Osoby pracujące w charakterze samozatrudnionych zgodnie twierdzą, że praca w takiej formie ma kilka unikalnych zalet. Jedną z nich jest brak przełożonych, dzięki czemu samozatrudniony sam odpowiada za przebieg swojej kariery. Warto jednak pamiętać o tym, że wymóg samodzielnego załatwiania różnych kwestii formalnych nie sprowadza się tylko do spraw biznesowych. Osoby samozatrudnione w UK muszą również dopilnować tego, aby we właściwy sposób rozliczać osiągane dochody. Niestety, nasza praktyka pokazuje, że rozliczanie samozatrudnienia w UK wcale nie jest takie proste. Przedsiębiorcy w trakcie takich procedur popełniają sporo błędów, które mogą okazać się mniejszym lub większym problemem w razie kontroli skarbowej. Dlatego przygotowaliśmy obszerny poradnik dla wszystkich osób rozliczających się jako samozatrudnieni w UK. W tym artykule opiszemy najczęściej popełniane błędy przez samozatrudnionych w trakcie rozliczania dochodów i jednocześnie podpowiemy, co robić, aby takich błędów nie popełnić. Naszym zdaniem jest to niezwykle ważny oraz cenny tekst dla wszystkich samozatrudnionych w UK. Z tego powodu zachęcamy do jego uważnej lektury i zapamiętania opisanych kwestii.
W tym artykule opiszemy następujące zagadnienia:
- Samozatrudnienie w UK – jak wygląda system rozliczania dochodów?
- Co można odliczyć jako self employed?
- Samozatrudnienie w UK a niedopilnowanie terminu złożenia rozliczenia self assessment
- Nieścisłości w dokumentacji – jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia Self-Assessment?
- Self-Assessment w UK a brak uwzględnienia wszystkich źródeł dochodu
- Jak prawidłowo odliczyć firmowe wydatki w przypadku samozatrudnienia w UK
- Brak znajomości ulg podatkowych – co mogą odliczyć samozatrudnieni w UK?
- Kiedy samozatrudnieni w UK muszą zarejestrować się jako płatnicy VAT?
- Rozliczenie samozatrudnienia w UK a MDT / Making Tax Digital
- Dlaczego warto zrobić swoje rozliczenie samozatrudnienia w UK z ekspertami z Lidertax
Samozatrudnienie w UK – jak wygląda system rozliczania dochodów?
Na początku przypomnijmy najważniejsze informacje związane z systemem rozliczania dochodów w UK. Warto bowiem pamiętać, że osoby zatrudnione na etacie oraz samozatrudnieni podlegają pod zupełnie inne przepisy podatkowe. Różnice te mają zresztą ogromne znaczenie.
Jeśli chodzi o pracowników etatowych, wszystkie formalności wypełnia w ich imieniu pracodawca. Pracownik otrzymuje tylko payslip-y, czyli odcinek zawierający informacje o jego dochodach oraz obciążeniach podatkowych pobranych w danym okresie. Dodatkowo na koniec roku podatkowego pracownik otrzyma również dokument P60 – szczegółowo pisaliśmy o tym dokumencie – TU.
Natomiast w przypadku samozatrudnienia w UK procedury wyglądają zupełnie inaczej. Osoby samozatrudnione nie płacą podatków na bieżąco. Zamiast tego na koniec roku podatkowego wszyscy samozatrudnieni muszą złożyć rozliczenie Self-Assessment, w której podsumowują osiągnięte dochody. Na tej podstawie HMRC oblicza należne podatki.
Ponadto przy składaniu wspomnianych wyżej rozliczeń osoby samozatrudnione w UK mogą także odliczyć niektóre wydatki – szczegółowo pisaliśmy o tym – TU. To właśnie na tym etapie pojawiają się wspomniane błędy, które mogą skutkować przykrymi konsekwencjami.
Co można odliczyć jako self employed?
Na naszym blogu Lidertax do tej pory pojawiło się kilka tekstów poświęconych temu zagadnieniu. Opisaliśmy na przykład to, jakie wydatki związane z ubraniami roboczymi może odliczyć samozatrudniony i jako to zrobić poprawnie – KLIK.
