Możliwość odliczania różnych wydatków stanowi jeden z najważniejszych atutów związanych z prowadzeniem samozatrudnienia w UK. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą odzyskać niektóre z poniesionych kosztów, a co za tym idzie – zwiększyć swoje dochody netto. Na Wyspach takie korzyści przysługują zarówno właścicielom spółek LTD, jak i osobom samozatrudnionym. Prawo do wspomnianego odliczania wydatków może obejmować liczne poniesione koszty. Jednak HMRC wymaga, aby były to wydatki bezpośrednio i całkowicie związane z prowadzoną działalnością. Jak pod tym względem wypada więc koszt zakupu ubrań? Czy odzież robocza również może podlegać takim odliczeniom? Aby poznać odpowiedzi na postawione pytania, zapraszamy do lektury naszego artykułu.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Jakie są najważniejsze zasady dotyczące odliczania kosztów związanych z odzieżą?
- W jaki sposób osoby samozatrudnione mogą zdefiniować pojęcie „odzieży roboczej”?
- Dlaczego kwestia dress code’u może budzić pewne wątpliwości HMRC?
- Co warto wiedzieć o korzystaniu z odzieży roboczej w celach prywatnych?
- Czy osoby samozatrudnione mogą odliczyć również koszty dotyczące czyszczenia ubrań?
- Dlaczego w ogóle warto zadbać o odliczenie wydatków na odzież roboczą?
Odzież a samozatrudnienie w UK – co można odliczyć? Kluczowe reguły
Przy opisywaniu takich zagadnień zawsze należy zacząć od przedstawienia kilku fundamentalnych kwestii. Ich zrozumienie będzie bowiem konieczne dla poprawnej interpretacji pozostałych wiadomości. O czym więc koniecznie trzeba wiedzieć w przypadku odliczania kosztów związanych z odzieżą? Najważniejsze wytyczne HMRC można streścić w kilku zdaniach. Oczywiście w kolejnych akapitach zostaną one opisane dużo bardziej szczegółowo. Jednak zasadniczo można uznać, że w przypadku odzieży roboczej obowiązują trzy podstawowe zasady:
Te trzy reguły są więc filarem do zrozumienia tego, jakie koszty mogą odliczyć samozatrudnieni w UK. Jak już wspomnieliśmy, zostaną one dokładniej omówione w kolejnych akapitach. Dlatego też nadszedł czas, aby nad każdym z nich pochylić się nieco bliżej.
Samozatrudnienie w UK a odzież robocza – czym ona właściwie jest?
Przy analizowaniu wszelkich zagadnień podatkowych można stwierdzić, że przysłowiowy diabeł kryje się w szczegółach. Wiele bowiem zależy od kwestii interpretacji terminów oraz zastosowania ich w praktyce. Kwestia odzieży roboczej nie jest żadnym wyjątkiem od tej reguły. Dlaczego warto się zastanowić nad tym, czym właściwie jest odzież robocza.
Zasadniczo przepisy zaakceptowane przez HMRC wyróżniają kilka kategorii takiej odzieży. Pierwsza z nich dotyczy standardowej odzieży ochronnej. Jest to oczywiście odzież mająca na celu zabezpieczenie zdrowia osoby wykonującej określone prace. Mogą to być więc wszelkiego rodzaju kombinezony, buty, ochraniacze, rękawice, okulary ochronne, a także liczne akcesoria dodatkowe. Takie wydatki z reguły można najłatwiej odliczyć, ponieważ są one w oczywisty sposób związane z wykonywaną pracą.
Obok odzieży ochronnej można także wspomnieć o odzieży roboczej związanej z dress code’em. Niestety, tutaj sprawa jest bardziej zagmatwana, dlatego opiszemy ją dokładniej w następnym akapicie.
Specyficznym rodzajem odzieży roboczej mogą być także wszelkiego rodzaju kostiumy oraz przebrania. One znajdują zastosowanie w szeroko pojętej branży rozrywkowej oraz branży usług kierowanych do dzieci. W przypadku kostiumów i przebrań pojawia się jedna zasadnicza korzyść. Mianowicie przedsiębiorca może bardzo łatwo wykazać, że zakup i utrzymanie takiego stroju wynika jedynie ze świadczonych usług. Trudno bowiem wyobrazić sobie, aby ktoś codziennie chodził po ulicy w stroju Supermana. Dlatego tutaj kwestia odliczenia również jest dość prosta.
Dlaczego dress code może budzić pewne wątpliwości?
HMRC dobrze wie o tym, że dress code jest wymagany w wielu branżach. Przykładowo, personel odpowiedzialny za obsługę rozmaitych wydarzeń musi dysponować ściśle określoną odzieżą. Z tego względu samozatrudnieni również mogą ponosić wydatki związane z dostosowaniem się do takich zasad. Jednak tutaj pojawia się bardzo istotny problem.
Mianowicie dress code może zakładać noszenie po prostu eleganckiej odzieży (np. garnituru lub marynarek). Natomiast taka odzież może być przecież przydatna także poza pracą, gdyż ma ona uniwersalny charakter. Toteż zakup samych eleganckich ubrań zazwyczaj nie będzie polegać odliczeniu.
Jest jednak jeden wyjątek, z którego można skorzystać. Dotyczy on odzieży, która posiada logotyp działalności lub np. wyhaftowaną nazwę firmy/obiektu. Wtedy rzeczywiście można wykazać, że noszenie takiej odzieży może być związane jedynie z prowadzonym biznesem.
