystkie wymienione podróże zyskają wówczas miano wyjazdów służbowych i pracownik będzie mógł ubiegać się o opisaną ulgę. Mileage allowance obejmuje podróże wykonywane za pomocą: samochodów, minivanów oraz motocykli. Rodzaj pojazdu nie ma więc znaczenia w kontekście uzyskania opisanej ulgi.
Duże znaczenie ma za to liczba przejechanych mil. Najwyższa ulga mileage allowance obejmuje pierwsze 10 tysięcy mil. Po przejechaniu tego dystansu wysokość ulgi spada średnio o połowę (w przypadku samochodów/vanów). Co ciekawe, takie ograniczenie nie dotyczy motocykli.
Tym samym aktualne wyliczenia dotyczące mileage allowance wyglądają następująco:
- Pierwsze 10 tysięcy mil w skali roku – ulga to 45 pensów za każdą przejechaną milę
- Kolejne 10 tysięcy mil w skali roku – ulga to 25 pensów za każdą przejechaną milę
Co istotne, wspomniane wyliczenia dotyczą łącznego dystansu pokonanego przez pracownika w ciągu 1 roku. Nie ma tutaj znaczenia to, czy pracownik korzystał z jednego lub kilku aut.
Przekroczony limit mileage allowance – co robić?
Ulga mileage allowance może zostać przyznana na dwa sposoby. Pierwsza metoda zakłada, że dany pracownik odliczy od płaconego podatku ulgę za liczbę przejechanych kilometrów. Z kolei alternatywna metoda pozwala pracodawcom na wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu za opisaną ulgę. Pod tym względem korzystniejszym rozwiązaniem wydaje się właśnie taki dodatek od pracodawcy. Taki bonus nie podlega bowiem pod obowiązek składkowy NI (National Insurance).
W ostatnim czasie mileage allowance wzbudza bardzo duże zainteresowanie. Wszystko ze względu na rosnące ceny paliw, które rzutują na bardziej kosztowną eksploatację pojazdów. To zaś skłania niektórych pracowników do wnioskowania o zwiększenie limitu mileage allowance. Co prawda, wszyscy pracodawcy mogą przekazać swoim pracownikom nieco wyższą ulgę z tego tytułu. Jednak ulga przekraczająca podany wyżej limit 45 i 25 pensów zostanie uznana przez HMRC za tzw. benefits in kind. To z kolei będzie oznaczać konieczność wykazania wszystkich dodatkowych środków w formularzu P11D.
Tym samym przekroczenie limitu mileage allowance z punktu widzenia podatkowego po prostu nie jest opłacalne. W takiej sytuacji dosłownie całą nadwyżkę będzie trzeba obciążyć składką NI klasy 1 (podobnie jak wszelkie bonusy pieniężne). Toteż pracodawca może to zrobić, ale powinien pamiętać o tym, jak wpłynie to na finalne rozliczenie podatkowe.
W jaki sposób zwiększyć opłacalność ulgi mileage allowance?
Niestety, rosnące ceny paliw nie mają żadnego wpływu na obowiązujące stawki mileage allowance. W istocie podany wyżej limit obowiązuje już od dobrych kilku lat. Dlatego obecnie warto korzystać z kilku metod optymalizacji, które zwiększają opłacalność tej ulgi. Zatem jakie sposoby będą najkorzystniejsze?
Pierwszym z nich jest wspomniana wypłata pracownikowi świadczenia w formie ekwiwalentu dla ulgi mileage allowance. Ten prosty sposób pozwala na uniknięcie konieczności płacenia składki NI. Jest to jednak możliwe tylko pod warunkiem, iż pracownik nie otrzymuje innych świadczeń z tytułu podróży służbowych.
Tutaj warto zaznaczyć, że niektóre wydatki tego typu są zupełnie zwolnione ze zobowiązań podatkowych. Dotyczy to zarówno składki NI, jak i samych podatków. Takie wydatki to np.:
- niektóre koszty związane z noclegiem podczas podróży służbowej;
- codzienne wydatki związane z tzw. utrzymaniem się w czasie podróży (dotyczy głównie wyjazdów poza UK);
- wszelkie dodatki służbowe z tytułu zawartej umowy o pracę (dot. wyjazdów służbowych).
Jeśli więc pracownik nie otrzymuje żadnego z tych dodatków, powstałą lukę można uzupełnić poprzez wypłatę mileage allowance. Wówczas nadwyżka z tytułu tej ulgi wypełni „pozostałą” kwotę, która byłaby zwolniona z obciążeń podatkowych. Co prawda, takie działanie wymaga indywidualnego rozpatrzenia kosztów związanych z podróżami służbowymi. Jednak pod względem optymalizacji podatkowej będzie to zdecydowanie najkorzystniejsza alternatywa.
Podsumowanie
Rosnące ceny paliw oraz koszty eksploatacji samochodu sprawiają, że pracownicy coraz częściej chcą skorzystać z ulgi mileage allowance. Niestety, od kilku lat stawki obowiązujące przy tej uldze pozostają na tym samym poziomie. Pracownicy wciąż mogą otrzymać tylko 45 pensów za każdą milę przejechaną w podróży służbowej. Natomiast każda nadwyżka od tej kwoty będzie obciążona składką NI klasy 1. Co więc mogą zrobić pracodawcy, aby zaspokoić oczekiwania pracowników? Jednym ze sposobów będzie przyznanie mileage allowance w formie ekwiwalentnego świadczenia. Jeśli pracownik nie otrzymuje innych świadczeń w związku z podróżami służbowymi, taki wybór będzie dobrym rozwiązaniem. Wtedy przekazane środki zostaną zwolnione ze wspomnianej składki NI. Tym samym będzie to dużo korzystniejsze rozwiązanie dla pracownika i samego pracodawcy.