Nie jest to zresztą przypadek, ponieważ z jednej strony prowadzenie działalności gospodarczej rzeczywiście daje prawo do odliczania niektórych kosztów. Jednak w praktyce bardzo trudno jest prawidłowo odliczać takie wydatki, jeśli ktoś nie korzysta z pomocy specjalistów. Dlatego jako polskie biuro księgowe w UK zwracamy szczególną uwagę na to zagadnienie przygotowując rozliczenia naszych klientów.
Zasadniczo w przypadku odliczania kosztów obowiązuje jedna uniwersalna zasada. Pełnemu odliczeniu mogą podlegać tylko takie wydatki, które mają całkowity i bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Błędem jest więc uwzględnianie tutaj wydatków, które są związane także z celami prywatnymi (np. zakup telefonu służbowego, który jest wykorzystywany także do kontaktu ze znajomymi/rodziną).
Podobnie sprawa wygląda w przypadku odzieży roboczej. Odliczeniu może podlegać tylko zakup odzieży, której specyfika sprawia, że na pewno będzie ona wykorzystywana wyłącznie w pracy. Idealnym tego przykładem mogą być różne kostiumy lub uniformy (np. mundury). Nie można natomiast odliczyć np. kosztu zakupu garnituru lub eleganckiej odzieży. Wynika to z faktu, że taką odzież można wykorzystać również przy innych okazjach. Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy ubrań z widocznym logotypem firmy, które są używane jedynie podczas pracy.
Samozatrudnienie w UK a niedopilnowanie terminu złożenia rozliczenia self assessment
W pierwszym akapicie wspomnieliśmy o tym, że samozatrudnieni muszą samodzielnie zadbać o rozliczanie osiąganych dochodów. To oznacza także obowiązek terminowego złożenia deklaracji Self-Assessment oraz zapłaty należnych podatków oraz ewentualnych zaliczek. Niestety, jako polski księgowi w UK przekonaliśmy się o tym, że samozatrudnieni czasami przegapiają wspomniane terminy. To z kolei jest ogromnym błędem.
Wynika to z faktu, że HMRC przewiduje określone kary za przekroczenie terminów. O jakich terminach mowa? Wspomniana kwestia dotyczy zarówno złożenia deklaracji Self-Assessment (31 stycznia), jak i zapłaty ewentualnych zaliczek w dwóch turach (31 stycznia i 31 lipca). Podstawowa kara za przekroczenie jednego z tych terminów wynosi 100 funtów. Co więcej, HMRC nalicza taką karę od razu.
Warto również pamiętać, że kwota 100 funtów dotyczy podstawowej kary. Jeżeli opóźnienie nie zostaje uregulowane w ciągu 3 miesięcy, HMRC rozpocznie dalsze naliczanie kar. W efekcie dług może wzrosnąć do bardzo poważnych kwot.
Oczywiście tutaj można wspomnieć o dwóch kwestiach. Pierwsza z nich dotyczy sytuacji, kiedy ktoś po prostu przeoczył wspomniany wyżej termin. Wówczas należy możliwie szybko nadrobić swoje zaległości, aby nie dopuścić do naliczania wyższych kar.
Co jednak mają zrobić osoby, które chcą zapłacić podatek, ale nie mają wolnych środków? W takiej sytuacji należy od razu skontaktować się z HMRC i poinformować o swoich problemach z zapłatą podatku. Urzędnicy HMRC mogą w takiej sytuacji zaproponować rozłożenie płatności na raty lub wyznaczyć nowy termin. Ponadto sam fakt poinformowania HMRC o problemach z dokonaniem płatności może zmienić podejście urzędników. Jest więc to dobry sposób na rozwiązanie wspomnianego kłopotu.
Nieścisłości w dokumentacji – jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia Self-Assessment?
Główną ideą rozliczenia Self-Assessment jest to, abyś ty jako podatnik przy jej pomocy mógł poinformować HMRC o osiągniętych dochodach. Oczywiście nie można tego zrobić ot tak. Prawidłowe wypełnienie deklaracji Self-Assessment wymaga bowiem użycia określonych dokumentów. Bez nich popełnienie błędu w trakcie wypełniania deklaracji jest praktycznie pewne.