Oczywiście jest to kwestia dyskusyjna. HMRC może stwierdzić, że minimalistyczny logotyp firmy nie przekreśla możliwości używania takich ubrań na co dzień. Niemniej opisany wyżej argument może mieć znaczenie przy składaniu ewentualnych wyjaśnień dotyczących odliczenia. Dlatego też warto mieć go na uwadze.
Samozatrudnienie w UK i wykorzystanie odzieży roboczej w celach prywatnych
Opisane wyżej zagadnienie jest związane z innym wymogiem HMRC. Dotyczy on rozdzielenia tego, czy dana odzież może być wykorzystywana także w celach prywatnych. Jeśli tak, istnieje duża szansa, że jej odliczenie zostanie zakwestionowane.
Oczywiście tutaj pojawiają się wspomniane wyżej dylematy dotyczące np. eleganckich ubrań. Zasada jest więc prosta. Najłatwiej samozatrudnieni w UK mogą odliczyć wydatki na taką odzież, która rzeczywiście przydaje się tylko podczas pracy. Może to być np. wspomniane już ubranie ochronne, wszelkie ochraniacze lub specyficzne kostiumy.
Kluczowe jest więc to, aby samozatrudniony był w stanie wyjaśnić, dlaczego dana odzież jest wykorzystywana tylko w celach służbowych. Od takiego wyjaśnienia zależy, czy HMRC przyjmie podane odliczenie.
Czy samozatrudnieni w UK mogą odliczyć także koszty czyszczenia odzieży?
Nie ulega wątpliwości, że najważniejszym aspektem dla wielu osób jest zakup opisywanej odzieży. Koniec końców specjalistyczne ubrania ochronne lub unikalne kostiumy mogą być po prostu bardzo drogie. Dlatego możliwość wliczenia ich zakupu w koszty stanowi bardzo korzystne rozwiązanie. Niemniej jednak nie należy przy tym zapominać o innych wydatkach związanych z codziennym używaniem takiej odzieży.
Dotyczy to przede wszystkim czyszczenia i ewentualnej konserwacji takiej odzieży. Jest to szczególnie ważne w przypadku odzieży ochronnej używanej np. podczas prac budowlanych lub zabiegów medycznych. Wówczas utrzymanie ubrania w odpowiedniej czystości i dobrym stanie technicznym jest fundamentalną kwestią bezpieczeństwa. Dlatego HMRC ma określone przepisy, które regulują wspomniane zagadnienie.
Zasada jest jednak podobna. Jeżeli ktoś jest w stanie wykazać służbową konieczność używania takiej odzieży, może również uzyskać zwrot kosztów jej czyszczenia. Dokładna procedura jest w tym przypadku zależna od formy zatrudnienia. Pracownicy etatowi muszą wypełnić stosowny wniosek oznaczony symbolem P87. Natomiast samozatrudnieni w UK powinni uwzględnić takie koszty w swoim zeznaniu podatkowym i w razie potrzeby wytłumaczyć powód ich zamieszczenia.
Samozatrudnienie w UK a odliczenie kosztów odzieży – dlaczego warto to zrobić?
Wspomniana wyżej różnica dotyczy także formy uzyskania zwrotu poniesionych kosztów. Jeżeli pracownik etatowy wypełni formularz P87, otrzyma on częściowy zwrot podatku. Natomiast osoba samozatrudniona może w ten sposób obniżyć osiągane dochody, co będzie korzystne z punktu widzenia optymalizacji podatkowej.
Jeszcze raz przypominamy o tym, że HMRC bierze tutaj pod uwagę indywidualną specyfikę prowadzonej działalności. W związku z tym to samozatrudniony w razie potrzeby powinien wyjaśnić, dlaczego dana odzież jest mu potrzebna i wykazać, że nie używa jej poza pracą.
Na zakończenie chcielibyśmy zachęcić do zapoznania się z treścią innych podobnych artykułów, które widnieją na blogu Lidertax. Zagadnienie odliczania niektórych kosztów przez właścicieli spółek lub osoby samozatrudnione cieszy się bowiem ogromnym zainteresowaniem. Dlatego też jako biuro Lidertax przeprowadziliśmy podobne analizy dotyczące odliczania innych kosztów. Zachęcamy więc do lektury poniższych artykułów:
Odzież a samozatrudnienie w UK – Podsumowanie
Kwestia związana z odliczaniem wydatków dotyczących zakupu i korzystania z odzieży roboczej jest dość złożona. HMRC wyróżnia kilka typów takiej odzieży, czyli np.: ubrania ochronne, uniformy oraz przebrania/kostiumy. Jeżeli samozatrudnieni w UK chcą odliczyć koszt zakupu takich ubrań, muszą wykazać, że są one im niezbędne do wykonywania prowadzonej działalności. Oprócz tego ważne jest to, aby nie korzystać z takich ubrań poza pracą. W przeciwnym razie HMRC może zgłosić zastrzeżenia dotyczące odliczania takich kosztów. Co istotne, jeśli odliczenie jest zgodne z przepisami, samozatrudnieni mogą uzyskać także dodatkowy zwrot za czyszczenie posiadanej odzieży. Wszelkie takie wydatki trzeba uwzględnić w składanym zeznaniu podatkowym (self assessment). Dzięki temu można obniżyć wysokość uzyskiwanych dochodów, co będzie korzystne z punktu widzenia optymalizacji podatkowej.
W razie wątpliwości dotyczących tej lub innej kwestii odliczenia zachęcamy Ciebie do skorzystania z bezpłatnej konsultacji – KLIK. Nasi specjaliści postarają się rozwiązać Twoje dylematy!