O czym powinni więc pamiętać samozatrudnieni w UK? Do wypełnienia deklaracji potrzebne będą przede wszystkim:
- wykazy wszystkich dochodów osiągniętych w trakcie roku podatkowego, które nie podlegały odgórnemu opodatkowaniu (np. zyski z dywidend);
- zestawienia wydatków związanych z prowadzeniem działalności oraz kosztów podlegających odliczeniom;
- ewentualne kopie dokumentów P60 lub innych dokumentów związanych z czasowym zatrudnieniem na zwykłym etacie;
- dane identyfikacyjne (np. numer UTR oraz numer National Insurance).
Wszystkie wymienione dokumenty warto przygotować sobie z wyprzedzeniem, aby później nie tracić już na to czasu. Nasza praktyka pokazuje, że pośpiech stanowi bowiem jeden z głównych powodów pomyłek przy wypełnianiu deklaracji. Dlatego jako polski księgowy w UK apelujemy o spokojnie i dokładne wypełnianie wszelkich dokumentów administracyjnych.
Self-Assessment w UK a brak uwzględnienia wszystkich źródeł dochodu
Samozatrudnieni w UK dość często popełniają błąd związany z niewłaściwym postrzeganiem deklaracji Self-Assessment. Otóż niektórzy uznają, że ten dokument służy wyłącznie do wykazania dochodów z tytułu osiągniętej działalności. Być może takie założenie wydaje się logiczne, ale nie jest ono prawdziwe.
Deklaracja Self-Assessment ma bowiem inny cel. Służy ona wykazaniu wszystkich dochodów, które nie zostają odgórnie opodatkowane. Tym samym mogą to rzeczywiście być dochody z tytułu wykonywanej pracy, ale nie jest to jedyny ważny wykaz. Równie istotne są przecież dochody osiągane np. z tytułu dywidend, wynajmu lub innych źródeł.
Poprawnie wypełniona deklaracja Self-Assessment musi uwzględniać wszystkie osiągnięte dochody. Dlatego tak ważne jest wspomniane wcześniej przygotowanie dokumentacji, która pozwoli na uporządkowanie wszystkich kluczowych informacji.
UWAGA!
Niektóre dochody (np. zyski z tytułu wynajmu nieruchomości położonych poza UK) należy wykazać, ale nie można ich umieścić bezpośrednio w deklaracji Self-Assessment. Do ich wykazania służą stosowane druki, które należy wypełnić oraz złożyć razem z główną deklaracją. Niektóre z nich (np. formularz SA105 oraz SA106) opisaliśmy już na naszym blogu. Zachęcamy więc do lektury takich tekstów, aby lepiej zrozumieć wspomniane zagadnienie.
Jak prawidłowo odliczyć firmowe wydatki w przypadku samozatrudnienia w UK
Błędna klasyfikacja kosztów do odliczenia stanowi ogromny problem. W pierwszym akapicie wspomnieliśmy o pomyłkach wynikających z niezrozumienia kwestii wydatku biznesowego oraz osobistego. Jak więc powinno przebiegać prawidłowe odliczenie wydatków?
Przede wszystkim należy najpierw poznać swoją sumę dochodów, a następnie odliczyć od niej ulgi podatkowe oraz kwotę wolną od podatku. Dopiero wtedy poznamy bowiem wartość, która stanie się podstawą do naliczenia obciążeń skarbowych. To właśnie od tej kwoty należy odliczać wydatki, aby zostały one poprawnie ujęte.
Jakie wydatki szczególnie warto odliczyć? Mogą to być np.:
- koszty związane z wynajęciem biura lub innego pomieszczenia do pracy;
- wydatki na reklamę oraz marketing;
- koszty dotyczące zakupu usług (np. usług telekomunikacyjnych);
- wydatki na podróże do klientów
Brak znajomości ulg podatkowych – co mogą odliczyć samozatrudnieni w UK?
Ulgi podatkowe mogą być bardzo silnym wsparciem podczas prowadzenia działalności jako osoba samozatrudniona w UK. Należy jednak wiedzieć, jak można skorzystać z takich ulg. Niestety, część przedsiębiorców nie robi tego właściwie, przez co ich wyliczenia stają się mniej korzystne. Zatem o jakich ulgach szczególnie warto pamiętać?
Podstawą jest tutaj oczywiście Personal Allowance, czyli po prostu kwota wolna od podatku. Ona przysługuje każdej osobie na etacie oraz wszystkim samozatrudnionym w UK. Przypomnijmy, że w roku podatkowym 2023/2024 kwota wolna wynosi 12 570 funtów rocznie.
Skorzystanie z Personal Allowance wydaje się oczywiste, ale na szczęście nie jest to jedyna opcja. W praktyce optymalizacja podatkowa może zakładać również skorzystanie z innych ulg. Niektóre z nich są ogólnodostępne, a inne wymagają spełnienia określonych warunków. Jeśli masz konkretne pytania dotyczące kosztów jakie możesz odliczyć w przypadku self assessment koniecznie skorzystaj z naszej bezpłatne konsultacji – KLIK.
Kiedy samozatrudnieni w UK muszą zarejestrować się jako płatnicy VAT?
W wielu krajach na całym świecie przyjęto podobne zasady dotyczące podatku VAT. Zakładają one, że przedsiębiorca po przekroczeniu określonego progu dochodów musi zarejestrować się jako płatnik VAT. W UK zasada jest dokładnie taka sama, a próg dochodów wynosi tutaj 85 tysięcy funtów obrotu – pamiętajcie, że patrzymy na ostatnie 12 miesięcy działalności. Jeśli przekroczysz taką kwotę, musisz zarejestrować się jako podatnik VAT – jeśli potrzebujesz konsultacji w temacie rejestracji VAT – ZAPRASZAMY DO NAS.
Dodajmy tutaj, że w Wielkiej Brytanii obowiązują trzy stawki podatku VAT. Standardowa wynosi 20% i musi ją płacić większość przedsiębiorców. Tylko nieliczni mają prawo do korzystania ze zredukowanej (5%) lub zerowej stawki VAT.
Przypomnijmy jeszcze, iż biuro Lidertax jako polski księgowy w UK oferuje usługę rejestracji do systemu VAT. Jako profesjonaliści jesteśmy w stanie szybko i poprawnie przeprowadzić całą procedurę. Dlatego wszystkich zainteresowanych serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami w tym zakresie.
Rozliczenie samozatrudnienia w UK a MDT / Making Tax Digital
Przez długie lata wszystkie procedury administracyjne w UK opierały się na dokumentacji w formie papierowej. Nie ma w tym zresztą nic dziwnego, ponieważ przez lata była to jedyna dostępna opcja. Jednak w ostatnim czasie widać dobitnie, że stary porządek zacznie odchodzić do przeszłości. Wszystko za sprawą bardzo ambitnego projektu realizowanego przed rząd brytyjski, czyli programu Making Tax Digital.
Jak sama nazwa wskazuje, jego głównym celem jest stworzenie możliwości rozliczania wszelkich dochodów drogą cyfrową. Co więcej, organy administracji UK dążą do tego, aby cyfrowe rozliczanie dochodów było jedyną dostępną opcją. Dowodem na to jest stopniowe wycofywanie możliwości składania papierowych deklaracji lub innych dokumentów. Dlatego jako świadomy przedsiębiorca działający jako samozatrudniony w UK musisz uwzględnić nadchodzące zmiany.
Jednym z kluczowych założeń rządowego programu Making Tax Digital jest zobowiązanie przedsiębiorców do korzystania ze specjalnego oprogramowania. Ma ono pozwolić na przechowywanie i przekazywanie wszelkich ważnych dokumentów oraz zestawień w formie cyfrowej. Obecnie jest to wymagane jedynie w przypadku płatników VAT. Jednak nie ma żadnych wątpliwości, że niebawem wymóg ten obejmie wszystkich przedsiębiorców.
To oznacza, że jeśli jeszcze nie płacisz VAT-u, najprawdopodobniej w najbliższych latach będziesz musiał przystosować się do działania w nowych realiach. W przeciwnym razie złamiesz założenia programu Making Tax Digital, a to z kolei może oznaczać problemy. Zaniedbanie pod tym kątem prędzej lub później odbije się negatywnie.
Dlaczego warto zrobić swoje rozliczenie samozatrudnienia w UK z ekspertami z Lidertax
Podejście osób samozatrudnionych w UK do kwestii optymalizacji podatkowej jest naprawdę bardzo zróżnicowane. Niektórzy mają podstawową wiedzę w tym temacie i rzadko kiedy stosują ją w praktyce. Inni starają się korzystać z takiej wiedzy, ale raczej przy podstawowych odliczeniach. Z kolei część przedsiębiorców na bieżąco współpracuje z doradcami podatkowymi, a optymalizacja podatkowa jest dla nich priorytetem.
Biuro Lidertax jako polski księgowy w UK na co dzień współpracuje z przedsiębiorcami. Dlatego dobrze wiemy o tym, że nawet osoby z dużą wiedzą na tematy podatkowe nie znają wszystkich zagadnień dotyczących optymalizacji. Nie ma w tym zresztą nic dziwnego, bo jest to niezwykle złożony temat. Jednak to sprawia, że współpraca z doradcą podatkowym może zapewnić Tobie i Twojej firmie istotną przewagę.
Nasza rola wcale nie ogranicza się do kwestii podatkowych. Jesteśmy w stanie pełnić również funkcję doradczą i proponować klientom najbardziej optymalne zgodne z prawem rozwiązania. Oprócz tego zajmujemy się formalnościami oraz kwestiami dokumentacji. To wszystko tworzy kompleksowe rozwiązanie, które siłą rzeczy zapewnia rynkową przewagę. My po prostu wiemy, że nasi klienci są w stanie zmaksymalizować swoje zyski bez zwiększania nakładu pracy. Jednocześnie mamy pewność, iż wszystkie podejmowane kroki są zgodne z literą prawa.
Dlatego serdecznie zachęcamy Cię do skorzystania z oferty Lidertax. Wszystkim nowym klientom oferujemy możliwość zarezerwowania bezpłatnej konsultacji wstępnej. W czasie takiej rozmowy nasi specjaliści będą mogli lepiej poznać Twoje potrzeby oraz aktualną sytuację. Na bazie takich informacji będziemy w stanie zaproponować Ci konkretny model współpracy przystosowany do specyfiki prowadzonej działalności. Zachęcamy więc do skorzystania z takiej opcji.
Rozliczanie samozatrudnienia w UK, najczęstsze błędy -Podsumowanie
Wieloletnia praktyka na brytyjskim rynku podatkowym pokazała nam, że rozliczanie samozatrudnionych Self-Assessment może budzić wątpliwości. Jest to zresztą w pełni zrozumiałe. Przepisy prawne dotyczące tego zagadnienia są dość złożone, a ponadto stale się zmieniają. Dlatego przedsiębiorcy muszą naprawdę się postarać, aby regularnie być z nimi na bieżąco. Nawet przy poprawnym składaniu deklaracji Self-Assessment pojawia się jeszcze kwestia optymalizacji podatkowej. Odliczanie niektórych wydatków jest niezwykle skuteczną strategią na zwiększenie osiąganych dochodów. Jednak trzeba robić to zgodnie z przepisami, aby uniknąć potencjalnych problemów. Z tego względu zwrócenie uwagi na zagadnienia opisane w powyższym artykule będzie bardzo dobrym krokiem. Oprócz tego warto poważnie zastanowić się nad rozpoczęciem współpracy z profesjonalnym doradcą księgowo-podatkowym. Taka współpraca może zapewnić kompleksowe wsparcie dotyczące wszystkich najważniejszych obszarów prowadzonej działalności. Osoby samozatrudnione w UK mogą w ten sposób łatwo zwiększyć dochody i zadbać o poprawną realizację formalności.
